jueves, 29 de noviembre de 2012

Top 5 Razones para digitalizar según la UNESCO


Puedes leer este post en nuestro blog in english here!

A medida que pasa el tiempo, las empresas y organizaciones acumulan gran cantidad de documentos de diferentes tipos que se acaban convirtiendo en un problema a la hora de organizar las tareas y llevar a cabo el trabajo.

Hacer los procesos más rápidos y menos costosos  resulta complicado trabajando con documentos en papel. Tweetme!

Por ello, digitalizar se hace imprescindible.

Hoy compartiremos las 5 principales razones por las que la UNESCO recomienda digitalizar:

  • Aumentar el acceso: En formato digital podemos compartir los documentos cuantas veces queramos, un ejemplar físico sólo puede ser consultado por una persona a la vez.
  • Reducir la manipulación de material original:  Importante para documentos que necesitan ser conservados a través del tiempo o que son utilizados muy a menudo. 
  • Copia de seguridad: La digitalización permite crear una “copia de seguridad” de los recursos deteriorados.
  • Oportunidad Financiera: Si invertimos en digitalización, seremos capaces de obtener beneficios cuantificables producto de mejoras de eficiencia en los procesos.
  • Mejora de infraestructura técnica y de personal: El uso de tecnología otorga valor a las empresas y empuja a la formación y capacitación del personal que cada vez estará mejor cualificado.

En definitiva, se debe superar la barrera tecnológica que, en ocasiones, separa a las organizaciones del éxito y el crecimiento empresarial. Hay que lanzarse, por fin, a la piscina digital de la que solo se obtienen beneficios. Tweetme!


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lunes, 26 de noviembre de 2012

BPM y ECM

Puedes leer este post sobre ECM y BPM en nuestro blog in english here!

Business Process Management es aquel enfoque que busca la mejora continua de los procesos de negocio de una organización. Implica definir claramente:

  • Procesos core del negocio, 
  • Flujos de trabajo necesarios para realizar los procesos de negocio de manera más eficiente y controlada, 
  • Tareas y/o actividades que compondrán nuestros flujos.

Las herramientas de gestión documental o Enterprise Content Management suelen darnos la oportunidad de definir flujos de trabajo, es decir, nos permiten definir una serie de actividades para completar porciones de procesos de negocio. Pero hacer Business Process Management significa mirar el paisaje desde más arriba, y no centrarnos sólo en una fracción específica. Significa alinear toda la organización (departamentos, métodos de trabajo, sus sistemas de información, etc ) en la búsqueda de un objetivo común. El software ECM puede ayudarnos a controlar pequeñas porciones de ese gran paisaje que es la organización, pero sólo implementar flujos de trabajo en nuestro gestor creyendo que hacemos BPM es dejar aquellos flujos sin contexto.

Hacer verdadero BPM significa integrar las posibilidades de nuestras herramientas ECM dentro de un marco mucho más grande, en el que haya verdadera comunicación entre el software ECM, las herramientas BPM y otras herramientas utilizadas dentro de los procesos de negocio. Lograr esta conexión, indudablemente pasa también por establecer un vehículo de comunicación entre las aplicaciones que se utilizan a través de toda la empresa, es aquí en donde los Enterprise Service Buses hacen su aparición para conectar BPM y ECM.



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jueves, 22 de noviembre de 2012

Reducción de Costes: Motivo Fundamental Para Implantar Software ECM

Puedes ver este post en ingles, dentro de nuestro blog de ECM in english!

En 2011 según la AIIM,  los principales 5 motivos que llevaban a una empresa a invertir en software ECM eran:
  1. Mejora de la eficiencia
  2. Optimización de procesos de negocio
  3. Cumplir con la legislación
  4. Reducción de costes
  5. Mitigación del riesgo
En la siguiente gráfica se puede observar el orden de relevancia de estos factores para 650 miembros de la AIIM en 2011.


Sin embargo, el panorama casi finalizado 2012 parece haber cambiado. Según recientes estudios, la Reducción de Costes se ha convertido en el factor más crucial a la hora de decidir si invertir en software de Gestión de Contenidos Empresariales.

