El mundo del ECM está plagado de
siglas, conceptos y términos cuyos limites parecen
extraordinariamente confusos. Cada día hablamos más de Records
Managment, pero pocos saben realmente a qué se refiere este término
y en qué difiere de la Gestión Documental. Vamos a tratar de
resolver esta confusión explicando dos aspectos fundamentales que les diferencian.
Records y Documentos no son lo mismo
Un documento
puede ser un record, pero no todos los documentos son records. Los
records hablan de la gestión y de la actividad de la empresa, por lo
que, normalmente, están sujetos al cumplimiento de leyes, ya sea de
conservación, de forma o de no manipulación una vez creados.
No todos el software de Gestión
Documental puede ayudarte con tus records
Usualmente, la
preocupación del software de gestión documental es permitir el
acceso y la recuperación de documentos en formato digital por parte
de muchos usuarios. Este software suele permitir así mismo, el
trabajo colaborativo con documentos; pero no todos ellos pueden
garantizar un tratamiento especial para documentos fiscales,
laborales, contractuales u otros que así lo requieren.
Entre los
gestores documentales que sí cuentan con módulos especiales de
Records Management destacan Athento y Alfresco.
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