http://www.scan123.com/blog/index.cfm/2012/9/28/The-Infamous-Coopers--Lybrand-Document-Management-Study
A continuación lo traduzco, para disfrute de nuestra hispano-parlante audiencia:
Si has visitado las páginas web de muchas empresas de gestión documental, seguro que has visto estas estadísticas:
- El 90% de la memoria corporativa existe en papel
- De los documentos que se gestionan en la oficina, el 90% simplemente se reubican
- Un documento se copia en promedio 19 veces
- Las empresas gastan un alrededor de $ 20 (15 €) en el trabajo para presentar un documento, $ 120 (unos 100 €) en mano de obra para encontrar un documento mal archivado, y $ 220 (Unos 180 €) en mano de obra para reproducir un documento perdido
- El 7,5% de todos los documentos se pierden y del resto el 3% se clasifica en un lugar erróneo, un total del 10,5% de los documentos son problemáticos.
- Los profesionales pasan de un 5-15% de su tiempo leyendo información, pero el 50% en busca de ella, realizando búsquedas.
- Un trabajador medio malgasta de treinta minutos a dos horas al día buscando documentos
Se suele atribuir todos estos "datos reales" a un estudio realizado en 1998 por la consultora Coopers & Lybrand, que se fusionó con Price Waterhouse para convertirse en PricewaterhouseCoopers en ese mismo año. Estos "hechos" son todavía repetidos ampliamente por las empresas de gestión documental electrónica de casi quince años despues, ya que pintan un cuadro convincente sobre la costosa ineficiencia y en el que una solución de software de gestión documental es la respuesta. Solíamos citar este estudio nosotros mismos en nuestros materiales de marketing para Scan123. (A nosotros en Yerbabuena Software también nos ha pasado).
Pero... y si (música cue espeluznante) ... el estudio de Coopers & Lybrand nunca hubiese existido?
El presidente de la AIIM John Mancini escribió en su blog en 2010 acerca de este estudio , especulando que tal vez sea una leyenda urbana de la industria de gestión documental. Se ofreció una recompensa a cualquiera que le pudiera enviar el informe original. Eso fue hace dos años. Les enviamos un e-mail al Sr. Mancini esta semana para preguntarle si alguna vez encontró el estudio actual. Su respuesta: "Todavía están buscando ......"
Fue debido a este carácter esquivo del informe y su (supuesta) edad (ya algo antigua) que dejamos de usar las estadísticas de Coopers & Lybrand. Incluso aunque el informe existiera y los números fueran exactos, eran exactos hace casi quince años. Es seguro decir que el mundo de la tecnología y el trabajo de oficina ha cambiado un poco desde entonces. Es ridículo pensar que estas estadísticas todavía describirían a la oficina de 2012.
Dicho esto, vamos a ver si estás de acuerdo en que las ideas detrás de esas cifras siguen siendo ciertas hoy en día:
- Una gran cantidad de la información de las empresas es vulnerable a robo o pérdida, ya sea porque no existe más que en los documentos en papel o en archivos sin cifrar digitales que no están respaldados con copias de seguridad.
- La presentación, organización y recuperación de documentos - ya sea en soporte físico (papel) o digital - lleva demasiado tiempo
- Los documentos y archivos se pierden o quedan fuera de lugar con demasiada frecuencia, lo cual cuesta un valioso tiempo para buscarlos o reemplazarlos (si es que pueden ser sustituido)
Nos podemos burlar de los números todo los que queramos, pero esta es la verdad detrás de las cifras. Y sigue siendo cierto hoy en día. La tecnología ha aligerado la carga y el coste de la gestión de documentos en cierta medida, pero la mayoría de las organizaciones siguen siendo terriblemente ineficientes. Es por eso que todavía estamos en el negocio en 2012: debido a que estos problemas han persistido y Scan123 ayuda a las empresas operar de manera más eficiente, eficaz y segura.
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