miércoles, 3 de octubre de 2012

¿Records Management y Gestión Documental? ¿Son lo mismo?

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El mundo del ECM está plagado de siglas, conceptos y términos cuyos limites parecen extraordinariamente confusos. Cada día hablamos más de Records Managment, pero pocos saben realmente a qué se refiere este término y en qué difiere de la Gestión Documental. Vamos a tratar de resolver esta confusión explicando dos aspectos fundamentales que les diferencian.
 
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Records y Documentos no son lo mismo
Un documento puede ser un record, pero no todos los documentos son records. Los records hablan de la gestión y de la actividad de la empresa, por lo que, normalmente, están sujetos al cumplimiento de leyes, ya sea de conservación, de forma o de no manipulación una vez creados.

No todos el software de Gestión Documental puede ayudarte con tus records
Usualmente, la preocupación del software de gestión documental es permitir el acceso y la recuperación de documentos en formato digital por parte de muchos usuarios. Este software suele permitir así mismo, el trabajo colaborativo con documentos; pero no todos ellos pueden garantizar un tratamiento especial para documentos fiscales, laborales, contractuales u otros que así lo requieren.
Entre los gestores documentales que sí cuentan con módulos especiales de Records Management destacan Athento y Alfresco.
 


Registro de Entrada con Athento


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