Hoy queremos enseñaros cómo configurar y usar la integración.
Paso 1: Configurar la cuenta maestra
Para que puedas usar esta funcionalidad, Athento necesitará una Cuenta Maestra de GoogleDocs. Una Cuenta Maestra es una cuenta de Gmail u asociada que serivirá al sistema para la administración y control del sistema. Tendrá que ser un usuario con perfil Administrador quien edite esta configuración.
Para configurar esta cuenta, dirígete al Centro del Administrador y has clic en la pestaña GoogleDocs. Introduce la cuenta que usarás como Cuenta Maestra y su respectiva contraseña.
Esta cuenta viene configurada por defecto para los productos Athento Cloud Team, de manera que si eres usuario de este servicio, te ahorrarás este paso.
Paso 2: Indicar la cuenta de Gmail de los usuarios
Para que haya un control total sobre las acciones que se realizan sobre un documento desde GoogleDocs, es preciso que cada usuario indique la cuenta de Gmail o asociada desde la que accederá a Google Docs.
Ve al Centro del Administrador, pestaña Usuarios y grupos. Encuentra tu usuario (puedes usar el buscador), ingresa en él y pincha sobre la pestaña editar. En el campo Cuenta Google Docs indica tu correo de gmail o asociado.
Todos los usuarios que quieran hacer uso de esta funcionalidad deberán indicar sus cuentas de Gmail o asociadas.
Paso 3: ¡Edita documentos!
Para editar documentos con este pluging tienes dos opciones: Crearlos desde 0 o editar documentos existentes:
Crear un nuevo documento
Dirígete al espacio de trabajo y folder en el que quieras crear tu documento y has clic en "Nuevo documento".Elige la opción archivo y no adjuntes ningún documento.
A continuación, a la derecha de la pantalla encontrarás el menú de Google Docs. Elige la opción según el documento con el que quieras trabajar, por ejemplo una presentación en GoogleDocs. Una vez hagas clic en la opción de tu preferencia serás redirigido a GoogleDocs para trabajar en el documento.
Es importante que le indiques a tu navegador que Athento tiene permiso para abrir ventanas emergentes, puesto que la edición en GoogleDocs se desplegará en una nueva ventana.
Terminada la edición, vuelve a Athento y has clic en "Actualizar con Google Docs" para que los cambios del documento se guarden en el gestor. Si por alguna razón no deseas guardar los cambios y cerrar el documento en Google Docs, pincha en "Cancelar Edición en Google Docs". Si pierdes la nueva ventana, la cierras por accidente o algo parecido, puedes hacer clic en "Ver Documento en Google Docs".
Editar un documento existente
Dirigete a tu documento. A la derecha de la pantalla, en el menú Acciones Google Docs, encontrarás un link que te permitirá editar el documento en Google Docs.
Recuerda actualizar en Athento una vez que hayas terminado la edición en Google Docs.
¿Y si quiero ver quién y cuándo se ha modificado mi documento?
Dentro de tu documento en Athento, dirígete a la pestaña "Historial", y allí encontrarás todos los detalles de la actividad sobre ese documento.
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¿Y si quiero invitar a un usuario externo a trabajar sobre un documento?Dentro del documento en Google Docs dirígete al menú "File". Pincha en la opción "Share". A continuación, se abrirá un cuadro de dialogo en el que podrás indicar las cuentas de Gmail de los usuarios a los que quieres invitar a trabajar sobre tu documento. Estos usuarios recibirán un correo con la invitación. Desde ahí también podrás indicar permisos de edición para esos usuarios.
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