7 Cosas que Athento puede darle a tu gestor documental

Recordemos que Athento es una capa inteligente de funcionalidades de gestión documental que puede ser integrado con cualquier gestor documental o sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM).

1. Automatización de tus procesos
Tecnologías como procesamiento de la imagen, redes neuronales, procesamiento del lenguaje natural, OCR y otras permiten a Athento:

• Extraer los datos que le pidas de tus documentos Identificar tipos de documentos 
• Ser más preciso en la identificación de tipos de documentos (98%)
• Dirigir documentos a través de flujos de trabajo de acuerdo con su tipología 
• Identificar párrafos, imagenes, tablas y otras estructuras de datos presentes en documentos digitalizados 
• Te evite tener que descargar y subir al gestor documentos adjuntos en e-mails


2. Búsquedas más eficientes de documentos
Gracias a la tecnología semántica, Athento:
• Te permite navegar entre documentos relacionados
• Identifica términos claves en documentos y te permite navegar a través de todos los documentos que contienen esos mismos términos
• Te permite buscar entre el contenido de tus documentos


3. Interconexión con otros sistemas sin costosos desarrollos
Athento facilita puentes de comunicación entre sistemas mediante el uso de webservices, estándar CMIS, Reslets, etc de manera que:
• Puede establecerse como punto de acceso único a documentos contenidos en distintos repositorios
• Te permite centralizar en un único repositorio documentos manejados por tus aplicaciones de negocio (ERP, CRM, Gestión de facturas y otras aplicaciones verticales de negocio)
• Sigue las exigencias de las NTI para tratamiento de documento y expedientes electrónico, políticas de firma digital , copia auténtica y digitalización. (interoperabilidad técnica)


4. Crecimiento rápido y Escalabilidad
Un 80% de las funcionalidades de Athento son plug and play, para que sus usuarios puedan añadir o quitar características cada vez que lo deseen. Desde el Marketplace de Athento, accesible desde el propio gestor se pueden añadir nuevos plugings para un creciento rápido, escalable y que no implique desarrollos.


5. Movilidad y Colaboración
Con Athento podrás:
• Compartir documentos con usuarios externos
• Editar documentos usando GoogleDocs
• Acceder a tus documentos desde el móvil
• Configurar tus flujos de trabajo


6. Interfaz ligera e intuitiva
Athento posee también una interfaz web más ligera que te permitirá mayor velocidad de carga, acceso optimizado desde dispositivos móviles, y mayor facilidad de uso para usuarios no técnicos.


7. Soluciones orientadas a tu tipo de negocio
Athento ha sido customizado para cumplir con las necesidades particulares de algunos sectores como la Sanidad y la Administración Pública, lo que dió origen a sus soluciones verticales Athento e-Salud y Athento e-Administración. 

Athento es  capaz de integrarse con gestores como Nuxeo, Alfresco, Sharepoint, Documentum, o cualquiera que implemente el estándar CMIS.






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Infografías de Gestión Documental

Algunas infografías realmente interesantes y con datos demoledores sobre la importancia de la gestión documental.

La primera, ir "verde" y sin papel, presenta los siguientes datos:

• 71 Millones de toneladas de papel son usadas en USA cada año. Equivalente al peso de 9 millones de elefantes.
• 10.000 folios son usados cada año por el empleado de oficina medio. Esto equivale a 4 millones de toneladas.
• Motivos para ir al "papel cero": primero ahorro de tiempo, segundo ahorro de espacio y tercero, mejor seguridad.
• 10.000 dólares (unos 7.000 euros) es el ahorro estimado en una empresa de 8 empleados. Este ahorro sube al millón de dólares al año cuando se trata de una empresa de 370 empleados.
• Alternativas: Ficheros PDF, factura electrónica y tablets (iPads, Kindle etc.)

CMIS: lo que en realidad significa

Content Management Interoperability Systems. ¿Pero eso ya lo sabéis no? Vamos a empezar por lo básico:

 ¿Qué es?

Un estándar. Nació como una iniciativa privada impulsada por grandes del negocio del ECM (IBM, Microsoft y EMC). A la iniciativa se adhirieron otros grandes peces del mismo mercado y al final terminó siendo aceptado por todos como estándar en cuanto se puso en las manos de el comité de OASIS.

¿Un estándar para qué?

