El 58% de las empresas europeas almacena sus datos en papel en sus oficinas centrales, según un estudio de Iron Mountain

Nos hacemos eco, vía noticia publicada en CMS Spain, de un estudio realizado por Iron Mountain sobre gestión documental y su uso en las oficinas de Europa.

El estudio, de forma muy resumida, nos cuenta que:

Más de la mitad (51%) de las empresas consultadas por Iron Mountain declara que el grueso de la información importante sobre clientes está almacenada en papel, aunque un 45% de los encuestados comentó que el acceso y su capacidad de almacenamiento se encontraba ya “bastante forzado”, lo que hace que sea imposible recuperar la información con la velocidad necesaria. El 37% llegó a confesar que sus instalaciones de almacenamiento son “caóticas”, poco o nada estructuradas, y que algunos archivos almacenados nunca se han vuelto a ver. Es alarmante el dato de que un 2% de las empresas no tiene ningún tipo de estructura para almacenar la comunicación con los clientes.
Menos de un cuarto (24%) considera que tiene un acceso apropiado a la información sobre clientes como para proporcionar una gestión adecuada de los mismos. El 49% teme perder documentos importantes de valor histórico y un cuarto se siente incapaz de implementar una estrategia de gestión de la información que incluya tanto el papel como los formatos digitales.

El informe concluye que

Una oficina sin papel puede ser una meta no realista para muchos, pero sí que es posible conseguir un entorno eficiente en la gestión de los documentos físicos... 

...Recomendamos a las empresas no precipitarse a una estrategia para digitalizar todo, sino que se centren en entender cómo usan la información y que luego digitalicen los documentos a los cuales han de acceder más frecuentemente. Las empresas tienen que reducir el problema y concentrarse en sus documentos más importantes...

Esta parte enlaza muy bien con la captura de documentos, ya que en muchos casos, la captura sobre distintos tipos de documentos, como los no estructurados (por ejemplo contratos), supone personalizar un producto de captura para que nos agilice un proceso muy concreto, y en él extraigamos información de forma automática, aunque para documentos menos utilizados sigamos realizando un procesamiento manual. En este caso estamos hablando de documentos todos en formato digital, pero la idea es la misma, el desarrollo de workflows + captura para la automatización de los procesos debe ir ligada a la priorización de los documentos basándonos en su importancia y frecuencia de uso.


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