Digital Certificate Access: Aumenta la seguridad de tus documentos

Debido a las crecientes necesidades de seguridad y también al auge de las políticas de transparencia y e-gobierno, el uso de certificados digitales está cada vez más extendido.

Esta es la razón por la que hemos desarrollado un nuevo plugin disponible para Nuxeo y Athento: Digital Certificate Login. Este plugin lleva a cabo las operaciones necesarias para validar un certificado usado para acceder al gestor documental. Es decir, comprueba la identidad del usuario mediante un certificado digital y le permite o no el acceso a la plataforma.

El plugin desarrollado incorpora un cliente para @firma, la principal plataforma de firma digital utilizada por la administración española. Acceder mediante certificado digital al gestor aumenta 3 niveles de seguridad en el acceso que nos dan los típicos formularios de login:

1. Firma digital: Al seleccionar el acceso con certificado digital, se produce un proceso de firma digital. Esta firma es comprobada por el plugin. Si la firma no es válida el acceso es denegado. 
2. Comprobación del certificado: El certificado en sí es contrastado, si el certificado no es un certificado válido se deniega el acceso. 
3. Comprobación de la existencia del usuario: En este último nivel de comprobaciones, un número de DNI es extraído del certificado digital y contrastado contra un directorio de DNIs en el gestor. Si el DNI del certificado concuerda con uno en el directorio, el usuario podrá acceder al sistema.

Por supuesto, estos pasos se llevan a cabo en tan sólo unos pocos segundos para el usuario. El plugin Digital Certificate Login está siendo usado por la DGT para protejer sus documentos y se encuentra disponible ya en el Athento Marketplace.

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Athento Marketplace: El primer Marketplace para plataformas ECM

Por primera vez, existe un lugar donde comprar y descargar funcionalidad avanzada de ECM o gestión documental, sin importar que plataforma utilizamos.

El Athento Marketplace nace con la idea de facilitar al usuario incorporar nueva funcionalidad a sus gestores de contenido. Queremos que el Athento Marketplace se convierta en el Google Play de los usuarios de gestión documental: ¡Lo quieres, lo tienes!

Empezamos con aplicaciones disponibles para Athento y Nuxeo (versión 5.4.2 y posteriores), pero próximamente, también se podrá comprar add-ons para Alfresco.

En cuanto a los usuarios de Nuxeo (5.3.2 y 5.4.2) y Athento, quisimos ponerles todo más fácil. Descargando el plugin del Marketplace -que es totalmente gratuito- podrán comprar desde dentro del gestor nueva funcionalidad e instalarla de manera automática.

A diferencia de otros markets, no hace falta pagar suscripción, ni siquiera registrarse; simplemente, cada vez que quieras comprar una nueva aplicación, rellenas el formulario de compra y ya está.

Las actualizaciones de plugins disponibles en el Athento Marketplace son gratuitas y, además, en el caso de aquellos usuarios que instalen el market en su gestor, se realizarán de manera automática.

Empieza a disfrutar desde hoy de nuestro nuevo Marketplace y apresúrate, porque por tiempo limitado tendremos ofertas de hasta el 90% en los precios de los plugins.

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Captura inteligente de documentos: Primer paso para la gestión del BIG DATA (Parte 2)

Segunda Parte
En el primer post tratamos de contextualizar la problemática del Big Data, en esta segunda parte, nos ocuparemos de explicar porqué la captura de documentos es el primer paso para la solución.


El primer paso: Hacer accesible la información inmersa en nuestros contenidos digitales

Los ordenadores son máquinas. No pueden “entender” o poner el contexto los contenidos de nuestros activos digitales. Si el propio contenido de un activo digital o datos que expliquen el contenido y la naturaleza de dicho activo (metadatos) no son añadidos a algo así como una tabla de índice en nuestras aplicaciones, es imposible que las máquinas puedan encontrar relaciones entre los datos y poner en contexto lo que como humanos queremos saber de nuestros contenidos digitales. Hoy discutimos si esas tablas de índice podrán ser llevadas a cabo en el futuro inmediato por bases de datos relacionales, cuando ni siquiera hemos dado el primer paso de indexar el contenido presente.

Eso sí, nos hemos dado a la labor de digitalizar todo lo que no tenemos en formato digital, para encontrarnos con el mismo problema. Si no somos capaces de permitir a la máquina acceder a la verdadera información que contienen nuestros activos digitales, estamos tirándolos a un pozo sin fondo. Nos olvidamos de que un documento escaneado no es más que una imagen, que nuestros cerebros humanos pueden leer, pero no los procesadores de nuestras máquinas.

