Athento en CNIS 2013

La interoperabilidad es uno de los aspectos claves sobre los que se desarrolla Athento. De hecho, es uno de los objetivos del core de Athento (Athento Platform).

Pero la interoperabilidad no es  sólo una preocupación nuestra, las Administraciones Públicas están haciendo grandes esfuerzos en la materia, que para el caso de España comenzaron con la Ley 11/2007 y que han tomado forma con el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas técnicas (NTI).

Como todos los años, este febrero se darán cita en la sede de la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre de Madrid más de 200 Administraciones Públicas para debatir y compartir los últimos avances en interoperabilidad y seguridad. Athento estará también presente en el Congreso Nacional de Interoperabilidad y Seguridad -CNIS- presentando el nuevo módulo de Athento eAdministración, Athento ENI, que aporta a las Administraciones Públicas el soporte para adecuarse a las Normas Técnicas de Interoperabilidad.  Este módulo en concreto de nuestro producto Athento eAdministración ya se encuentra funcionando en la DGT.

Además de Athento ENI, presentaremos otros módulos de Athento eAdminsitración y su funcionamiento real en organismos públicos como la Diputación de Málaga. En el congreso, probablemente tengamos la suerte de escuchar a Fernando Marina, Jefe del Servicio de Informática en Diputacion de Málaga, contándonos como trabajan las administraciones para ser más interoperables y el papel que tecnologías como la de Athento pueden jugar en esta carrera de fondo.

Como adelanto, os dejamos con algunas palabras de Fernando Marina sobre nuestra solución:

"La plataforma Athento permite un nivel de independencia tecnológica, una garantía de integración, y unas funcionalidades como framework de desarrollo que nos permiten plantear desde las administraciones públicas un nuevo paradigma, basado en estándares abiertos, que facilite nuestro modelo de negocio como prestadores de servicios a la ciudadanía"

CNIS 2013
20 y 21 de febrero de 2013
Fábrica Nacional de Moneda y Timbre de Madrid
Más información en http://cnis.es/

Os mantendremos informados de las novedades del congreso.








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Yerbabuena en Canal Sur

El 20 de enero se emitió en Canal Sur, en el programa Andalucia.es, un reportaje sobre las empresas andaluzas que han decidido emprender el viaje de sus vidas y mudarse al otro lado del Atlántico.

La nuestra como ya sabéis es una de ellas. Hace poco menos de dos años decidimos hacer las Américas y constituimos una nueva sede en Silicon Valley (California), el lugar en el que se encuentran las principales empresas tecnológicas del mundo.

Para nosotros ha sido una gran oportunidad para acercarnos a mercados tan en auge como América Latina y para construir una red de colaboración con otras empresas con las que podamos compartir objetivos.

Reportaje en Andalucía.es





Ahora os dejo con nuestro VP of America, Antonio de las Nieves, que os contará un poco más sobre nuestra aventura en Silicon Valley.



Yerbabuena Software en Silicon valley from Athento on Vimeo.


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Jornadas Sanitarias: Las Nuevas Tecnologías En La Gestión Organizativa De Un Servicio De Farmacia Hospitalaria

Dentro de las jornadas sanitarias "Nuevas Tecnologías, Nuevas Formas de Trabajo", la farmacia hospitalaria del Hospital Gregorio Marañón celebrará mañana 30 de enero una serie de charlas y actividades llamadas "Las Nuevas Tecnologías En La Gestión Organizativa De Un Servicio De Farmacia Hospitalaria".

Nosotros tenemos el placer de anunciar que tendremos presencia en el  evento con dos casos de éxito de Athento eSanidad:

• Gestión documental en un Servicio de Farmacia
  Dra. Josefina González Contreras.
  Unidad de Gestión Clínica de Farmacia del Hospital Universitario Virgen de la Victoria. Málaga
• Nuevas tecnologías para la gestión del consentimiento informado
  D. Arturo Domínguez
  Servicio Andaluz de Salud. Sevilla

Como sabéis estos son dos casos de éxito de dos de los módulos que componen Athento eSanidad: Consentimiento Informado Electrónico y Farmacia Sin Papel.

