Captura de documentos: más allá del papel

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Tradicionalmente relacionamos captura de documentos con digitalización; pero en realidad, la captura de documentos es una dimensión aún más complejo dentro del ciclo ECM. Capturar documentos es ponerlos dentro de un repositorio en su versión digital partan o no estos de una versión original en papel.

A parte de papel, ¿qué otras cosas entran dentro de la captura de documentos?

• Emails: La sensibilidad de la información contenida en emails obliga a las empresas a almacenar ya sea como documento o como records la información contenida en e-mails. También es frecuente que hoy en día, flujos de documentos procedentes del exterior de la compañía y enviados como datos adjuntos en emails sean capturados por software ECM.
  
  
• Faxes: Es posible evitar un paso intermedio de digitalización con los documentos recibidos vía fax si conectamos el fax con el gestor documental. 
  
  
• Flujo de contenidos en redes sociales: Este es el aspecto menos considerado aún de la captura. No obstante, con el auge de las redes sociales y el valor que adquieren para las marcas temas como la “reputación”, es bastante probable que dentro de poco veamos un aumento en funciones de captura que busquen documentar la información maneja por las compañías en sus perfiles de redes sociales.

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El 58% de las empresas europeas almacena sus datos en papel en sus oficinas centrales, según un estudio de Iron Mountain

Nos hacemos eco, vía noticia publicada en CMS Spain, de un estudio realizado por Iron Mountain sobre gestión documental y su uso en las oficinas de Europa.

El estudio, de forma muy resumida, nos cuenta que:

Más de la mitad (51%) de las empresas consultadas por Iron Mountain declara que el grueso de la información importante sobre clientes está almacenada en papel, aunque un 45% de los encuestados comentó que el acceso y su capacidad de almacenamiento se encontraba ya “bastante forzado”, lo que hace que sea imposible recuperar la información con la velocidad necesaria. El 37% llegó a confesar que sus instalaciones de almacenamiento son “caóticas”, poco o nada estructuradas, y que algunos archivos almacenados nunca se han vuelto a ver. Es alarmante el dato de que un 2% de las empresas no tiene ningún tipo de estructura para almacenar la comunicación con los clientes.
Menos de un cuarto (24%) considera que tiene un acceso apropiado a la información sobre clientes como para proporcionar una gestión adecuada de los mismos. El 49% teme perder documentos importantes de valor histórico y un cuarto se siente incapaz de implementar una estrategia de gestión de la información que incluya tanto el papel como los formatos digitales.

El informe concluye que

Una oficina sin papel puede ser una meta no realista para muchos, pero sí que es posible conseguir un entorno eficiente en la gestión de los documentos físicos... 

...Recomendamos a las empresas no precipitarse a una estrategia para digitalizar todo, sino que se centren en entender cómo usan la información y que luego digitalicen los documentos a los cuales han de acceder más frecuentemente. Las empresas tienen que reducir el problema y concentrarse en sus documentos más importantes...

Esta parte enlaza muy bien con la captura de documentos, ya que en muchos casos, la captura sobre distintos tipos de documentos, como los no estructurados (por ejemplo contratos), supone personalizar un producto de captura para que nos agilice un proceso muy concreto, y en él extraigamos información de forma automática, aunque para documentos menos utilizados sigamos realizando un procesamiento manual. En este caso estamos hablando de documentos todos en formato digital, pero la idea es la misma, el desarrollo de workflows + captura para la automatización de los procesos debe ir ligada a la priorización de los documentos basándonos en su importancia y frecuencia de uso.


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Enfoque a Producto vs Enfoque a Servicio

Después de recién cumplir mi primer año en una empresa fabricante de producto, como Yerbabuena Software, uno de los principales retos que he debido afrontar ha sido el enfoque a producto en lugar del enfoque a servicio que caracteriza a cualquier System Integrator, como era la realidad laboral de la que yo provenía anteriormente.

En los fabricantes de software todo gira lógicamente en torno al producto mismo, en nuestro caso Athento, y en cómo la aplicación de ese/os producto/s al escenario del cliente abre a su vez nuevos escenarios de productividad para su negocio.