Podemos hacer uso de software de OCR para remediar parcialmente este problema. Añadimos a la tabla de índice de nuestras aplicaciones los contenidos de nuestros documentos y activos digitales, pero si existen datos específicos que necesiten ser compartidos y/o recuperados por diferentes aplicaciones, con sólo el OCR hacemos que la máquina realice un trabajo titánico buscando estos datos en los contenidos de cantidades ingentes de activos digitales.¿Por qué no hacer estos datos más fáciles de acceder trabajándolos como metadatos? Por ejemplo, si nuestro software contable requiere saber el número de cada factura, ¿por qué poner a nuestro software a buscar ese número dentro de la factura cada vez que se requiera? ¿No es más fácil encontrarlo la primera vez guardarlo como metadato del activo digital?
Vale, solventamos el problema de acceso rápido a datos específicos contenidos dentro de nuestros activos digitales, pero aún nos queda algo más que solucionar. Con la cantidad de documentos que recibimos a diario, es viable que nos dediquemos a buscar estos datos en cada documento? No, si estamos hablando de Big Data, por supuesto que no es viable. Pero si ya hemos conseguido que la máquina pueda leer en los contenidos de nuestros documentos escaneados, ¿por qué no pedirle también que ella misma se encargue de extraer para nosotros la información que necesitamos más accesible?

Aquí está el kit del asunto, señores, conseguir que la máquina trabaje por nosotros, y es en dónde primero debemos invertir. Cuando sepamos cómo aprovechar los datos en nuestros contenidos digitales, descubriremos que el problema del BIG DATA se traslada más a dilemas de hardware porque podremos darle al software la entrada de información que está esperando.





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Captura inteligente de documentos: Primer paso para la gestión del BIG DATA

Primera Parte
En este primer post recorreremos de manera conceptual la reto del Big Data para las empresas y en el siguiente post, explicaremos como la captura puede ser el primer paso para la resolución de esta problemética.

¿Qué es Big Data?

Hasta el momento no tenemos claridad acerca de cuando empezamos a hablar de Big Data. Algunos hablan de petabytes, otros de exabytes, otros incluso no necesitan llegar a tamaños de datos tan grandes. El limite entre lo que es o no para una empresa un problema de Big Data bien puede determinarlo la capacidad de sus sistemas de información para gestionar dicha información.

¿Cómo entender el problema del Big Data?

Gartner entiende el problema del Big Data como un reto tridimensional:

• Grandes volúmenes de información: Con el auge de las nuevas tecnologías, no sólo creamos más contenidos digitales, sino que también creamos contenidos digitales más grandes. Según el estudio “Digital Universe” de IDC, en 2015 llegaremos a 7910 Exabytes de información en el mundo. 
• Los contenidos digitales son cada vez más variados: Hoy en día usamos diversos dispositivos y formatos para almacenar y crear información. Mensajes de voz, mensajes de texto, vídeos, e-mails, redes sociales, transacciones bancarias, etc. Y todas esas diferentes piezas de datos no pueden tratarse de igual manera. 
• Estos volúmenes y variedad de información requieren cada vez más velocidad de procesamiento y recuperación: Muchas empresas se han visto enfrentadas a colapsos en sus sistemas o a que, simplemente, los usuarios renuncien a usar aplicaciones informáticas por su lentitud. Pero la velocidad también hay que verla desde otro ángulo y ese ángulo es cuan rápido hoy en día creamos y almacenamos información.

El reto más grande de la era del Big Data

No sólo que consigamos que nuestras aplicaciones sobrevivan al tamaño de los datos, sino que nuestros sistemas de información no se conviertan en pozos oscuros y sin fondo a donde arrojamos a diario nuestros contenidos digitales. Necesitamos poder generar verdadera información o conocimiento a partir de nuestros contenidos digitales.


No te pierdas la segunda parte del post.






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Caso De Éxito: El ICOGAM Digitaliza Su Gestión De Expedientes Y Ahorra 3M€ A Sus Colegiados

El Ilustre Colegio de Gestores Administrativos de Madrid digitaliza 700.000 expedientes anuales y consigue que los gestores administrativos de Madrid digan adiós al papel.


El ICOGAM agrupa a 975 gestores administrativos de Madrid y es uno de los colegios profesionales más importantes de España. Los trámites de tráfico son uno de los principales campos de acción del colegio, ya que, en la actualidad, los gestores colegiados en él gestionan el 90% de los trámites administrativos de tráfico en Madrid.