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Carga de documentos mediante ficheros CSV

Hoy queremos presentaros una funcionalidad de Athento que no sólo permite la carga masiva de documentos sino que además, nos evita esperas a la hora de subir documentos al gestor.

Esta funcionalidad se consigue mediante la unión de dos plugins de Athento: Athento Hot Folder y Athento CSV Processing, y consiste básicamente en indicar a Athento mediante un archivo CSV el nombre de los ficheros que queremos subir, dónde los queremos subir, sus metadatos y su ubicación en local. Este CSV lo ponemos en un Hot Folder (una carpeta monitorizada por Athento), para que el gestor lo suba por si mismo y nosotros no tengamos que esperar a que se suban los ficheros ni subir documentos a mano.

Como veréis en el siguiente vídeo, el funcionamiento tanto de Athento Hot Folder como de Athento CSV Processing es muy simple. En el fichero CSV, siguiendo un orden definido previamente, debemos indicar todos los datos y metadatos de los ficheros a subir separados por comas y en el Athento Hot Folder sólo tenemos que arrastrar el CSV que queremos procesar. 

Athento CSV Processing está disponible para Athento y Nuxeo 5.4.2.

Esperamos que muy pronto dejéis de subir documentos de forma manual :-)



Subiendo documentos a Athento mediante CSV from Athento on Vimeo.




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El nuevo CEO de Alfresco

Nuestro partner Alfresco, una de las empresas líderes en el mundo ECM, ha cambiado de CEO. Hasta hace poco, esta posición era ocupada por Jonh Powell, uno de sus fundadores; pero ahora es el turno de Doug Dennerline, quien hasta hace poco fue presidente de SuccessFactors y quien ostentó otros cargos de importancia en Salesforce y Cisco. 

Algunas palabras de Dennerline:

"Aunque puede que en el futuro todo esté en la nube, no pasa igual en la actualidad.[...] Para ser relevantes en el mercado enterprise y mantenerse a la cabeza, una empresa debe ser capaz de responder las necesidades actuales. Alfresco ofrece una conexión para las organizaciones que quieren que sus trabajadores puedan colaborar libremente más allá del firewall y, al mismo tiempo, hacer feliz a los departamentos de IT que pueden conservar el control que la industria les exige".

Se rumorea que dentro de poco, Alfresco cambiará también de sede principal con vistas a incorporar unas 15 posiciones más en la empresa.

¿Qué relación tiene todo esto con Athento?  

Aunque estamos haciendo (y seguiremos haciéndolo)  múltiples integraciones con plataformas de "File Sharing" como Box.com, en Yerbabuena creemos que dónde Athento realmente puede aportar más valor es en el mercado de soluciones ECM. 

¿Por qué nuestra apuesta por el mercado ECM?

Porque aún quedan muchas necesidades por resolver. Aunque los grandes players del mercado ofrecen potentes plataformas, existe cierta funcionalidad relacionada con el ECM que escapa a los roapmap de sus productos o que se alejan de su conceptos.

En el caso de Alfresco, por ejemplo, aún existen muy pocas soluciones de captura que den la talla, no sólo en su integración con la plataforma, sino también en la potencia de la funcionalidad que ofrecen. Con Athento Capture estamos intentando dar una opción más a aquellos usuarios de Alfresco que no tienen este componente del ciclo del Enterprise Content Management resuelto.

Por otro lado, nuestra apuesta es ofrecer soluciones verticales para sectores como la Salud y las Administraciones Públicas, especialmente en América Latina, un mercado que ofrece nuevas posibilidades. En este sentido estamos también trabajando codo con codo con la gente de Alfresco, es especial con Raúl González, abordando proyectos en México y Perú.

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¿Por qué a los usuarios les cuesta tanto alimentar el gestor documental?

Los documentalistas suelen quejarse de lo que ellos llaman “resistencia al cambio” a la hora de hacer que los trabajadores de una empresa que antes no contaba con un sistema de gestión documental o plataforma ECM se conviertan en usuarios activos del mismo.
Tradicionalmente, la culpable de esta aprensión al gestor suele ser la interfaz del mismo u otras características que a los trabajadores de una empresa les resultan “nada prácticas”.

