Migración de Documentum a Alfresco - ¿Por qué ahora?

A continuación, traducimos un post muy interesante que presenta algunas razones por las cuales muchas empresas se están pasando de Documentum a Alfresco. Esperamos os guste.
Publicado el 23 de octubre 2012 en el blog de Technology Services Group

En 2012, hemos visto un aumento del número de clientes, ya sea que migran o que se plantean una migración de Documentum a Alfresco. Con cambios significativos en los últimos dos años, hemos decidido actualizar nuestras publicaciones a partir de 2010, así como una entrevista de cliente en el año 2011, donde presentamos algunos detalles sobre la justificación de por qué pasar de Documentum a Alfresco. En este post se presentarán algunas de las razones por las que clientes toman esta decisión.

¿Qué encontrarás en este post?

Este post no está escrito con la intención incentivarles a  pasarse de Documentum a Alfresco,  se trata  más bien  de una descripción de por qué algunos clientes están considerando esta medida. TSG fue un colaborador activo de Documentum desde 1996 hasta 2010, y sigue estando muy comprometido con la plataforma. Además nuestras soluciones se integran tanto con Documentum como con Alfresco.
Tal como se presenta a continuación, la decisión de elegir una plataforma u otra es bastante compleja e implica la consideración de razones técnicas profundas, esfuerzo en el desarrollo, costes de software, costes de mantenimiento, y otros aspectos.

Relación con los proveedores de Documentum – De la ingeniería a las ventas.

Muchos de los clientes antiguos de Documentum no están contentos con su relación con los proveedores durantes los últimos 5 años o más. La base de estos problemas en la relación con los proveedores de Documentum, tiene que ver con el gran cambio que se ha producido pasando de una cultura orientada a la ingeniería, a una nueva orientación a las ventas impulsada por Documentum.

Algunos de los indicadores del movimiento hacia las ventas son:

• Agresiva revisión de licencias - Empezamos detallando los problemas de los clientes con auditorías sobre sus licencias en 2005. Dados los cambios en el modelo de precios de Documentum, incluso los clientes que están atentos a mantener sus licencia correctas, pueden ser sometidos a auditorías de tipo “te he pillado”. El enfoque de los software de auditoría agresivos parece estar más en las ventas para un trimestre que para largo plazo. Las auditorías de licencias han dejado a muchos clientes buscando otras alternativas.

• Modelo de precios – Muy vinculado a la auditoría de software. El basar las licencias en numero de usuarios,  puede hacer que sea difícil expandir el uso de Documentum a más usuarios, así como a los usuarios a tiempo parcial internos o externos. La confusión a veces generada deliberadamente con los diferentes modelos precios de Documentum, puede ser significativa en comparación con el modelo simple de precios de mantenimiento por CPU de Alfresco.

• Compromiso con la Investigación y el Desarrollo - En los últimos años, los retrasos en lanzamientos de productos, así como la externalización de desarrollo de producto principal, han dejado a los usuarios frustrados por la falta de innovación y/o actualización de los componentes del producto de Documentum. Algunos productos, como D2, han sido vistos como una estrategia para que los representantes de ventas vendan más productos nuevos a los clientes actuales, en lugar de mejorar los productos existentes.

• División de consultoría - Documentum ha dejado de ser una empresa de software con una actividad comercial única. Ahora parece una compañía con la única pretensión de maximizar ingresos, incorporando servicios como la consultoría. Esto puede ser necesario cuando se trabaja con el SharePoint Development Framework. Como resultado, ahora Documentum compite con sus partners, consumiendo recursos que podrían ser dedicados a la innovación y o a servicios de integración.

La orientación a la ingeniería de Alfresco es muy similar a la de Documentum en los años 1990. Algunas de nuestras observaciones sobre cómo esto afecta la relación con los clientes incluyen:

• Investigación y Desarrollo - En su esencia, Alfresco es una empresa de ingeniería. Esto se puede ver en su equipo de dirección, en donde el CTO, el Chief Product Officer y el Chief Architect juegan un papel fundamental.

• Modelo de precios basado en matenimientos por CPU – Con Alfresco solo hay compromiso de pagar el mantenimiento, no existe compra de software. Como John Newton solía decir, "Tenemos que justificar los costes a nuestros clientes todos los años". La motivación "compra este trimestre"  o una auditoría de software destruiría la relación a largo plazo.

• Partners haciendo I+D- Alfresco no presta servicios de  consultoría. Se centra exclusivamente en el desarrollo de los socios innovadores que amplían la plataforma desarrollando módulos, en lugar de competir por las ventas de consultoría con los asociados.

¿Por qué no SharePoint?

Hace dos años, nos preguntamos cómo encajar Sharepoint en relación con Documentum. Tanto Alfresco como SharePoint pueden considerarse disruptores frente a Documentum.

En ese momento, pensamos qué razones importantes hacían que SharePoint y Alfresco fueran ganando terreno en el mercado de ECM,  Documentum se moviera hacia el módelo de precios actual, Alfresco tuviera su módelo de precios de mantenimiento por CPU, o porque muchas organizaciones ya  contaban con SharePoint.

En los dos últimos años, un número de factores ha dado lugar a que nuestros clientes no consideren SharePoint como una alternativa. No es que  SharePoint no pueda sustituir a Documentum, la pregunta es si debería. Algunos de estos factores son:

• Colaboración frente Records Management / Gestión de documentos – El que Sharepoint sea esencialmente una plataforma de colaboración puede hacer que sea difícil para muchos clientes poder verlo como una opción para su Records Management o Gestión Documental.

• Capacidades reducidas - Los usuarios experimentados de Documentum simplemente no encuentran todas las funciones que necesitan en SharePoint, que sí que están incluidas entre las funcionaldiades core de  Documentum. Por ejemplo, siempre hemos tenido problemas con la incapacidad de SharePoint para almacenar una versión PDF, algo que Alfresco y Documentum abarcan fácilmente, debido a su enfoque en formatos de Microsoft. (Hemos de guardarlos en formato Word).

• No es el momento de Microsoft - El éxito del Open Source, así como Apple y Google en el mercado de consumo, hace más y más difícil de justificar la mentalidad de mercado de Microsoft. A los clientes les gusta tener la posibilidad de elegir  plataformas que no sean de Microsoft y formatos que sean soportados en cualquier dispositivo (filosofía BYOD), una tendencia en informática de consumo / empresa. Cada vez más, vemos una innovación creciente en el mundo del código abierto Java a diferencia de los entornos de desarrollo controlados por Microsoft.

En base a los puntos anteriores, realmente no vemos que este sea el momento en el  que los clientes vayan a elegir SharePoint como alternativa a Documentum.