Gestión documental en DGT: Implantando Athento

Los sistemas de  captura de documentos y gestión documental Athento y Nuxeo han sido elegidos por la Dirección General de Tráfico mediante concurso para implantar un sistema de gestión documental que soportará más de 150 millones de documentos y expedientes, y permitirá un ahorro de más de un millón de euros al año. El concurso, por un importe superior a 750.000 euros, recoge la implantación de estos productos durante dos años, 2012 y 2013.

El objetivo principal del proyecto busca la modernización, efectividad y mejora de los procesos de gestión documental, así como el cumplimiento de las normas técnicas de interoperabilidad al amparo de la ley 11/2007, el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y la normativa sobre eliminación y conservación de documentos de la DGT.

El nuevo sistema de gestión documental repercutirá en un ahorro de costes superior al millón de euros anual.

La DGT es una de las administraciones públicas más activas y actualizadas en la puesta en funcionamiento de nuevas tecnologías y servicios de administración electrónica o e-Administración, orientados tanto a las empresas como a los ciudadanos. Entre ellos, destacan los de la matriculación on-line de vehículos, el Tablón Edictal de Sanciones de Tráfico (TESTRA), la notificación electrónica a través de la Dirección Electrónica Vial o el pago electrónico de tasas y sanciones. Estos servicios producen un incremento notable del número de documentos y expedientes electrónicos, generados en todas las unidades y sistemas de gestión y que justificaban la necesidad de una tecnología capaz de gestionar toda la documentación y proporcionar servicios de valor añadido sobre ella.

En este sentido, la solución permitirá mayor comodidad y rapidez en los servicios ofrecidos por la DGT a los agentes externos con los que interactúa diariamente, además de un aumento de la eficiencia en la gestión del tiempo por parte de sus empleados, que realizan tareas de búsqueda, edición y colaboración sobre su base documental.

La arquitectura de la solución presenta, de abajo a arriba (ver ilustración superior a estas líneas), a la herramienta de gestión documental Nuxeo como repositorio de contenidos ofreciendo diversos servicios, unidos a la plataforma Athento que añade una capa de inteligencia, captura de documentos e interoperabilidad para el cumplimiento de las normas del ENI, un esquema de obligado cumplimiento para la administración pública en España. En el primer nivel (aplicaciones de negocio) aparecen aplicaciones terceras, como los portales en uso por la DGT para la realización de trámites por parte de los ciudadanos, así como herramientas internas que necesitan el almacenamiento estratégico de documentación de forma óptima.

El uso de Athento para la gestión de la interoperabilidad facilita las comunicaciones mediante la implementación de conectores, como, por ejemplo, el estándar CMIS (Content Management Interoperability Services) o como el propio conector para la gestión de firma electrónica.

Los solución elegida realiza tareas de etiquetado, clasificación o incluso reconocimiento del tipo de documento subido al gestor (contratos, facturas, tipos de expedientes etc.) cómo si de un humano se tratara. De esta forma, es capaz de iniciar flujos de trabajo en los múltiples trámites y procedimientos disponibles en el organismo de forma inteligente, con el consiguiente ahorro de tiempo.

Athento se implantará en el Centro de Procesamiento de Datos de la DGT, en Madrid, donde gestionará una base de documentos de un tamaño estimado en 150 millones, en un espacio de almacenamiento de más de 60 TeraBytes de información y con las más estrictas medidas de seguridad e integridad.

Athento es un producto desarrollado por la tecnológica malagueña Yerbabuena Software, especializada en gestión documental y con oficinas en Silicon Valley, Málaga, Sevilla y Madrid. Nuxeo es un producto ECM open source desarrollado por la empresa francesa del mismo nombre y de la que Yerbabuena es partner oficial.

Se puede ver más información sobre expedientes, archivos electrónicos y la gestión documental de la Dirección General de Tráfico en esta presentación:

Otros medios se han hecho eco de la noticia:

• CMS Spain: La Dirección General de Tráfico de España implementará Athento y Nuxeo como plataforma de gestión documental
• Silicon News: La DGT actualiza su plataforma de gestión documental
• La Opinión de Málaga: Athento y Nuxeo, elegidos por la DGT como plataforma de gestión documental
• Málaga Hoy: Tráfico gestionará sus documentos con un sistema creado en Málaga.
• Redes Telecom: La DGT elige gestión documental de Athento y Nuxeo.

La noticia se puede descargar de forma completa en PDF aquí:
La DGT elige Athento para su gestión documental (( Descargar )).

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