Para que los sistemas de gestión de contenidos se puedan comunicar. Este estándar lo que hace es definir unos métodos de comunicación (como Web Services, REST/Atom) que pueden ser usados por los sistemas ECM.

Whitepaper: 6 Pasos Para Liberar Mi Empresa Del Papel

Guía sobre los pasos mínimos a seguir a la hora de emprender un proyecto de digitalización de éxito que verdaderamente permita a tu empresa prescindir del papel.

¿Comunicarse? 

Sí. Vamos a ver casos concretos.

• Que un sistema de gestión de contenidos se comunique con otro: A veces se requiere que desde un repositorio se publique documentación en repositorio o en un CMS (Content Management System), o que simplemente se muevan contenidos de un repositorio central a otro más pequeño y viceversa. 
• Que un sistema de gestión de contenidos se comunique con otra aplicación: Aplicaciones de gestión de facturas, aplicaciones CRM, Herramientas de colaboración, BPM, aplicaciones verticales de negocio, etc. Todas estas aplicaciones producen y se nutren de contenidos que deberían estar almacenados en un UNICO sistema de gestión de contenidos y no en un repositorio perteneciente a cada aplicación distinta que tengamos en la empresa. Si no tenemos un único repositorio, significa que tendremos que lidiar con duplicidad de datos, información desactualizada, problemas de versiones, etc. 
• Un sistema global de gestión de contenidos que se compone de otros sistemas de gestión de contenidos: Esto suele pasar en empresas muy grandes, con sedes en distintos países en los que cada una se ha decidido pr su propio repositorio pero existe la necesidad de que los documentos de todos los repositorios se puedan acceder desde un único punto (de vital importancia para las sedes matrices) . 

¿Y cuál era el problema antes de CMIS?  

Que cada repositorio hablaba su propio lenguaje y cuando querían comunicarse resultaba una torre de Babel. Conectarse con aplicaciones de negocio significaba ir dentro del código del repositorio o de la aplicación y hacer desarrollos para lograr construir un puente de comunicación entre las aplicaciones. Es decir, dinero y tiempo para las compañías.

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Gestión documental en DGT: Implantando Athento

Los sistemas de  captura de documentos y gestión documental Athento y Nuxeo han sido elegidos por la Dirección General de Tráfico mediante concurso para implantar un sistema de gestión documental que soportará más de 150 millones de documentos y expedientes, y permitirá un ahorro de más de un millón de euros al año. El concurso, por un importe superior a 750.000 euros, recoge la implantación de estos productos durante dos años, 2012 y 2013.

El objetivo principal del proyecto busca la modernización, efectividad y mejora de los procesos de gestión documental, así como el cumplimiento de las normas técnicas de interoperabilidad al amparo de la ley 11/2007, el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y la normativa sobre eliminación y conservación de documentos de la DGT.

El nuevo sistema de gestión documental repercutirá en un ahorro de costes superior al millón de euros anual.

La DGT es una de las administraciones públicas más activas y actualizadas en la puesta en funcionamiento de nuevas tecnologías y servicios de administración electrónica o e-Administración, orientados tanto a las empresas como a los ciudadanos. Entre ellos, destacan los de la matriculación on-line de vehículos, el Tablón Edictal de Sanciones de Tráfico (TESTRA), la notificación electrónica a través de la Dirección Electrónica Vial o el pago electrónico de tasas y sanciones. Estos servicios producen un incremento notable del número de documentos y expedientes electrónicos, generados en todas las unidades y sistemas de gestión y que justificaban la necesidad de una tecnología capaz de gestionar toda la documentación y proporcionar servicios de valor añadido sobre ella.

En este sentido, la solución permitirá mayor comodidad y rapidez en los servicios ofrecidos por la DGT a los agentes externos con los que interactúa diariamente, además de un aumento de la eficiencia en la gestión del tiempo por parte de sus empleados, que realizan tareas de búsqueda, edición y colaboración sobre su base documental.

La arquitectura de la solución presenta, de abajo a arriba (ver ilustración superior a estas líneas), a la herramienta de gestión documental Nuxeo como repositorio de contenidos ofreciendo diversos servicios, unidos a la plataforma Athento que añade una capa de inteligencia, captura de documentos e interoperabilidad para el cumplimiento de las normas del ENI, un esquema de obligado cumplimiento para la administración pública en España. En el primer nivel (aplicaciones de negocio) aparecen aplicaciones terceras, como los portales en uso por la DGT para la realización de trámites por parte de los ciudadanos, así como herramientas internas que necesitan el almacenamiento estratégico de documentación de forma óptima.

