Caso de éxito: El CEDER La Serena recupera sus documentos en sólo 3,5 seg. en la nube con Athento

El CEDER tenía un reto: Reducir los tiempos de búsqueda de registros y asegurar la sostenibilidad de un sistema con más de 34.200 documentos y en constante crecimiento. Athento le ayudó a conseguirlo.

El Consorcio Centro de Desarrollo Rural (CEDER) “La Serena” agrupa a los ayuntamientos y agentes económicos y sociales de 19 municipios de la comarca de La Serena en la provincia de Badajoz (Extremadura,España). La entidad juega un papel fundamental para la región, ya que es el organismo encargado de la gestión de los fondos FEADER de la Unión Europea dentro del programa de Desarrollo Rural de Extremadura 2007-2013.

El CEDER “La Serena” lleva ya más de 20 años con la tarea de distribuir progreso en la comarca gracias a estos Fondos Estructurales de la U.E.

Desde la fundación del CEDER “La Serena”, en el año 1992, se gestionan cada año entre 1.000 y 2.000 oficios de remisión, con su correspondiente documentación adjunta. Más de 30.000 documentos, con un carácter crítico y que necesitan ser manejados con absoluta seguridad y ser recuperados en cualquier momento.

¿Cómo Athento les ayudó?

Se migraron 30GB de documentos a Athento Cloud Company. El correo pasó a ser gestionado con un módulo de Athento y el CEDER se mudó a la nube.

Para la gestión de la correspondencia se empleó el módulo Athento Mail Manager que contiene un tipo de documento “correspondencia” con sus metadatos especiales e incorpora una adaptación del formulario de búsqueda avanzada a ese tipo documental.

Otra de las características importantes del nuevo sistema es su Digital Mail Room o Athento Popmail, que captura documentos adjuntos en correos electrónicos y los almacena automáticamente en el gestor.

Athento Cloud Company ofrece al CEDER “La Serena” otras funcionalidades destacadas como: acceso víamóviles, edición on-line de documentos mediante su integración con Google Docs, soporte para firma digital, autoetiquetado automático de documentos y workflows.

¿Qué obtuvo El CEDER "La Serena"?

Ahora tienen mayor velocidad de acceso a los registros. Con Athento, el tiempo de espera accediendo a documentos se redujo a 3 segundos y medio. Los documentos además, se acceden desde una interfaz más amigable, lo que hace que los trabajadores usen ahora el gestor todos los días.

Según Manuel Fernández, director del CEDER, “...esta herramienta [Athento] podría ser de gran utilidad para Grupos de Desarrollo Rural, empresas, Administraciones Locales y cualquier tipo de entidad en un ámbito rural como el nuestro.”

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