El objetivo del proyecto era conseguir que los colegiados no tuvieran que almacenar y custodiar los expedientes en papel, pero que no perdieran en ningún momento la posibilidad de acceder a sus datos.

Para ello, el ICOGAM asumió la digitalización de los expedientes. Dado que los gestores administrativos debían poder acceder a datos como números de matriculas, de bastidores, DNI's, nombres, etc. y otros datos contenidos en dichos expedientes, era preciso extraer la información de los mismos.

Pero 700.000 expedientes no son un número nada despreciable; digitalizar y extraer datos de tanta cantidad de expedientes de manera manual es una tarea de titanes.

Por fortuna, el ICOGAM contó con la ayuda de Athento Capture^th. Este módulo de captura inteligente agilizó el proceso de digitalización y permitió la extracción automática de campos de las imagenes digitalizadas.

Descarga el Caso de Éxito y descubre cómo Athento ayudó al ICOGAM.









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Partners de Alfresco

Ya somos oficialmente partners de Alfresco para Estados Unidos y América Latina.
Athento pronto comenzará a tener algunos módulos desarrollados exclusivamente para Alfresco. Como technlogy partners de este grande de la Gestión Documental y ECM, ofreceremos potenciar la funcionalidad de este gestor con Athento, como una capa de funcionalidad inteligente conectada con Alfresco.

Se vienen muchas novedades este último trimestre, os pondrémos más fácil el acceso a obtener funcionalidad inteligente para vuestros gestores y os contaremos de nuevos proyectos, casos de éxito y novedades. Mantened Athentos!

Alfresco Software, Inc.
Empresa proveedora de uno de los gestores de contenidos empresariales más importantes del mercado. Nace en 2005, fundada por ex-profesionales de Documentum y Oracle. Hoy por hoy, su versión Community alcanza los 3 millones y medio de descargas y cuenta con más de 6 millones de usuarios en todo el mundo.







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Colaboración Versus Seguridad

Poco a poco, todos nos vamos haciendo a la idea del trabajo colaborativo con documentos y de cómo es necesario que existan herramientas que lo faciliten. Internet, el auge de dispositivos móviles inteligentes, la nube y las redes sociales nos empujan de manera incansable contra esta realidad cada día más patente.

Pero existe un freno que todavía nos impide abrazarnos al uso de herramientas de colaboración: No nos fiamos de ellas. Los documentos son material sensible para las organizaciones y la información contenida en ellos es crítica para el negocio. Eliminar restricciones que tenemos en cuanto a ellos parece un poco arriesgado. Pero la realidad es que cada vez necesitamos más que nuestros documentos puedan ser editados por múltiples miembros del equipo, visualizados desde cualquier plataforma o dispositivo.

Este es el gran reto de las herramientas colaborativas. En Athento mantenemos este reto siempre en mente. Por ejemplo, para el desarrollo de nuestra integración con Google Docs, era imprescindible que pudiésemos mantener una trazabilidad de todo lo que se realizaba sobre el documento y los usuarios que intervenían.

De cualquier manera, no estamos en tiempos para tener miedos, sino para buscar eficiencia, productividad y ahorros. La empresa Igloo nos muestra de forma divertida en esta infografía, como la guerra entre seguridad y sharing se va desarrollando, y cómo poco a poco, el deseo de libertad en el trabajo le va ganando la batalla a la seguridad.

Para ver la infografía completa visite la web de Igloo.




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Nueva Interfaz Táctil

Nuestros técnicos, que no se quedan quietos, nos han presentado una primera versión de una nueva interfaz web diseñada para la gestión de documentos en dispositivos con pantallas táctiles. La interfaz se conecta a repositorios documentales mediante CMIS.

Como sabéis, las aplicaciones diseñadas para dispositivos táctiles requieren seguir ciertos principios de accesibilidad y usabilidad, puesto que el uso de los dedos no responde a las mismas necesidades que el uso del puntero de un mouse. Estos principios se han seguido para el diseño de la interfaz, pero además, se ha tratado de mejorar la experiencia a la hora de navegar a través de documentos. Athento Tactil UI, incorpora el concepto de la “pila de documentos” que facilita el acceso a los mismos. Además, nos permite previsualizar el contenido del documento en miniaturas y su visualización completa también.

La aplicación en la actualidad permite crear, mover, copiar, pegar y borrar documentos y ha sido testeada en iPads; pero lo mejor, es la primera interfaz testeada en mesas táctiles. Pronto subiremos un vídeo de cómo navegar documentos con la nueva aplicación en uno de estos dispositivos.

