Compatibilidad con el software de gestión de documentos y contenidos
Un software de captura resuelve una gama de necesidades muy específica que va desde la obtención de documentos provenientes de distintas fuentes (papel, email, faxes) hasta el procesamiento de los mismos para la obtención de cierta información (qué clase de documentos son y datos que podemos usar de aquellos documentos).
Pero solucionar aquellas necesidades específicas no es un fin en sí mismo, sino un medio. ¿Qué vamos a hacer con los documentos? ¿para qué queríamos obtener información? Lo que quiero decir con esto es que un sistema de captura es un sistema dependiente de otros, al menos, dependiente de nuestra plataforma de gestión documental o de Enterprise Content Management.
Y esto no sólo quiere decir que comprar un software de captura no tiene sentido sino cuentas al menos con un sistema documental, sino que además, dicho sistema va a determinar en gran manera el software de captura que compres.
Las soluciones de captura más importantes del mercado desarrollan conectores para las plataformas ECM más importantes, y eso significa que al precio de la solución tendrás que añadirle el precio del conector. En otros casos, es necesario pagar desarrollos para hacer la integración, pero incluso, puede darse el caso de soluciones totalmente incompatibles.
Asegúrate pues que tu solución de captura es capaz de integrarse con tu Sharepoint, Documentun, Alfresco, Nuxeo o cualquiera que sea tu plataforma ECM, de qué manera y en cuanto incrementará esto el precio final de la solución. En el caso de Athento Capture, al ser una solución desarrollado sobre Athento Platform, la interoperabilidad con otros sistemas está garantizada.
Compatibilidad con el sistema operativo
La mayoría de software de captura corre sobre entornos Windows. Hasta hace unos años, esto no era una limitación, pero el porcentaje de market share de sistemas como Linux sigue incrementándose (1,19% en diciembre de 2012). En el caso específico de Linux, existen muy pocos sistemas de captura capaces de funcionar bajo este sistema operativo.
Considerar pues la compatibilidad del producto de captura con tu sistema operativo es fundamental. En el caso de Athento Capture, al ser una solución multiplataforma, nos podemos olvidar de este problema.
Modalidad de licenciamiento y precios
Vas a pagar por número de documentos, por número de CPUs o, simplemente, vamos a pagar una subscripción o tarifa de soporte. Dependiendo de tus necesidades, estructura tecnológica, estructura física (vas a capturar desde distintas ubicaciones geográficas), un modelo de licenciamiento te vendrá mejor o peor. Haz cálculos con un horizonte temporal amplio, ya que muchos de estos sitemas de licenciamiento implican inversiones más allá de un año.
Las posibilidades del software y tus necesidades
No todas las soluciones de captura aguantan cualquier volumen de trabajo. Kofax Capture en su versión básica, por ejemplo, está recomendado para un volumen de entre 30.000 y 100.000 documentos al año. Por otro lado, ¿qué tipos de documentos tengo? Es otra pregunta importante de considerar. Volviendo al ejemplo anterior, Kofax Capture sólo soporta formularios (documentos estructurados).
En conclusión, hay una gran variedad de especificaciones a tener en cuenta cuando se quiere elegir una solución de captura y si estas especificaciones no son observadas con extremo cuidado, podemos terminar haciendo una adquisición de un software de captura inutilizado.
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