El uso de Athento para la gestión de la interoperabilidad facilita las comunicaciones mediante la implementación de conectores, como, por ejemplo, el estándar CMIS (Content Management Interoperability Services) o como el propio conector para la gestión de firma electrónica.

Los solución elegida realiza tareas de etiquetado, clasificación o incluso reconocimiento del tipo de documento subido al gestor (contratos, facturas, tipos de expedientes etc.) cómo si de un humano se tratara. De esta forma, es capaz de iniciar flujos de trabajo en los múltiples trámites y procedimientos disponibles en el organismo de forma inteligente, con el consiguiente ahorro de tiempo.

Athento se implantará en el Centro de Procesamiento de Datos de la DGT, en Madrid, donde gestionará una base de documentos de un tamaño estimado en 150 millones, en un espacio de almacenamiento de más de 60 TeraBytes de información y con las más estrictas medidas de seguridad e integridad.

Athento es un producto desarrollado por la tecnológica malagueña Yerbabuena Software, especializada en gestión documental y con oficinas en Silicon Valley, Málaga, Sevilla y Madrid. Nuxeo es un producto ECM open source desarrollado por la empresa francesa del mismo nombre y de la que Yerbabuena es partner oficial.

Se puede ver más información sobre expedientes, archivos electrónicos y la gestión documental de la Dirección General de Tráfico en esta presentación:

Otros medios se han hecho eco de la noticia:

• CMS Spain: La Dirección General de Tráfico de España implementará Athento y Nuxeo como plataforma de gestión documental
• Silicon News: La DGT actualiza su plataforma de gestión documental
• La Opinión de Málaga: Athento y Nuxeo, elegidos por la DGT como plataforma de gestión documental
• Málaga Hoy: Tráfico gestionará sus documentos con un sistema creado en Málaga.
• Redes Telecom: La DGT elige gestión documental de Athento y Nuxeo.

La noticia se puede descargar de forma completa en PDF aquí:
La DGT elige Athento para su gestión documental (( Descargar )).

Quizás te pueda interesar...

• Caso de éxito de gestión documental en BBVA La unidad inmobiliaria de BBVA tenía un gran reto: Centralizar los más de 125.600 expedientes inmobiliarios en un único repositorio y recuperarlos con rapidez desde las aplicaciones de Tasación, Promociones y Gestión. El resultado fue una solución de gestión documental que permitió agilizar los trámites y asegurar un retorno de la inversión (ROI) inmediato.
• Caso de éxito en la Diputación de Málaga. Para la Diputación era clave ofrecer el manejo de la información de los ciudadanos de acuerdo a la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) y facilidades para la adaptación al Esquema Nacional de Interoperabilidad.
  El resultado fue un ahorro estimado de 1.827.000 euros a los municipios malagueños

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Edición on-line de documentos: Athento y Google Docs Integración

En los tiempos que corren, el trabajo en equipo se ha convertido en una realidad diaria e indispensable. Redactamos documentos y necesitamos que un compañero nos eche una mano incluyendo más información, o simplemente corrigiendo y editando el trabajo que nosotros empezamos.

Al igual que editar documentos en equipo es una realidad, también los engorrosos problemas de incompatibilidades entre formatos de documentos. Las presentaciones, por ejemplo, son uno de los casos más palpables: imposible que veamos lo mismo, tú trabajando con Keynote en tu MAC, yo con Open Office Presentaciones en mi Ubuntu y mi jefe con su Power Point en su PC. Nos pasamos la mitad del tiempo haciendo correcciones y ajustes provocados por el cambio de formato.

Eso es lo que viene a solucionar la integración de Athento y GoogleDocs: No importa nuestro sistema operativo o dispositivo, porque todos trabajamos con GoogleDocs. Eso y muchas otras cosas, por supuesto:

• No tienes que descargarte los documentos. 
• GoogleDocs guarda de manera automática, no corres el riesgo de perder tu trabajo.
• El documento es accesible para el equipo 24 horas y desde cualquier lugar. 

Pero lo mejor: No perdemos el rastro de la actividad del documento ni por un sólo momento. Todas las ediciones y sus respectivos autores se almacenan en el historial del documento. 

Os dejamos con un vídeo. 

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