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Tipos Documentales Y Extracción de Datos

Más allá de los tipos documentales personalizados que elegimos para trabajar en nuestra empresa (modelo XXX, formulario de reclamaciones, solicitud de baja de servicio, correspondencia, etc.), o de las típicas tipologías que utilizamos de manera frecuente en todas las industrias (facturas, albaranes); existen unas tipologías genéricas de documentos importantes a tener en cuenta en proyectos de extracción de datos de documentos digitalizados. Recordemos que la extracción de datos se utiliza para el rellenado automático de metadatos o como entrada para otro software empresarial (ERP, software contable, etc) y que es una tarea del software de Captura.

1. Documentos Estructurados

Son tipos de documentos en los que sabemos qué información nos vamos a encontrar y la posición que esta información ocupa dentro de las dimensiones físicas del documento (coordenadas). Un ejemplo de estos documentos son formularios, modelos, pasaportes, DNI, cédulas de ciudadania, ID Cards, etc. Por ejemplo, todos los DNIs españoles contienen la misma información y ésta se ubica siempre en la misma posición. En este tipo de documentos es más fácil encontrar y extraer datos, pues podemos saber dónde buscarlos. En este vídeo de nuestro módulo iCapture, vemos como con este tipo de documentos los mismos usuarios pueden definir plantillas de extracción de datos, indicando de manera intuitiva al OCR de Athento qué datos extraer y las coordenadas donde estos se encuentran.

2. Documentos Semiestructurados

La dificultad de gestión va creciendo conforme a la información se vuelve menos estructurada. Los documentos semiestructurados, son aquellos en los que sabemos qué información vamos a encontrarnos, pero no exactamente en dónde vamos a encontrarla. Un ejemplo clásico de este tipo de documentos son las facturas. Una factura tiene que incluir un CIF, un IVA, un total y unos datos del cliente entre otros. Independientemente del proveedor, sabemos que una factura va a incluir esta información; pero nadie nos garantiza que dicha información la pongan todos nuestros proveedores en el mismo lugar. El CIF del proveedor puede estar a la derecha, pero también a la izquierda en el documento. En estos casos sabemos qué estamos buscando, pero no sabemos dónde encontrarlo.
La manera de extraer datos de documentos semiestructurados no puede ser la misma que en el anterior caso, aquí necesitamos enseñarle al software cómo es lo que estamos buscando. Por ejemplo, que antes de el valor del IVA se va a encontrar la palabra IVA. Las aplicaciones más avanzadas de extracción de datos y captura, como iCapture, no sólo buscan expresiones regulares dentro de los textos, sino que también tratan de contextualizar la información buscada, indicando su relación con estructuras más pequeñas dentro del documento como pueden ser tablas, imágenes, párrafos, etc.

2. Documentos Desestructurados

En este tipo documental, ni sabemos qué vamos a encontrarnos, ni dónde. La dificultad de extracción de datos de este tipo de documentos es máxima. En este grupo podemos encontrar informes, cartas, etc. Debo aclarar, que según algunos autores, el segundo grupo (semiestructurados) parece no existir, y documentos como las facturas se incluyen dentro de este grupo.
Concretamente, para la AIIM, un documento desestrucutrado cumple 3 características:

• La estructura del documento no ha sido diseñada por la empresa que ahora quiere gestionarlos (es decir, son documentos externos) 
• La estructura de estos documentos puede variar dependiendo de quién la envía (por ejemplo, en el caso de las facturas, cada proveedor tiene su propio modelo) 
• No pueden ser procesados ciñéndose a un template o plantilla.

Como habréis notado, estos puntos se adecuan más a la descripción de semi estructurados que os he dado. Sin embargo, hay que admitir existencia de otros documentos con estructuras nada claras pero no menos importantes para la empresa, como pueden ser cartas de reclamación, correspondencia en general, informes, etc. A día de hoy, extraer datos de este tipo de documentos es una tarea ardua, que en la mayoría de los casos requiere desarrollos y el estudio de la documentación para tratar de identificar algún tipo de estructuración o el entendimiento de los datos que se piensan extraer. Requieren también un mayor entrenamiento del sistema y aplicación al máximo de expresiones regulares. Tal vez por estos motivos, y porque los documentos dentro de esta categoría no son frecuentemente utilizados dentro de proyectos de extracción de datos, los documentos desestructurados son habitualmente ignorados.




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