Este cambio en el mercado es fácilmente explicable si pensamos en la coyuntura mundial por la que atravesamos.  En tiempos de crisis,  hacer el negocio más rentable mediante la disminución de costes es un motor importante en la toma de estas decisiones.

Es bastante probable que durante todo 2013, la Reducción de Costes continúe entre los motivos más importantes para iniciar un proyecto ECM.


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lunes, 19 de noviembre de 2012

Enterprise Search: Preocupación creciente en el mundo ECM


Puedes ver este post in english dentro de nuestro corporate ECM Software blog.

Las empresas generan y trabajan con datos, documentos, contenidos e información que se almacena en diversos sistemas a lo largo de la empresa. Si todo ese conjunto de recursos informativos no se encuentra fácilmente accesible, pierde cualquier valor como información.

El Enterprise Search son todas aquellas herramientas software y motores de búsqueda capaces de ayudarnos a encontrar información a través de todo el sistema informativo de la empresa, compuesto por otras herramientas software como: gestores documentales, sistemas de ficheros, intranets, bases de datos, etc.

Lo ideal por supuesto, sería que las compañías tuviesen centralizados todos sus contenidos; pero lo cierto, es que hoy en día los equipos de trabajo siguen trabajando con sistemas de on-line storage (como Box, Dropbox, Synplicity, etc.), teniendo un repositorio documental por cada aplicación de negocio, bases de datos desconectadas de sus contenidos, e intranets sin conexión con el software ECM, etc.

Con tanto recurso de contenidos es difícil encontrar con rapidez aquello que se busca en el momento en que se busca. 

El trabajo de los proveedores de sistemas de Gestión de Contenidos Empresariales empieza a ser integrar todos esos recursos de contenidos bajo la gestión del software ECM (en un único repositorio) de manera que pueda ofrecerse un sistema de Enterprise Search centralizado desde él  (O tal vez, que la necesidad  del software de Enterprise Search desaparezca tal y como le conocemos). Esta es probablemente una de las principales motivaciones (junto con la mejora del trabajo colaborativo) para que cada vez más escuchemos de integraciones como la de EMC y Synplicity, Athento y Box, Alfresco y DropBox, etc.


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jueves, 15 de noviembre de 2012

Integración del Box y Autotagging de Athento

Athento pronto llevará sus funcionalidades avanzadas de gestión documental inteligente a cualquier repositorio documental, aunque no sea uno perteneciente a un gestor documental o software ECM.

Los servicios disponibles en el corazón de Athento, Athento Manager, estarán disponibles en la nube a través WebServices, RESTlet, CMIS, etc y podrán ser utilizados e integrados con aplicaciones que manejen documentos mediante sus APIS.

Hoy vamos a ver un ejemplo concreto de cómo podemos usar el servicio semántico de autoetiquetado (Autotagging) desde Box, un gestor de archivos online similar a Dropbox.

En este vídeo, mediante tecnología semántica, el servicio de Autoetiquetado de Athento etiqueta un documento almacenado en Box con los términos que son relevantes dentro de su contenido.





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martes, 13 de noviembre de 2012

Caso de éxito: El CEDER La Serena recupera sus documentos en sólo 3,5 seg. en la nube con Athento


El CEDER tenía un reto: Reducir los tiempos de búsqueda de registros y asegurar la sostenibilidad de un sistema con más de 34.200 documentos y en constante crecimiento. Athento le ayudó a conseguirlo.


El Consorcio Centro de Desarrollo Rural (CEDER) “La Serena” agrupa a los ayuntamientos y agentes económicos y sociales de 19 municipios de la comarca de La Serena en la provincia de Badajoz (Extremadura,España). La entidad juega un papel fundamental para la región, ya que es el organismo encargado de la gestión de los fondos FEADER de la Unión Europea dentro del programa de Desarrollo Rural de Extremadura 2007-2013.
El CEDER “La Serena” lleva ya más de 20 años con la tarea de distribuir progreso en la comarca gracias a estos Fondos Estructurales de la U.E.

