Athento Suite

En el siguiente post vamos a sintetizar los rasgos generales de la suite de productos inteligentes de gestión documental y de contenidos, Athento.


Soluciones Horizontales 

Esto quiere decir que son soluciones que no han sido desarrolladas para un determinado sector, sino más bien para dar solución a unas problemáticas más genéricas. En nuestro caso, las problemáticas de la Gestión Documental y ECM.

Athento iDM
Se llama iDM porque es un Intelligent Document Management system. Athento iDM es el resultado de una nueva forma de entender la Gestión Documental y el ECM y fue desarrollado con un objetivo: Conseguir que mediante una herramienta software la gestión de documentos se haga  de la manera más próxima a como lo harí­a una persona, pero sin su ayuda. Para ello, Athento utiliza tecnologías pioneras como la semántica, procesamiento del lenguaje natural, redes neuronales y otras tecnologías. A la funcionalidad tradicional de gestión documental (control de versiones, gestión de grupos, trazabilidad del sistema, etc.), Athento incorpora funcionalidad avanzada como etiquetado semántico; pero además, permite a los equipos de trabajo mayor flexibilidad gracias al acceso a contenidos desde dispositivos móviles, aplicación de OCR, workflows,  integración con firma digital, edición on-line de documentos  y publicación en redes sociales.
Athento tiene una versión en la nube (como un servicio prestado por nuestra compañía) y una Enterprise (te lo llevas a tus servidores).


Athento Capture
Solución de captura inteligente, pionera en su campo porque ofrece total independencia del entorno tecnológico del cliente (Sistema Operativo, Gestor Documental, Bases de Datos, etc). Athento Capture  te permite sacar provecho de la información contenida en tus documentos en papel. Con Capture podrás subir a tu gestor documental (Athento, Alfresco o Nuxeo, SharePoint) grandes volúmenes de documentos sin tener que preocuparte de tareas como la extracción de datos, división de lotes de documentos o identificación y clasificación de los mismos. Estas funcionalidades son posibles gracias a que implementa las tecnologías más novedosas en materia de procesamiento de imágenes y lenguaje natural.

 Athento Platform
Todas las soluciones Athento han sido desarrolladas bajo este framework que actúa a su vez como Enterprise Service Bus, otorgando propiedades de interoperabilidad y facilitando la conexión con otros sistemas. Athento Platform permite el desarrollo de nueva funcionalidad sobre los productos de la suite o la construcción de soluciones verticales de gestión documental y de contenidos. Athento Platform incorpora más de 50 servicios que permiten hacer uso de la funcionalidad de los productos Athento desde aplicaciones de terceros.

Soluciones Verticales

Una solución vertical es aquella desarrollada para cumplir con las necesidades específicas de una industria o sector. En la Athento Suite tenemos dos soluciones verticales.

Athento e-Administración (e-Government en países no hispanoparlantes)
Esta solución fue creada para dar respuestas a las características específicas de los organismos públicos y se compone de varios módulos: Athento ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad), módulo de Gestión de Expedientes, módulo de Registro de Entrada y Salida y módulo de gestión de las comunicaciones. Ver más.

Athento e-Sanidad (e-Health en países no hispanoparlantes)
Solución orientada a hospitales y clínicas que quieren reducir de manera drástica el manejo del papel y  las tareas administrativas que de él se derivan. También se compone de módulos: Farmacia Sin Papel para la clasificación, reconocimiento y consulta de los documentos digitalizados de las farmacias hospitalarias y Consentimiento Informado Electrónico.

Para entender un poco más la Athento Suite, podéis ver esta gráfica.

 También podéis descargaros el product sheet que explíca la suite de productos Athento.





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Gestión de documentos de Calidad con Athento

La necesidad de documentar los sistemas de calidad es transversal a los requerimientos de todas las normas de calidad y se enfoca en dos aspectos fundamentales:

• La gestión de documentos del propio sistema de calidad  y 
• La gestión de los registros originados durante la diaria actividad de las organizaciones. 

Athento iDM es un sistema de Gestión Documental Inteligente que ayuda a las empresas inmersas en certificaciones de calidad con el tratamiento digital de registros y documentos, de manera que se garantice  la correcta identificación, almacenamiento,  protección, recuperación, retención y disposición de los registros y documentos de los sistemas de calidad.

