Tradicionalmente relacionamos captura de documentos con digitalización; pero en realidad, la captura de
documentos es una dimensión aún más complejo dentro del ciclo ECM.
Capturar documentos es ponerlos dentro de un repositorio en su
versión digital partan o no estos de una versión original en papel.
A parte de papel, ¿qué otras cosas
entran dentro de la captura de documentos?
- Emails: La sensibilidad de la información contenida en emails obliga a las empresas a almacenar ya sea como documento o como records la información contenida en e-mails. También es frecuente que hoy en día, flujos de documentos procedentes del exterior de la compañía y enviados como datos adjuntos en emails sean capturados por software ECM.
- Faxes: Es posible evitar un paso intermedio de digitalización con los documentos recibidos vía fax si conectamos el fax con el gestor documental.
- Flujo de contenidos en redes sociales: Este es el aspecto menos considerado aún de la captura. No obstante, con el auge de las redes sociales y el valor que adquieren para las marcas temas como la “reputación”, es bastante probable que dentro de poco veamos un aumento en funciones de captura que busquen documentar la información maneja por las compañías en sus perfiles de redes sociales.
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