De quién es el trabajo de los metadatos?

Todos tenemos claro porque los metadatos (datos que describen nuestros documentos o contenidos) son importantes:

• Nos ayudan a encontrar documentos: Los gestores documentales utilizan estos datos para conseguir búsquedas más rápidas y directas.
• Nos permiten hacernos una idea del contenido del fichero sin tener que abrirlo: Metadatos como la descripción, funcionan como una síntesis del documento o contenido.
• Nos dan información sobre la autoría del documento: Es decir, de quién es propiedad el documento o quién es sus creador.
• Nos permiten conocer la historia de un documento: Cuando fue creado, cuando expira, etc.

Pero esto es sólo en cuanto se refiere a metadatos genéricos, lo cierto es que  los metadatos pueden ser utilizados para almacenar casi cualquier dato que las empresas necesiten tener de forma más accesible, ya sea el número de factura, un número de expediente, DNI, etc.

El problema es que dado que estos datos son necesarios para facilitar el trabajo de las personas y mantener el control sobre los contenidos empresariales, alguien tiene que hacer el trabajo sucio de insertar estos datos en el sistema de gestión documental o de  contenidos digitales. ¿Pero quién?

Opción A: Tú o cualquiera de tus colegas de trabajo 

Entrada manual de metadatos. Aunque algunos metadatos como fecha de creación o  autor suelen ser completados por el propio gestor, muchos otros datos más específicos de negocio tienen que ser cumplimentados por personas. Esto tiene un coste, no sólo porque es un trabajo repetitivo que implica un desgaste para el trabajador,  sino también por el tiempo de trabajo  que toma a una persona hacer una lectura rápida de documentos y después, ingresar los datos en el sistema.
Por otro lado, muchos de estos datos contenidos en los documentos son utilizados como entradas en otras aplicaciones de negocio, por lo cual, extraer dicha información se hace imprescindible y los errores humanos pasan a ser intolerables.




Opción B: Un sistema de captura integrado con tu gestor documental


Por supuesto, hoy en día, casi todo lo que hacemos los humanos puede ser hecho por una máquina. Extraer datos del contenido de un fichero digital e ingresarlos en un gestor documental como metadatos no es la excepción. El software de captura puede evitar que humanos tengan que realizar este tipo de tareas. Para ello, las tecnologías disponibles son bastantes, desde los sistemas menos avanzados que utilizan simples códigos de barras, hasta las más potentes tecnologías de procesamiento de la imagen, pasando por la búsqueda de patrones en los textos de los documentos. Lo importante es que estas tecnologías pueden ahorrar tiempo a los humanos. Un 60% de los costes de gestión documental se concentran en la fase de captura, por ello, no debe tomarse a la ligera el exceso de trabajo manual.


Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar la gestión de contenido empresarial (ECM) de tu organización.