Vamos a comentarlos:
Beneficios de la digitalización
La digitalización ofrece los siguientes potenciales beneficios a las organizaciones:− La capacidad de que más de una persona acceda a las imágenes a la vez:
Este beneficio tiene en cuenta la concurrencia en los accesos hacia un recurso. Si bien se puede compartir un mismo recurso o documento en papel, esto se hace bastante complicado. El acceso concurrente, vía web u aplicación nativa, en escritorio (PC) o mediante tablet, mejora la capacidad de acceso y de ver los documentos "donde quiera y cuando quiera".
− El acceso en red desde cualquier lugar en cualquier momento:
Realmente este beneficio tiene mucha relación con el anterior, pero el punto anterior se refería específicamente a la concurrencia en número de usuarios (imaginemos a 20 usuarios compartiendo un nuevo procedimiento a implantarse en una empresa u organización). Aparte de acceder al mismo tiempo, los usuarios pueden hacerlo desde distintas ubicaciones, distintos dispositivos, y a cualquier hora. La documentación física suele tener un horario de acceso, pero el mundo de la empresa (y la administración pública va a la par) no entiende de horarios ni regiones, haciéndose negocios y operaciones a lo largo de la semana, máxime cuando las PYMES empiezan a internacionalizar y tener presencia en varios mercados a la vez (que no tienen porque encontrarse en la misma zona horaria).
− Una mayor integración con las aplicaciones de negocio:
La integración es una de los pilares fundamentales de la gestión de documentos, ya que son muchas las aplicaciones de negocios que producen documentos, y muchas también las aplicaciones que los explotan.
− La capacidad de transmitir las imágenes dentro de un flujo de trabajo estructurado, para facilitarlo:
Los procesos de impresión de imágenes con un mínimo de calidad son realmente costosos, en tiempo y en material físico (tinta, papel). Poder colaborar sobre imágenes, ya sean planos, digitalización de documentos (DNIs etc.), poder anotar estos documentos y realizar comentarios sin que estos modifiquen en sí la imagen permiten aportar información sobre la imagen, acerca de su idoneidad etc. pero sin modificarla ni anexar documentos en papel que se deberían ir generando en las distintas etapas de un procedimiento. En síntesis, todo lo que significa trabajo en equipo sobre documentos y contenidos.
− La eliminación de sistemas híbridos (en papel y digitales) que pueden confundir a los usuarios que quieran acceder a todo el historial de un asunto:
Cuando cambiamos entornos a la hora de hablar de un mismo compendio de información, ineludiblemente vamos a perder algo de información por el camino. Habrá algunos documentos actualizados en digital que estén obsoletos en papel, y será complicado en muchos casos saber cuál es la versión más reciente del documento o conjunto de documentos en cuestión. Además, como se indica desde al norma, el seguimiento (historial) a la evolución del documento será realmente complicado de hacer, ya que el documento puede estar en digital en unas versiones, y en papel en una ubicación concreta para otras versiones.
− La capacidad de reutilizar los recursos existentes limitados por su formato, como mapas muy grandes o material guardado en microfilms o cintas magnéticas:
Por supuesto los recursos físicos son limitados, tanto para el tamaño de impresión como para el coste del almacenando. Guardar grandes volúmenes de mapas, documentos en papel etc. tiene un coste asociado enorme en sí mismo, no sólo por la lentitud de búsqueda o la dificultad para el acceso, sino simplemente porque el metro cuadrado de suelo es caro, y ocuparlo con datos en forma de papel no parece la mejor de las inversiones a realizar.
De ahí las ventajas de utilizar otras modalidades como la "nube".
Es importante tener claras las diferencias entre tener el gestor documental en modos SaaS o en nuestros servidores, ya que ambas opciones tienen puntos a favor y en contra, y la decisión depende siempre de la problemática concreta de tu organización..
− La aplicación de métodos de clasificación e indexación coherentes para la recuperación de documentos, sobre todo para expedientes híbridos:
Los métodos de recuperación de documentos físicos, utilizando tecnologías como RFID, suponen proyectos realmente caros y largos en el tiempo de implementación. La clasificación de los documentos físicos siempre se viene haciendo en digital, ya que la edición de un cuadro de clasificación físico es algo practicamente intratable (imaginemos una biblioteca con un invetario flexible realizado en formato papel... realmente imposible..)
− La integración con los procedimientos de la organización para recuperación ante desastres y copias de seguridad:
Las copias de seguridad de los documentos en papel, en un porcentaje de casos realmente elevado, no se realizan. El motivo es que se tiende a asegurar el entorno, pero mantenero una duplicación física en al menos 2 ubicaciones de documentos en papel, supondría una inversión realmente alta. Sin embargo, una vez digitalizados los documentos, esto es inmediato. Hay muchas formas de hacer copias de seguridad automatizadas en el tiempo (backups incrementales) de forma totalmente transparente para todos los usuarios de una organización. Al margen de soluciones específicas, tenemos soluciones genéricas y a costes asumibles como los proveedores de servidores en entornos cloud.
− La obtención de una copia protegida y segura:
Una copia de seguridad de un documento en papel requiere o bien de por sí la digitalización del documento o utilizar un proceso de captura para realizar una reproducción física (con el gasto de papel, electricidad y tinta asociados a la impresión). La copia de seguridad, en un entorno encriptado, se realiza en la mayoría de los casos en cuestión de menos de un segundo.
− La potencial reducción del espacio de almacenamiento físico:
Este punto lo hemos descrito ampliamente, pero hay que insistir, ya que hemos visto en pleno Madrid (Paseo de la Castellana) empresas que dedican toda una planta de sus instalaciones a almacenar documentos. Realmente se trata de inmuebles cuyo alquiler asciende a unas decenas de miles de euros, y otra vez, no hablamos de la lentitud de búsquedas o seguridad, sino exclusivamente del coste asociado a la superficie, osea metros cuadrados / euros / mes
− La posibilidad de aumentar la productividad de la organización:
Sistemas de captura de Documentos que den soporte a la digitalización de documentos reportan drásticas reducciones de trabajo manual, o lo que es lo mismo, liberación del equipo humano de tareas como la identificación de documentos, su archivado de acuerdo a su tipología y la extracción de datos incluidos en los documentos. Entre un 60 y 90% de los costes derivados de este tipo de tareas son totalmente evitables usando el soporte de un sistema de captura avanzado.
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