Me explico; manteniendo una perspectiva de producto no nos basta con decir “tengo un problema/necesidad, haré una implementación que lo resuelva/cubra”. Tenemos que ir siempre un paso más allá, tenemos que usar la experiencia acumulada durante la implantación de ese mismo producto en otros escenarios similares para hacer que, en primer lugar, cubrir al necesidad existente, y en segundo lugar, pero no menos importante, establecer las condiciones adecuadas para que el cliente aproveche esa base que es el producto para poder abrir nuevos escenarios de negocio, generando beneficios directa o indirectamente.

Se me ocurre un ejemplo reciente: en un cliente multinacional existía la necesidad de gestionar el patrimonio físico y digital de las distintas marcas del grupo. En lugar de limitarnos a realizar una aplicación para la catalogación de los bienes, la idea fue implantar una solución de Asset Management basada en el sistema de Gestión Documental Inteligente Athento. ¿Por qué? No solamente porque somos fabricantes de producto, las razones son múltiples: ¿Y si aplico OCRi a la digitalización de documentos textuales? ¿Y si añado la posibilidad de crear ontologías de negocio para auto-etiquetar los nuevos contenidos y así poder buscar mis activos por palabras clave, incluso si éstas no aparecen explícitamente en el documento? ¿Y si añado un workflow de aprobación de modificaciones sobre las fichas de mis bienes para así tener una generación y/o edición de la información más controlada? ¿Y si...? Podría seguir así hasta casi el infinito.

En definitiva, la experiencia de hacer siempre el mismo tipo de producto se va acumulando en el producto mismo y no solamente en las personas que desarrollan el producto. Esto nos demuestra que es una estrategia WIN-WIN: Athento mejora como producto con la experiencia en cada cliente, y el cliente de Yerbabuena recibe cada vez un mejor producto.






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Mitos sobre la gestión documental en un post "INFAME"

Navegando por internet me encuentro el siguiente post, que parece rebatir varios facts sobre gestión documental que muchos de nosotros (reconozcámoslo) hemos creído a pie juntillas:

http://www.scan123.com/blog/index.cfm/2012/9/28/The-Infamous-Coopers--Lybrand-Document-Management-Study

A continuación lo traduzco, para disfrute de nuestra hispano-parlante audiencia:


Si has visitado las páginas web de muchas empresas de gestión documental, seguro que has visto estas estadísticas:

• El 90% de la memoria corporativa existe en papel
• De los documentos que se gestionan en la oficina, el 90% simplemente se reubican
• Un documento se copia en promedio 19 veces
• Las empresas gastan un alrededor de $ 20 (15 €) en el trabajo para presentar un documento, $ 120 (unos 100 €) en mano de obra para encontrar un documento mal archivado, y $ 220 (Unos 180 €) en mano de obra para reproducir un documento perdido
• El 7,5% de todos los documentos se pierden y del resto el 3% se clasifica en un lugar erróneo, un total del 10,5% de los documentos son problemáticos.
• Los profesionales pasan de un 5-15% de su tiempo leyendo información, pero el 50% en busca de ella, realizando búsquedas.
• Un trabajador medio malgasta de treinta minutos a dos horas al día buscando documentos

Se suele atribuir todos estos "datos reales" a un estudio realizado en 1998 por la consultora Coopers & Lybrand, que se fusionó con Price Waterhouse para convertirse en PricewaterhouseCoopers en ese mismo año. Estos "hechos" son todavía repetidos ampliamente por las empresas de gestión documental electrónica de casi quince años despues, ya que pintan un cuadro convincente sobre la costosa ineficiencia y en el que una solución de software de gestión documental es la respuesta. Solíamos citar este estudio nosotros mismos en nuestros materiales de marketing para Scan123. (A nosotros en Yerbabuena Software también nos ha pasado).

Pero... y si (música cue espeluznante) ... el estudio de Coopers & Lybrand nunca hubiese existido?

El presidente de la AIIM John Mancini escribió en su blog en 2010 acerca de este estudio , especulando que tal vez sea una leyenda urbana de la industria de gestión documental. Se ofreció una recompensa a cualquiera que le pudiera enviar el informe original. Eso fue hace dos años. Les enviamos un e-mail al Sr. Mancini esta semana para preguntarle si alguna vez encontró el estudio actual. Su respuesta: "Todavía están buscando ......"