Desde la fundación del CEDER “La Serena”, en el año 1992, se gestionan cada año entre 1.000 y 2.000 oficios de remisión, con su correspondiente documentación adjunta. Más de 30.000 documentos, con un carácter crítico y que necesitan ser manejados con absoluta seguridad y ser recuperados en cualquier momento.

¿Cómo Athento les ayudó?

Se migraron 30GB de documentos a Athento Cloud Company. El correo pasó a ser gestionado con un módulo de Athento y el CEDER se mudó a la nube.

Para la gestión de la correspondencia se empleó el módulo Athento Mail Manager que contiene un tipo de documento “correspondencia” con sus metadatos especiales e incorpora una adaptación del formulario de búsqueda avanzada a ese tipo documental.


Otra de las características importantes del nuevo sistema es su Digital Mail Room o Athento Popmail, que captura documentos adjuntos en correos electrónicos y los almacena automáticamente en el gestor.

Athento Cloud Company ofrece al CEDER “La Serena” otras funcionalidades destacadas como: acceso víamóviles, edición on-line de documentos mediante su integración con Google Docs, soporte para firma digital, autoetiquetado automático de documentos y workflows.

¿Qué obtuvo El CEDER "La Serena"?

Ahora tienen mayor velocidad de acceso a los registros. Con Athento, el tiempo de espera accediendo a documentos se redujo a 3 segundos y medio. Los documentos además, se acceden desde una interfaz más amigable, lo que hace que los trabajadores usen ahora el gestor todos los días.

Según Manuel Fernández, director del CEDER, “...esta herramienta [Athento] podría ser de gran utilidad para Grupos de Desarrollo Rural, empresas, Administraciones Locales y cualquier tipo de entidad en un ámbito rural como el nuestro.”
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jueves, 8 de noviembre de 2012

Software ECM y Social Management

Puedes ver este post sobre ECM y Social Media Management en nuestro blog en ingles

¿Por qué el software ECM debe considerar el Social Management?

Nos disponemos a explicar el porqué considerar las interacciones sociales como contenido a controlar, archivar y preservar. Es decir, vamos a estudiar algunas razones por las que el software ECM debe ofrecer funcionalidad para el tratamiento de este tipo de contenido.

  • Control sobre la Reputación Empresarial: Años atrás era complicado buscar referencias antes de adquirir un producto software. De hecho, era el vendedor quien proveía dichas referencias, con la dificultad de que, al ser el vendedor, proveía siempre referencias clientes contentos. Hoy en día, usando herramientas como Twitter, es fácil monitorizar qué se dice de un producto o empresa, ¡incluidas las malas referencias!
  • Control sobre actividades de soporte: Existen empresas que están llevando a cabo respuestas de soporte usando Twitter. La respuesta que se de a un cliente con  problemas debería quedar registrado en algún lado como atención al cliente.
  • Control sobre nuevos posibles clientes: Para empresas que venden productos o prestan servicios a otras empresas, redes sociales como LinkedIn comienzan a ser vitales a la hora de encontrar nuevas oportunidades de negocio y prospectos de clientes. Aunque esto pareciera más competencia de software CRM, es importante que podamos acceder cuando queramos a interacciones de nuestro personal de Ventas, Marketing o Community Manager que están abiertas a ser vistas por un número incalculable de personas.
  • Posibilidades de trabajo colaborativo: Las redes sociales están haciendo más fácil el intercambio de ideas entre los equipos de trabajo y el que estos se mantengan siempre conectados. Además, el uso de otras herramientas que aunque no califican como redes sociales si que tienen un amplio caracter social (como GoogleDocs, Doodle, etc) y permiten el trabajo colaborativo sobre contenidos empresariales.





La Inteligencia de Athento Libera del Papel al Proceso de Contratación de Empleados





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martes, 6 de noviembre de 2012

Athento Platform: Interoperabilidad pura

View this post in english here:
http://blog.yerbabuenasoftware.com/2012/11/athento-manager-pure-interoperability.html

Por desgracia, la mayoría de las aplicaciones usadas por las empresas (BPM, CRM, Human Resources, etc) no pueden compartir datos ni reglas de negocio con los repositorios documentales. Muchos de los datos arrojados, utilizados o manejados por estas aplicaciones tienen su soporte en documentos. La no comunicación entre aplicaciones y gestores documentales, sólo puede generar duplicidad de datos, duplicidad de documentación, y procesos imposibles de ser automatizados. (Tweeteame!)

