El uso del email tampoco parece una solución, dado que aunque resulta más cómodo para los usuarios, las comunicaciones por este medio generan dudas en cuanto a su validez legal.
En respuesta a esta problemática hemos incluido un nuevo módulo en nuestro Athento e-Administración llamado ECO (Electronic Communication). Vamos a enseñaros cómo funciona.
En primer lugar, hemos querido hacer su manejo lo más parecida a una herramienta que ya todos dominamos : el correo electrónico.
En ECO, tenemos pues:
- Una Bandeja de Entrada: En la que se encuentran todas las comunicaciones que le han llegado al usuario.
- Una Bandeja de Pendientes: En la que se muestran las comunicaciones que aún no han sido leídas por el usuario
- Una Bandeja de Salida: En la que se encuentran almacenados todas las comunicaciones creadas por el usuario
Con esta forma de organizar las comunicaciones, no sólo ganamos en comodidad para el usuario, lo más importante es que: Facilitamos en un 100% la consulta de las comunicaciones existentes con respecto a su gestión en papel. Ahondando en este propósito, Eco también incluye un buscador.
¿Cómo funciona?
Cuando un área necesita informar a un usuario, a un grupo de ellos, o a un grupo de ellos con un cierto cargo (o rol) de algún asunto oficial interno debe crear una comunicación. En ECO las comunicaciones pueden ser de dos tipos:
- Comunicación Electrónica: Para comunicaciones en las que se deben adjuntar documentos, por ejemplo un boletín oficial o un modelo.
- Nota Interior: Son comunicaciones que no requieren ningún adjunto. La comunicación en sí misma se considera un documento.
Para dar todas las garantías legales a la comunicación, esta debe ser firmada electrónicamente antes de ser enviada. El usuario creador de la comunicación no tiene porque ser el firmante (en la mayor parte de los casos no lo es). Por ejemplo, un administrativo del Área de Ciudadanía elabora la notificación y la crea en ECO, pero esta debe ser firmada por el director del área. Mediante Portafirmas (como punto único de gestión de firmas) se gestionan las peticiones de firma para las notificaciones. Quien tenga que firmar la comunicación, una vez reciba la petición de firma de Portafirmas, usará su firma electrónica (@Firma) para firmar el documento. En este momento la comunicación pasa a un estado “Pendiente de Firma”.
Una vez firmada la comunicación, ya puede ser enviada.
Por último, antes de dar una comunicación por recibida, necesitamos saber que todos los usuarios que han recibido la comunicación la han leído (o abierto), es decir, tener una especie de “acuse de recibo”. Con ECO podemos llevar el registro de qué usuarios han abierto la comunicación y verlo en todo momento.
En el esquema siguiente podéis ver el proceso completo por el que pasa la comunicación.
Gracias al enorme empuje que están dando a la modernización de las Administraciones Públicas la administración electrónica y normas como la Ley 11/2007 o el Esquema Nacional de Interoperabilidad, todas las aplicaciones que permiten la gestión electrónica de los documentos están ganando gran protagonismo dentro de las Administraciones Públicas. ECO es sólo una funcionalidad más de Athento eAdministración que permite tratar a las comunicaciones como lo que realmente son, documentos, e incorporarlos a un proceso de gestión documental más eficiente.
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