Si bien pueden existir diversas causas para el escaso uso del nuevo sistema, existe una causa de la que nadie habla, y que a mi juicio es la más poderosa de la escasa alimentación del gestor: los usuarios no ven el beneficio al alimentar el sistema.

Les parece más fácil enviar documentos por e-mail que compartirlos mediante el gestor, les supone menos esfuerzo meter un documento en un archivador que digitalizarlo, les parece más fácil guardar en carpetas compartidas que subirlo al gestor.

Más allá de que todas estas “pegas” de los empleados pueden ser atacadas de manera particular- por ejemplo, sincronización con WebDAV o servidor de ficheros en el caso de una fuerte costumbre del uso de carpetas compartidas- lo primero que debe hacerse es convencer a los usuarios de que alimentar el sistema tiene verdadero valor para su trabajo y ese verdadero valor no es otro que la accesibilidad de la información.


¿Cómo hacer ver el valor? 

Mostrándoles que el uso del gestor puede ser la solución si tienen una respuesta afirmativa para alguna de estás preguntas:

• ¿Tienes dificultad para encontrar un documento que recibiste o enviaste por e-mail?
• ¿Alguna vez te ha pasado que no encuentras un documento que creías tener en tu PC?
• ¿Tienes que volver sobre documentación antigua a menudo?
• ¿Te cuesta saber cuál es la última versión de un documento que habíais estado modificando en equipo?

Muchas más preguntas similares pueden hacerse, la clave, es entender – y hacer entender- que dónde quiera que haya que recuperar información es más fácil trabajar con un sistema de gestión de documentos y contenidos. Para las personas archivar en físico resulta más fácil que archivar en digital, y les cuesta mucha dificultad en ver el beneficio en “archivar por archivar”.

No olvidemos que la razón última para adquirir un sistema ECM o de gestión documental es hacer el trabajo diario con documentos de los usuarios más fácil. Los proveedores de software ECM debemos seguir trabajando para hacer las aplicaciones más usables y más parecidas a cómo funcionamos las personas, del mismo modo, los responsables de IT y documentalistas deben esforzarse por hacer ver a los trabajadores los beneficios que obtendrán en su trabajo diario con el uso del gestor.











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Athento provee un servicio de Autotagging a Box.com noticia en USMAC

Hoy nos queremos hacer eco de la notica publicada por USMAC (US Market Access Center), un centro acelerador de negocio- parecido a lo que aquí conocemos como una incubadora de empresas- que tiene una inversión alrededor de los 90 millones de dólares en start-ups y otras empresas con futuro prometedor.

Aquí os dejamos el enlace de la nota de prensa. El contenido de la nota de prensa no os es ajeno. Ya sabéis que desde el pasado mes ofrecemos nuestro servicio de Autotagging a través de Box.com. Dentro de poco, ofreceremos otros servicios, como clasificación automática desde Box.

Como sabéis, Autotagging es un plugin que usa la semántica para encontrar términos relevantes que describan el contenido de un documento y los convierte en etiquetas. Estas etiquetas facilitan la navegación a través de documentos relacionados (que comparten etiquetas).












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Gestionando las comunicaciones internas en las Administraciones Públicas

Tradicionalmente, la gestión de las comunicaciones internas se realiza en las administraciones públicas en papel. Uno de los problemas de este manejo es la escasa posibilidad de asegurarnos el alcance de las comunicaciones.

El uso del email tampoco parece una solución, dado que aunque resulta más cómodo para los usuarios, las comunicaciones por este medio generan dudas en cuanto a su validez legal.

En respuesta a esta problemática hemos incluido un nuevo módulo en nuestro Athento e-Administración llamado ECO (Electronic Communication). Vamos a enseñaros cómo funciona.

En primer lugar, hemos querido hacer su manejo lo más parecida a una herramienta que ya todos dominamos : el correo electrónico.

