El OM surge por dos razones fundamentales:
- Cada vez existe más información en el mundo empresarial que necesita ser compartida.
- No hay manera de llegar a un acuerdo sobre un formato universal de fichero con el que todas las aplicaciones de negocio y dispositivos puedan trabajar.
Durante mucho tiempo, el OM ha sido relacionado con la impresión, pues en sus inicios no existían tantas necesidades de compartir información entre aplicaciones, ni tantos formatos digitales, ni tantos dispositivos como hoy en día.
¿Cómo soluciona el Output Management estos problemas?
- Consigue separar la creación del documento de su entrega. Por ejemplo, si aplicaciones BIS (Banking Information System) generan informes XML, las aplicaciones OM deben ser capaces de transformar esos XMLs a, por ejemplo, CSVs para enviarlos a una aplicación contable, o a un excel para que la impresora pueda imprimirlo, o a un PDF para que pueda ser consultado desde un iPad.
- Prepara el documento para que pueda ser entregado. El documento no debe ser preparado sólo a nivel de formato, además, debe ser enriquecido con información como por ejemplo, metadatos. Esta información extra que acompaña al documento, ayuda a que otras aplicaciones puedan hacer uso de él.
Esta imagen de Canon nos da una idea aproximada del papel que juega el OM dentro del flujo de la información que involucra documentos.
A pesar de que las soluciones de OM ganan fuerza en el mercado, también es cierto que las soluciones horizontales ECM y gestores documentales están trabajado para incorporar funcionalidad de cambios de formato y exportación de documentos que haga más fácil compartir información entre dispositivos y/o aplicaciones.
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