Captura de documentos: 5 procesos de negocio claves a mejorar

La digitalización y captura de documentos con su correspondiente automatización de tareas (clasificación de documentos, extracción de datos y enrutamiento de documentos) se está convirtiendo en la clave para mejorar procesos de negocio. En particular, existen 5 procesos organizacionales cuya mejora puede reportar enormes beneficios cuantificables y no cuantificables:

1. Gestión de Facturas: Según la IAPP (International Accounts Payable Professionals), la gestión manual de una factura cuesta alrededor de los $8 dólares a las empresas. No sólo porque este proceso es muy susceptible a la pérdida de información contable importante sino también porque es un proceso lento que requiere empleados administrativos dedicados a ello.
2. Gestión de Ordenes de Compra y de Ventas: Se ha demostrado que la gestión automática de estos procesos representa mejoras en la gestión de la liquidez de la empresa, permite detectar errores de manera más temprana en el proceso y reducir el tiempo del ciclo de gestión de este tipo de documentos.
3. Gestión de Contratos: Uno de los beneficios más importantes es evitar la pérdida de este tipo de documentos, dado sus implicaciones legales. Otro aspecto que hace atractiva la automatización de gestión de contratos es que según estudios en diversas empresas privadas y públicas, el volumen de contratos en las empresas es igual o ligeramente superior al volumen de facturas.
4. Gestión de Correspondencia de clientes y atención al cliente: Cartas, solicitudes, emails y otros mecanismos de comunicación del cliente con las empresas resulta crítico para la retención, gestión de reclamaciones y quejas u otros aspectos claves de las relaciones con clientes. La gestión de la correspondencia representa además beneficios producto de ahorros en costes y reducción del riesgo.
5. Gestión de documentos de Recursos Humanos: Los departamentos de personal son ricos en todo tipo de documentos. La gestión de estos documentos puede representar mejoras en los procesos de reclutamiento y contratación, gestión de salarios y vacaciones.

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