En ECO, tenemos pues:

• Una Bandeja de Entrada: En la que se encuentran todas las comunicaciones que le han llegado al usuario. 
• Una Bandeja de Pendientes: En la que se muestran las comunicaciones que aún no han sido leídas por el usuario 
• Una Bandeja de Salida: En la que se encuentran almacenados todas las comunicaciones creadas por el usuario

Con esta forma de organizar las comunicaciones, no sólo ganamos en comodidad para el usuario, lo más importante es que: Facilitamos en un 100% la consulta de las comunicaciones existentes con respecto a su gestión en papel. Ahondando en este propósito, Eco también incluye un buscador.

¿Cómo funciona?

Cuando un área necesita informar a un usuario, a un grupo de ellos, o a un grupo de ellos con un cierto cargo (o rol) de algún asunto oficial interno debe crear una comunicación. En ECO las comunicaciones pueden ser de dos tipos:

• Comunicación Electrónica: Para comunicaciones en las que se deben adjuntar documentos, por ejemplo un boletín oficial o un modelo. 
• Nota Interior: Son comunicaciones que no requieren ningún adjunto. La comunicación en sí misma se considera un documento.

Para dar todas las garantías legales a la comunicación, esta debe ser firmada electrónicamente antes de ser enviada. El usuario creador de la comunicación no tiene porque ser el firmante (en la mayor parte de los casos no lo es). Por ejemplo, un administrativo del Área de Ciudadanía elabora la notificación y la crea en ECO, pero esta debe ser firmada por el director del área. Mediante Portafirmas (como punto único de gestión de firmas) se gestionan las peticiones de firma para las notificaciones. Quien tenga que firmar la comunicación, una vez reciba la petición de firma de Portafirmas, usará su firma electrónica (@Firma) para firmar el documento. En este momento la comunicación pasa a un estado “Pendiente de Firma”.

Una vez firmada la comunicación, ya puede ser enviada.

Por último, antes de dar una comunicación por recibida, necesitamos saber que todos los usuarios que han recibido la comunicación la han leído (o abierto), es decir, tener una especie de “acuse de recibo”. Con ECO podemos llevar el registro de qué usuarios han abierto la comunicación y verlo en todo momento.

En el esquema siguiente podéis ver el proceso completo por el que pasa la comunicación.

Gracias al enorme empuje que están dando a la modernización de las Administraciones Públicas la administración electrónica y normas como la Ley 11/2007 o el Esquema Nacional de Interoperabilidad, todas las aplicaciones que permiten la gestión electrónica de los documentos están ganando gran protagonismo dentro de las Administraciones Públicas. ECO es sólo una funcionalidad más de Athento eAdministración que permite tratar a las comunicaciones como lo que realmente son, documentos, e incorporarlos a un proceso de gestión documental más eficiente.


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Escoger Una Solución De Captura de Documentos

Adquirir software de captura es una decisión en la que intervienen diferentes factores que limitan las opciones que tenemos. A continuación repasamos algunos de estos limitantes:

Compatibilidad con el software de gestión de documentos y contenidos

Un software de captura resuelve una gama de necesidades muy específica que va desde la obtención de documentos provenientes de distintas fuentes (papel, email, faxes) hasta el procesamiento de los mismos para la obtención de cierta información (qué clase de documentos son y datos que podemos usar de aquellos documentos).

Pero solucionar aquellas necesidades específicas no es un fin en sí mismo, sino un medio. ¿Qué vamos a hacer con los documentos? ¿para qué queríamos obtener información? Lo que quiero decir con esto es que un sistema de captura es un sistema dependiente de otros, al menos, dependiente de nuestra plataforma de gestión documental o de Enterprise Content Management.

Y esto no sólo quiere decir que comprar un software de captura no tiene sentido sino cuentas al menos con un sistema documental, sino que además, dicho sistema va a determinar en gran manera el software de captura que compres.

Las soluciones de captura más importantes del mercado desarrollan conectores para las plataformas ECM más importantes, y eso significa que al precio de la solución tendrás que añadirle el precio del conector. En otros casos, es necesario pagar desarrollos para hacer la integración, pero incluso, puede darse el caso de soluciones totalmente incompatibles.

