Consejos para implantar un Sistema de Gestión Documental

Estos consejos y how-tos te ayudarán a manejar mejor los excesos de documentos electrónicos que son críticos para todo tipo de empresas.

Los documentos han estado presentes en la empresa desde siempre, como resultado, la mayoría han desarrollado sistemas para organizar y guardar el papel. Los documentos electrónicos, sin embargo, no han existido tanto tiempo y presentan desafíos únicos en el aprendizaje de cómo crearlos y gestionarlos de manera efectiva. En el caso de que tu despacho u oficina se esté moviendo hacia ser una "oficina sin papel" o no, los trucos y consejos que se proporcionan aquí puede ser muy útiles.

¿Por dónde empezar? 

Uno de los primeros pasos -y en nuestra opinión, absolutamente esencial- en el desarrollo de un sistema de gestión documental electrónico (SGD) es garantizar la aceptación o "buy-in" de todos los miembros del equipo.

Para empezar, realiza una sesión de lluvia de ideas (brainstorming) con todas las personas de tu compañía que crean, utilizan o almacenan documentos electrónicos. En la sesión, identifica cómo la empresa utiliza y gestiona sus documentos electrónicos actualmente. Si se trata de una empresa pequeña, los asistentes probablemente serán todos los trabajadores de la empresa. Para una empresa de tamaño mayor, considera comenzar con un grupo concreto de usuarios para realizar una sesión inicial.

Durante la sesión (o sesiones) de lluvia de ideas, es necesario conseguir que el grupo identifique problemas con los documentos electrónicos. Considera las siguientes preguntas:

• Nombre de los documentos. ¿Existe un proceso consistente utilizado por todos los miembros del personal para la denominación de los documentos electrónicos? ¿Está funcionando? ¿Es posible determinar qué contiene un documento sólo ver el nombre.

• Almacenamiento de los documentos. ¿Existe un sistema para el almacenamiento de documentos electrónicos? ¿Es fácil para los miembros del personal determinar donde debe ser almacenado un documento?

• Recuperación de documentos. ¿Es fácil es encontrar un documento guardado? ¿Existen problemas comunes?
   
• El almacenamiento de documentos en papel físico. ¿Qué documentos físicos deben seguir siendo almacenados? ¿El sistema de trabajo actual lo consigue o necesita modificación?

• Accesibilidad. ¿El acceso remoto a los archivos electrónicos de la empresa será beneficioso para cualquier miembro del equipo? Si es así, ¿cómo podría lograrse esto?
  
• Los e-mails. ¿Cómo se archivan y almacenan los e-mails actualmente? ¿Existe un sistema para guardar los mensajes importantes y sus archivos adjuntos?
  

¿Y ahora qué? 

Con la sesión de lluvia de ideas inicial, habrás podido determinar cuál es el sistema de gestión documental que tiene la empresa actualmente, qué problemas hay y a dónde queremos ir (objetivos). Ahora puedes comenzar a diseñar un mejor sistema de gestión documental adaptado a las necesidades de la empresa.

Reúne a los miembros relevantes del equipo una vez más para una lluvia de ideas acerca de qué estructura básica funcionará mejor para la oficina. Comienza este proceso estableciendo algunos parámetros sobre para qué tipo de documentos vais a necesitar el gestor documental.

En este punto, la creación del sistema de gestión documental puede parecer una tarea monumental. Para que sea más sencillo el proceso, puedes dividir los tipos de documentos en subgrupos más pequeños, más manejables. Por ejemplo, las facturas a pagar, las puedes dividir según el tipo de proveedores. Estudia que políticas y prácticas serían aconsejables en cada subgrupo.

Otro grupo podría ser por ejemplo, documentos asociados con la contabilidad, o documentos de marketing o publicidad. Cuantos más grupos trabajes, te darás cuenta de que cada vez es más fácil identificar cómo proceder con cada uno de ellos.

Aquí hay algunos consejos específicos y trucos que te ayudarán a diseñar tu sistema de gestión documental:

• Dentro de cada grupo documental, trabaja desde abajo y hacia arriba, es decir, comienza determinando las carpetas individuales para el grupo documental. Consulta los archivos de papel físico y los actuales archivos electrónicos y determina qué documentos se usan generalmente para ese grupo en particular.
• ¿Existen agrupaciones lógicas de los documentos?
• ¿Tienes documentos que van a ser utilizados o a los que se hace referencia frecuentemente durante el desarrollo o la edición de otros documentos? En caso afirmativo, ¿deberían estar en la misma carpeta para facilitar la edición?
• ¿Existen temas (categorías a nivel de metadatos) comunes entre los documentos que sugieren una estructura organizacional?
• La estructura electrónica de carpetas y subcarpetas para asuntos de los clientes puede ser muy similar a la forma en que se organizan los documentos en un archivo físico. Sin embargo, las subcarpetas para diferentes áreas serán diferentes.
• Un consejo práctico: Al escribir el nombre de subcarpetas, presta atención a la forma en que se ordenan. Por ejemplo, todas las carpetas de correspondencia pueden ser nombradas empezando por "Corr" de modo que queden agrupadas juntas cuando se muestra en el índice del documento, por ejemplo, Corr - Cli - los demás, etc
• Una vez que la estructura de carpetas está determinada, crear una "plantilla de carpeta", un conjunto de carpetas y subcarpetas estándar para cada tipo de materia a cargo de tu empresa. Utiliza estas plantillas de carpetas para ahorrar tiempo y garantizar una nomenclatura coherente. Simplemente copia la carpeta completa con las subcarpetas incluidas y pégala donde se ubicará en la estructura general, inmediatamente después de re-nombrar si es necesario. Nombra las plantillas de carpeta comenzando con un carácter único, como "$" para que se agrupen en la parte superior del índice. (Esto viene mucho mejor resuelto por defecto en muchos gestores documentales, como Nuxeo o Alfresco).
• Decide sobre una estructura organizacional para las carpetas de los clientes. Por ejemplo, todos los asuntos de los clientes pueden ser  nombrados y ordenados por el apellido del cliente. Los apellidos se subdividen en sub-grupos por orden alfabético. Por ejemplo, los clientes con apellidos que comienzan con la letra B se dividen en dos subgrupos: Ba-Bj y Bk Bz-. Esto reduce el desplazamiento (scroll) cuando se trata de encontrar un asunto de un determinado cliente y puede ayudar con la creación de divisiones lógicas en el futuro y crece a medida que aumentan de tamaño las copias de seguridad. Algunas cosas a tener en cuenta son: (1) el tamaño de la empresa, (2) cómo operan las áreas de práctica y qué agrupaciones lógicas existen entre ellos, y (3) cuántas personas trabajan en cada archivo
• Una vez que se establece la estructura de carpetas, el paso siguiente es definir el sistema de nomenclatura de los documentos. Es importante que el nombre de los documentos sea coherente y uniforme, pero sobre todo, que esta nomenclatura sea utilizada por todos los miembros del equipo. Por ejemplo, podemos citar los documentos electrónicos a partir de una fecha (la fecha en que se escaneó el documento), una breve descripción del contenido del documento, y las iniciales de los miembros del equipo que creó o escaneó el documento.

Además, una vez que el sistema de gestión documental se implementa, será necesario controlar que el cumplimiento se está produciendo. Vale la pena repetir: Ningún gestor documental será efectivo a menos que exista la plena aceptación y participación de todos los miembros del personal. Para ayudar a garantizar el cumplimiento, hay que considerar: 

• Reuniones continuas para discutir cómo van las cosas y para hacer frente a los problemas
• Inspecciones in situ para determinar si los documentos se escanean y almacenan apropiadamente
• En una pequeña oficina, asignar todo el escaneado y el nombramiento de los documentos a una misma persona
• Tener una "caja del día" donde los documentos físicos se almacenan durante un tiempo antes de ser finalmente destruidos.
    

Herramientas para su gestor documental 

Si vas a convertir documentos en papel a formato electrónico, invierte en un escáner fiable con un alimentador de documentos. Si sólo se trata de los documentos creados o recibidos en forma electrónica, tales como e-mails, un escáner puede ser menos importate. Aunque hay muchos escáneres en el mercado hoy en día, uno a considerar es el ScanSnap de Fujitsu, que actualmente está incluido con el software Adobe Acrobat Standard. Es una pieza esencial de software para el manejo de documentos electrónicos. Ten en cuenta que Adobe Acrobat tiene una funcionalidad mucho más potente que el programa gratuito Adobe Reader. 

Si está planeando eliminar el uso del papel en un futuro próximo, considera proveer a cada miembro del equipo con un escáner personal y coloca en una ubicación céntrica un escáner de alta velocidad para los trabajos de escaneado más grandes. Por lo menos, coloca un escáner donde lleguen la mayoría de los documentos, tal como en la zona de recepción.

Otras herramientas a tener en consideración para extender la funcionalidad del gestor documental:

• Capacidad colaborativa. Capacidad del sistema de gestión documental de facilitar el trabajo colaborativo en la gestión de los documentos.
• Captura de documentos. Incluyendo aspectos como el OCR.
• Acceso a la gestión documental móvil. Desde dispositivos iPhone y Android, con un cliente nativo que permite crear, buscar y editar documentos de forma rápida y muy sencilla.
• Firma digital, para evitar la impresión de documentos y su posterior firma en papel, además del transporte cuando se trata de un documento a firmar por varias personas (como por ejemplo un contrato) que normalmente viven alejadas entre sí. Para profundizar en esta parte, véase un artículo que escribimos sobre el coste de la firma manuscrita.

Conclusión

Puesto que los documentos electrónicos son ahora un hecho de la vida en todas las empresas, el desarrollo de un sistema de gestión documental integral adaptadas a las necesidades del negocio bien vale la pena el tiempo y esfuerzo.

Cada vez es más sencillo descubrir por qué es necesario un gestor documental, y el mercado de este tipo de productos sigue creciendo con fuerza.

Existen estudios que analizan el ROI de la gestión documental en la empresa y además, hay grandes experiencias y casos de éxito en entidades como BBVA o un proyecto innovador de interoperabilidad y gestión documental aplicado a la DGT.

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