Fue debido a este carácter esquivo del informe y su (supuesta) edad (ya algo antigua) que dejamos de usar las estadísticas de Coopers & Lybrand. Incluso aunque el informe existiera y los números fueran exactos, eran exactos hace casi quince años. Es seguro decir que el mundo de la tecnología y el trabajo de oficina ha cambiado un poco desde entonces. Es ridículo pensar que estas estadísticas todavía describirían a la oficina de 2012.

Dicho esto, vamos a ver si estás de acuerdo en que las ideas detrás de esas cifras siguen siendo ciertas hoy en día:

• Una gran cantidad de la información de las empresas es vulnerable a robo o pérdida, ya sea porque no existe más que en los documentos en papel o en archivos sin cifrar digitales que no están respaldados con copias de seguridad.
• La presentación, organización y recuperación de documentos - ya sea en soporte físico (papel) o digital - lleva demasiado tiempo
• Los documentos y archivos se pierden o quedan fuera de lugar con demasiada frecuencia, lo cual cuesta un valioso tiempo para buscarlos  o reemplazarlos (si es que pueden ser sustituido)

Nos podemos burlar de los números todo los que queramos, pero esta es la verdad detrás de las cifras. Y sigue siendo cierto hoy en día. La tecnología ha aligerado la carga y el coste de la gestión de documentos en cierta medida, pero la mayoría de las organizaciones siguen siendo terriblemente ineficientes. Es por eso que todavía estamos en el negocio en 2012: debido a que estos problemas han persistido y Scan123 ayuda a las empresas operar de manera más eficiente, eficaz y segura.

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Alfresco 4: búsquedas por facetas

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El partner de Alfresco ubicado en UK Ixxus acaba de presentar una nueva funcionalidad en materia de búsquedas que ayudará a muchos usuarios a mejorar los resultados obtenidos cuando se intenta recuperar documentos desde el repositorio.

Esta nueva funcionalidad es llamada “Faceted Search” o “Búsqueda por Facetas”. Se trata simplemente de añadir múltiples opciones de filtros a las búsquedas típicas por palabras claves que permiten los gestores documentales. Los filtros pueden ser aplicados secuencialmente de manera que los datos se vayan refinando y depurando. La posibilidad de ir añadiendo filtros evita al usuario tener que saber desde el comienzo la manera precisa en cómo tiene que hacer la búsqueda.

Lo mejor de esta nueva funcionalidad es que gracias al Faceted Manager es posible que los usuarios creen sus propios filtros, de manera que las búsquedas respondan mejor a sus necesidades.

Esta nueva funcionalidad ha sido liberada como Open Source, como decimos por Ixxus y es el resultado de integrar Solr sobre Apache Lucene en Alfresco 4.

Recuerda que si estás pensando adquirir Alfresco con funcionalidad extendida de Athento podemos ayudarte!

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¿Records Management y Gestión Documental? ¿Son lo mismo?

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El mundo del ECM está plagado de siglas, conceptos y términos cuyos limites parecen extraordinariamente confusos. Cada día hablamos más de Records Managment, pero pocos saben realmente a qué se refiere este término y en qué difiere de la Gestión Documental. Vamos a tratar de resolver esta confusión explicando dos aspectos fundamentales que les diferencian.

 

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Records y Documentos no son lo mismo

Un documento puede ser un record, pero no todos los documentos son records. Los records hablan de la gestión y de la actividad de la empresa, por lo que, normalmente, están sujetos al cumplimiento de leyes, ya sea de conservación, de forma o de no manipulación una vez creados.

No todos el software de Gestión Documental puede ayudarte con tus records

Usualmente, la preocupación del software de gestión documental es permitir el acceso y la recuperación de documentos en formato digital por parte de muchos usuarios. Este software suele permitir así mismo, el trabajo colaborativo con documentos; pero no todos ellos pueden garantizar un tratamiento especial para documentos fiscales, laborales, contractuales u otros que así lo requieren.

Entre los gestores documentales que sí cuentan con módulos especiales de Records Management destacan Athento y Alfresco.

 





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