Asegúrate pues que tu solución de captura es capaz de integrarse con tu Sharepoint, Documentun, Alfresco, Nuxeo o cualquiera que sea tu plataforma ECM, de qué manera y en cuanto incrementará esto el precio final de la solución. En el caso de Athento Capture, al ser una solución desarrollado sobre Athento Platform, la interoperabilidad con otros sistemas está garantizada.

Compatibilidad con el sistema operativo

La mayoría de software de captura corre sobre entornos Windows. Hasta hace unos años, esto no era una limitación, pero el porcentaje de market share de sistemas como Linux sigue incrementándose (1,19% en diciembre de 2012). En el caso específico de Linux, existen muy pocos sistemas de captura capaces de funcionar bajo este sistema operativo.

Considerar pues la compatibilidad del producto de captura con tu sistema operativo es fundamental. En el caso de Athento Capture, al ser una solución multiplataforma, nos podemos olvidar de este problema.

Modalidad de licenciamiento y precios

Vas a pagar por número de documentos, por número de CPUs o, simplemente, vamos a pagar una subscripción o tarifa de soporte. Dependiendo de tus necesidades, estructura tecnológica, estructura física (vas a capturar desde distintas ubicaciones geográficas), un modelo de licenciamiento te vendrá mejor o peor. Haz cálculos con un horizonte temporal amplio, ya que muchos de estos sitemas de licenciamiento implican inversiones más allá de un año.

Las posibilidades del software y tus necesidades

No todas las soluciones de captura aguantan cualquier volumen de trabajo. Kofax Capture en su versión básica, por ejemplo, está recomendado para un volumen de entre 30.000 y 100.000 documentos al año. Por otro lado, ¿qué tipos de documentos tengo? Es otra pregunta importante de considerar. Volviendo al ejemplo anterior, Kofax Capture sólo soporta formularios (documentos estructurados).

En conclusión, hay una gran variedad de especificaciones a tener en cuenta cuando se quiere elegir una solución de captura y si estas especificaciones no son observadas con extremo cuidado, podemos terminar haciendo una adquisición de un software de captura inutilizado.










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Terminada La Primera Fase Del Proyecto De Gestión Documental En La DGT

Como ya os habíamos contado en anteriores post, Athento y Nuxeo han sido elegidos por la Dirección General de Tráfico -DGT- para la implementación de su sistema de Gestión Documental. El proyecto fue nombrado “SDGD- Sistema De Gestión Documental” y cuenta con una adjudicación de 750.000€. Gracias a esta inversión, la DGT espera generar ahorros de más del millón de euros.

Ya llevamos 9 meses trabajando en este proyecto con resultados realmente gratificantes. El pasado diciembre entregamos la primera etapa de este proyecto de Gestión Documental e Interoperabilidad de la DGT.

¿Cómo se estructura el sistema documental de la DGT?

SDGD se divide en dos grandes subsistemas, el primero de ellos es el encargado de cubrir las necesidades fundamentales de Gestión de Documentos (SDGD-gd) y el segundo subsistema ofrece interoperabilidad e interconexión entre distintos sistemas (SDGD-i) con el SDGD-gd. El componente SDGD-i es crucial porque permite al sistema global cumplir con las Normas Técnicas de Interoperabilidad- NTI- y la Normativa Sobre Eliminación y Conservación de Documentos que tiene el organismo.

Nuxeo, fue elegido como corazón del SDGD-dg, es decir,  como repositorio documental y Athento Platform como núcleo del SDGD-i. Athento Platform es una plataforma similar a lo que se conoce como un Enterprise Service Bus que mediante un conjunto de servicios hace posible la comunicación entre diferentes sistemas que trabajan con documentos. Gracias al componente ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad) de Athento Platform el repositorio documental puede conectarse con las aplicaciones usadas por la administración en su labor diaria.

Presente y futuro del proyecto

El SDGD se encuentra actualmente en pre-producción. Durante los pasados 9 meses de trabajo se han conseguido avances importantísimos. Hoy por hoy, podemos decir que se ha conseguido el despliegue de la mayoría de los requisitos derivados de la aplicación de las NTI aplicables a la Gestión Documental, y su adaptación a la realidad operativa de la DGT.