Grandes empresas, como BBVA o la DGT hacen frente a este tipo de dificultades; pero encontraron una respuesta en Athento. El secreto de que Athento se pueda comunicar con con aplicaciones de negocio y con repositorios documentales está en su corazón: Athento Platform.

Athento Platformes la plataforma de gestión de la comunicación, presentación e implementación de servicios que aúna repositorios y servicios que presentan varios gestores documentales y de contenido empresarial. 

Athento Platform contiene una serie de componentes que le permiten prestar cierta funcionalidad (captura, semántica, mailroom) de gestión documental independientemente de los repositorios en los que se guarden los documentos.

Los componentes pueden ser desarrollados y añadidos a la plataforma (ya que Athento Platform es también un framework!) mediante bundles o archivos jar.



Un bundle puede contener uno o varios componentes que agrupan una serie de servicios, o funcionalidad que permite que se lleve a cabo tareas con documentos.



Por ejemplo, tenemos dos repositorios Sharepoint y Alfresco a los que queremos añadirle funcionalidad de captura: Captura de documentos desde un escáner, desde cuentas de e-mail, clasificar los documentos según su tipología, extraer sus datos y enviarlos a una aplicación de contabilidad y a otra de RRHH.
Tenemos dos opciones:

Opción A 

Nos buscamos una aplicación que haya sido construida sobre Sharepoint o una que sea compatible (en ambos casos, debemos tener un presupuesto elevado). Tendremos que realizar adaptaciones y ajustes sobre Sharepoint, Alfresco, sobre la aplicación de captura y sobre cada una de las aplicaciones que vayan a ser receptoras de los datos arrojados.

Opción B

Athento Platform gracias a su componente Athento Capture,  ahorrará hasta un 36% implantando este tipo de soluciones. (Tweeteame!)

Cómo Funciona?
A Athento Platform le añadimos su componente de captura, Athento Capture. Athento Capture define servicios, puntos de extensión y contribuciones a otros componentes. Los servicios, es lo que más nos importa, porque es la manera en que podemos ejecutar determinada operación sobre documentos, por ejemplo, obtenerlo de un escáner. Para obtenerlo de un escáner. El componente Athento Capture usa el servicio Twain connection to scanner. Así mismo, para el resto de funcionalidades que llevará a cabo, por ejemplo la extracción de datos, usará otros servicios, uno de ellos podría ser la aplicación de OCR sobre el documento. Pero y ¿cómo es que después de poner en ejecución esos servicios no tiene problemas en compartir datos con el software de Recursos Humanos? Gracias a que todo en Athento Platform sigue una estructura especial.
 



En el caso del componente Athento Capture, este tiene su propia interfaz (capa de presentación), desde la cual es posible digitalizar desde el escáner usando para ello el servicio de conexión Twain. Dado que los gestores documentales más modernos del mercado implementan el estándar CMIS, podemos almacenar en ellos los documentos capturados desde el escáner y los datos extraídos de manera fácil (capa de Interoperabilidad). Después de hacer uso de una buena cantidad de servicios, Athento Capture habrá extraído los datos de los documentos digitalizados y ahora tendrá que enviarlos a las aplicaciones de RRHH y contabilidad, para ello utilizará unos conectores disponibles para la ejecución de los servicios y transmitirá dichos datos haciendo uso de ellos. Estos conectores de salida, para el caso del ejemplo, podrían ser REST, EJB3, Atom, Web Services o CMIS. Athento Platform es tan potente, que ofrece todas las herramientas de un framework para seguir construyendo sobre él componentes o aplicaciones que puedan ofrecer funcionalidad particular a la problemática de cada organización.


Capa de presentación de Athento Capture

Capa de presentación Athento Capture



Athento Ayuda a las Sociedades Agrarias de Transformación con la Gestión de Subvenciones y Reclamaciones








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