Tradicionalmente, la culpable de esta aprensión al gestor suele ser la interfaz del mismo u otras características que a los trabajadores de una empresa les resultan “nada prácticas”.
Si bien pueden existir diversas causas para el escaso uso del nuevo sistema, existe una causa de la que nadie habla, y que a mi juicio es la más poderosa de la escasa alimentación del gestor: los usuarios no ven el beneficio al alimentar el sistema.
Les parece más fácil enviar documentos por e-mail que compartirlos mediante el gestor, les supone menos esfuerzo meter un documento en un archivador que digitalizarlo, les parece más fácil guardar en carpetas compartidas que subirlo al gestor.
Más allá de que todas estas “pegas” de los empleados pueden ser atacadas de manera particular- por ejemplo, sincronización con WebDAV o servidor de ficheros en el caso de una fuerte costumbre del uso de carpetas compartidas- lo primero que debe hacerse es convencer a los usuarios de que alimentar el sistema tiene verdadero valor para su trabajo y ese verdadero valor no es otro que la accesibilidad de la información.
¿Cómo hacer ver el valor?
Mostrándoles que el uso del gestor puede ser la solución si tienen una respuesta afirmativa para alguna de estás preguntas:
- ¿Tienes dificultad para encontrar un documento que recibiste o enviaste por e-mail?
- ¿Alguna vez te ha pasado que no encuentras un documento que creías tener en tu PC?
- ¿Tienes que volver sobre documentación antigua a menudo?
- ¿Te cuesta saber cuál es la última versión de un documento que habíais estado modificando en equipo?
Muchas más preguntas similares pueden hacerse, la clave, es entender – y hacer entender- que dónde quiera que haya que recuperar información es más fácil trabajar con un sistema de gestión de documentos y contenidos. Para las personas archivar en físico resulta más fácil que archivar en digital, y les cuesta mucha dificultad en ver el beneficio en “archivar por archivar”.
No olvidemos que la razón última para adquirir un sistema ECM o de gestión documental es hacer el trabajo diario con documentos de los usuarios más fácil. Los proveedores de software ECM debemos seguir trabajando para hacer las aplicaciones más usables y más parecidas a cómo funcionamos las personas, del mismo modo, los responsables de IT y documentalistas deben esforzarse por hacer ver a los trabajadores los beneficios que obtendrán en su trabajo diario con el uso del gestor.
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