Durante esta fase del proyecto se han conseguido cosas como: la implementación del Documento Electrónico con sus metadatos mínimos obligatorios, complementarios y de negocio, al igual que la implementación del Expediente Electrónico,  se ha garantizado la trazabilidad y capacidad de auditoría del sistema, el despliegue del sistema de búsquedas de documentos, y la implementación de funcionalidad de firma electrónica, establecer los mecanismos de digitalización, la administración y configuración de los usuarios del sistema, etc.

¿Qué hace este proyecto increíble?

Por vez primera en España se consigue implementar en una administración pública un sistema documental que obedece los requerimientos de las normativas de Interoperabilidad nacionales. Estas normativas son relativamente nuevas y se encuentran aún en desarrollo, pero son muy importantes porque buscan convertir las administraciones en organismos más interoperables y capaces de dar soporte con todas las garantías a la administración electrónica.

SDGD es un proyecto pionero en España que facilita las tareas de Gestión Documental, las hace más precisas y mantiene el máximo control sobre los documentos de los ciudadanos.

Ejemplo de la funcionalidad del sistema es la integración con  Google Enterprise Search -GSA-, lo que mejorará la pertinencia de los resultados de búsquedas de documentos y el tiempo de respuesta de las consultas de los funcionarios, además de:  integración con la sede electrónica de la DGT, configuración en alta disponibilidad del sistema, gestión de copias de seguridad, integración con el data warehouse de la entidad, módulo de tramitación del sistema, gestión de procesos, gestión de contenidos web, etc.

¿Cuando estará en pleno funcionamiento el SDGD?
Dentro de 9 meses, a finales del 2013,  los empleados de la DGT podrán hacer uso completo de la plataforma. Una vez terminado, el SDGD gestionará 150 millones de documentos que continuarán en aumento. 


Este post también está disponible en inglés aquí, dentro de nuestro Document Management Blog.





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El Estado Actual De La Oficina Sin Papel

 Este es nuestro primer post del 2013 y nos gustaría compartir con ustedes esta infografía que habla del estado actual de la oficina sin papel; pues a pesar del reciente auge de las soluciones de captura de documentos, herramientas colaborativas sobre documentos, y demás software que nos ayuda a trabajar con nuestros documentos en formato digital, la realidad es que la vida sin papel sigue resultando elusiva.

De acuerdo con un estudio realizado a 500 trabajadores de oficina en Estados Unidos...

• 99% de estos trabajadores aún revisan documentos en papel
• El 42% todavía utiliza el fax para enviar documentos
• El 66% afirma que comparte más de la mitad de sus documentos en formato electrónico.
• Compartir documentos Microsoft Word es el mecanismo más utilizado para colaborar sobre documentos (89,2% de los entrevistados).

Nuestra interpretación de estos datos:

• 99% de los trabajadores tienen que: extraer datos de documentos para meterlos en programas de oficina (como ERPs, Contaplus, CRMs, etc), pasar los documentos de mano en mano cuando requieren aprobación y revisión de otros compañeros, archivar documentos en archivos físicos y buscarlos en los mismos cada vez que los necesitan. Es decir, 99% de los trabajadores de oficina pierden su tiempo. 
• 42% de quienes aún envían faxes seguramente...imprimen faxes para volver a digitalizarlos y guardarlos en formatos electrónico, vuelven a pedir que se les envíe un fax por la escasa calidad del documento recibido. Es decir, este 42% de los trabajadores que envían y reciben faxes consumen más recursos de los que deberían.
• El 66% de los trabajadores de oficina conocen las posibilidades del trabajo colaborativo y con qué herramientas pueden llevarlo acabo, y aunque se mueven hacia un objetivo de "menos papel", probablemente, debido a la falta de una política corporativa sobre el papel, sigue haciendo uso de él.
• Estamos convencidos de que ese 89,2% de trabajadores que comparten documentos M. Word, se enfrentan constantemente a problemas como: documentos que se desajustan al ser compartidos, problemas para visualizarlos en algunos dispositivos, etc.

 *Esta infografía es cortesía de Nitro PDF

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