¿Valió la pena comprar este gestor documental?

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Este último año, he estado en contacto con muchos empresarios o directivos IT, pidiéndoles que me contaran su experiencia con Athento y con otras soluciones del mismo sector, preguntándoles qué los había llevado a adquirir una herramienta de gestión documental o ECM.

Me atrevería a decir que el 99% de ellos, tiene claro que necesitaban y necesitan un sistema de gestión documental, y haya salido bien o mal su experiencia con las soluciones adquiridas, el camino que tomarán siempre es hacía adelante, ninguno piensa en quedarse sin un software ECM. Por el contrario, a quienes les ha ido mal, buscan otro proveedor (razón por la cual tengo la oportunidad de conocerlos) y a los que les ha ido bien, buscan la manera de seguir ampliando y mejorando su solución.

Estos directivos no encuentran dificultad alguna en enumerar las ventajas que aporta implantar un sistema de Gestión Documental en sus organizaciones. Un 90% de ellos menciona sin titubear entre estas ventajas “ahorros en costes”. El problema, está cuando les preguntas cuánto. ¿Cuánto dinero te has ahorrado con el uso del gestor documental? Al menos un 40% de ellos no pueden contestar a esta pregunta.

Entonces viene cuando les mostramos en cuanto tiempo se han reducido o se pueden reducir sus procesos, cuanto han dejado o van a dejar de gastarse imprimiendo papeles, guardándolos, archivándolos. Las cantidades resultan sorprendentes, para mi y para el propio cliente. Por que ellos estaban convencidos de que algún ahorro tenía que haber, pues piensan que un SGD hace el trabajo más eficiente, pero no son capaces de cuantificarlo en cifras de ahorro..

La fe y la certeza de que la tecnología hace mejor los procesos de la empresa han guiado por mucho tiempo las decisiones de inversión tecnológica en muchas empresas, pero cada vez más, las directivas se preguntan por resultados cuantificables desde el principio.

Y yo lo veo bien, de hecho, lo veo excelente. Antes de pagar debes tener claro si el dinero que te cuesta la herramienta es un gasto o una inversión. Mi experiencia me demuestra objetivamente que es una inversión, pero cuanto reporta esa inversión varia de cliente a cliente y de solución a solución. Saber exactamente, a quién vas a darle tu dinero pasa por saber quién será el primero en devolvértelo.





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