¿Es O No Gestión Documental?

El mercado de la gestión de documentos o de contenidos empresariales comienza a saturarse. De hecho, es un mercado bastante maduro, casi envejecido. Hoy en día, hay muchísimos proveedores dicen ofrecer software ECM o gestión documental, pero, ¿Cubren estas soluciones realmente las necesidades que dan origen a la gestión de contenidos?

Antes de juzgar si es o no gestión documental en su nivel más básico, habrá que responder ciertas preguntas con respecto a la aplicación software que nos ofrecen:

1. ¿Voy a tener un historial de cada activo digital en el que se me indique todo lo que se ha hecho sobre ellos? : Trazabilidad, en jerga especializada.
2. ¿Cuantos niveles de seguridad me ofrecen?: Gestión de usuarios, Habrá que ver si ofrecen seguridad a nivel de activo digital o a nivel de todo el repositorio, ya que una pantalla de login la ofrece cualquiera. También, saber si es posible integrar la seguridad de la aplicación con otras herramientas en uso en la empresa como Single Sign On o directorios activos como LDAP.
3. ¿Voy a tener la opción de capturar contenidos y qué dispositivos podré usar para ello? : O sólo me va a permitir crear documentos desde la aplicación o hacer un upload de toda la vida. No, hay que preguntarse si dado el momento voy a tener la posibilidad de usar un conector para escáner, o si puedo capturar documentos desde el e-mail o recibir documentos desde otras aplicaciones de negocio. Las empresas crecen y sus necesidades de gestión de contenidos digitales también.
4. ¿Sería posible automatizar ciertos procesos?: Saber si el software ofrece aunque sea una herramienta básica de workflows puede significar el punto de inflexión en la rentabilidad del proyecto.
5. ¿Qué posibilidad de búsquedas me ofrece?: Habrá que preguntarse por ejemplo si el software soporta metadatos y me permite buscar documentos según dichos metadatos, si indexa el contenido de los documentos que subamos y podremos encontrar documentos de acuerdo a palabras incluidas en él (OCR).
6. ¿Soporta versionado de documentos?: Saber si cada vez que haga cambios en un documento o contenido voy a tener que sobreescribirlo o puedo tener varias versiones va a significar la diferencia entre trabajar una vez o trabajar el doble.

Por supuesto hay muchos otros juguetitos que van a propulsar la productividad (acceso a través de dispositivos móviles, social media, trabajo colaborativo, etc.) pero si la respuesta de un proveedor a estas 6 preguntas básicas resulta pobre, ya lo sabes, no te están vendiendo gestión documental o software ECM.

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