La versión de un documento o contenido digital
podemos definirla como una variación de un activo digital o sus
metadatos. En otras palabras, significa una actualización, edición
o cambio con respecto a una versión anterior y sus metadatos.
Las ediciones, actualizaciones o
cambios son corrientes en nuestra labor diaria, así como el tener
que deshacer dichos cambios o, simplemente, escoger una variación
entre múltiples documentos que tienen el mismo propósito (y que se originaron a partir de una única versión). Cuando no
se tiene control de versiones, los cambios son permanentes. Editar un
documento significa sobreescribir un fichero. Una vez sobreescrito,
por supuesto, no hay camino de vuelta para recuperar la versión
anterior a los cambios realizados.
Hay una segunda opción para evitar
este problema: guardar un nuevo archivo por cada variación que
hagamos sobre el original. El problema con esta estrategia es que
tendremos serias dificultades para identificar la diferencia entre
las distintas versiones. Tendremos que mirar siempre la fecha y hora
de la última modificación del fichero para saber cuál es el
último. Un trabajo bastante lento.
El control de versiones nos supone
tener siempre acceso a la última versión y disponibilidad de las
versiones anteriores. Podremos recuperar de forma casi inmediata una
versión de un documento que no sea la actual. El historial de
versiones nos dará también una pista clara sobre lo que se ha hecho
sobre un documento y será nuestro mapa guía para trabajar con
las distintas versiones. Por otro lado, sin control de versiones los
flujos de trabajo se convierten en una herramienta realmente pobre y
el trabajo en equipo sobre documentos se vuelve más confuso y
difícil de coordinar. En el caso de los workflows, habría que
eliminar toda posibilidad de fallo humano (lo cual es improbable)
puesto que el flujo sólo se podría realizar en un sentido, sin
forma de volver atrás cuando ocurran problemas en alguna de
las etapas. Con respecto al trabajo en equipo, nos veríamos
obligados siempre a explicar a nuestros compañeros de trabajo cuál
es la última versión de un documento y sobre cual deben trabajar.
En fin, una funcionalidad tan simple
como el versionado, puede significar la diferencia entre trabajar y
trabajar el doble con el mismo resultado.
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