¿Cómo ayuda a cumplir con los requisitos de gestión de documentos?

• Control de versiones de documentos
• Listado de documentación en vigor
• Listado de documentación externa
• Gestión de los procesos de revisión, aprobación, distribución y control.
• Gestión de archivo y versiones obsoletas
• Gestión de permisos para usuarios y grupos. Gestión de roles y ACLs.

¿Cómo ayuda a cumplir con los requisitos de gestión de registros?

Los registros son documentos que contienen la evidencia de las actividades diarias que desempeñan las organizaciones y sus resultados (ISO 9000:2005). Muchas compañías y entidades conservan sus registros en formato papel, de modo que disponer de manera rápida y fiable de estos registros se hace una tarea progresivamente más difícil. Athento iDM permite la gestión digital de dichos registros y funciona de la siguiente manera:

Athento iDM genera plantillas de registro que pueden ser utilizadas en formato papel o digital. A partir de estas plantillas se generan registros individuales que contienen un código QR con  información propia de cada registro (identificador, autor, fecha y hora de su generación y plantilla a la que corresponde). Además, Athento crea una ubicación específica dentro del gestor que es única para cada registro. Esto permite contar con el control de cuantos registros de cada tipo (plantilla) son generados.

Si los registros son utilizados en formato impreso, pueden ser escaneados y cargados de  nuevo al gestor por correo electrónico o carpetas en red. Athento se encargará de reconocer y clasificar de manera automática el registro, almacenándolo en la ubicación creada durante su generación. Además, Athento permite tener el control de aquellos registros que una vez generados, impresos y utilizados, no han sido adjuntados a su ubicación en el gestor (Registros Pendientes de Recepción). Una vez los registros sean devueltos a su ubicación, pasarán al estado Archivado.

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Yerbabuena crecerá un 80% gracias a EEUU y América

Hoy nos queremos hacer eco de esta noticia en la versión impresa del  el diario El Economista.  En la sección dedicada a Andalucía se entrevista a nuestro CEO, Jośe Luis de la Rosa.

El artículo cuenta un poco sobre las previsiones de crecimiento de Yerbabuena Software en 2013 y de nuestra estrategia para conseguirlo.

Os dejamos con el artículo:

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¿Has visto ya el nuevo vídeo de Athento?

Hoy queremos compartir con vosotros el nuevo vídeo de Athento.

En el vídeo podréis ver cuan fácil es trabajar con documentos con la nueva interfaz de Athento.

Aunque la interfaz se encuentra en modo beta, algunos de nuestros clientes ya están usándola con resultados 100% satisfactorios.

La idea con nuestra nueva interfaz es cambiar las tristes y aburridas interfaces a las que nos tienen acostumbrados los gestores documentales tradicionales.

También es posible ver en el vídeo la increíble nueva funcionalidad de Athento en materia de recuperación de información: mejoras del Autotagging, geolocalización de documentos, relaciones, etc.

Athento, understanding documents. Español from Athento on Vimeo.

Esperamos vuestro feedback ;-)

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Estado del Esquema Nacional de Interoperabilidad

A propósito del #CNIS que se está llevando a cabo ahora mismo,   queremos compartir con vosotros esta infografía del estado actual de los NIF (National Interoperability Framework- Esquema Nacional de Interoperabilidad en español) y del e-Gobierno a nivel mundial.

Es un regalo que hemos puesto a disposición de los asistentes al congreso pero que también queremos compartir con vosotros, ya que sabemos que este año va a ser el año clave de la interoperabilidad para las Administraciones Públicas. Como ya os hemos comentado en post anteriores, el próximo enero se cumple el plazo para la adecuación a las Normas Técnicas de Interoperabilidad.

La infografía, nos muestra algunos datos del proceso de adopción del ENI en España (Normas de interoperabilidad actuales, cronograma del proceso) y de la adopción en Europa (estadísticas de definición de NIF), así como datos del último informe de Naciones Unidas sobre e-Administración (United Nations E-Government Survey 2012) que se encuentra estrechamente relacionado con el alcance de la interoperabilidad.

Esperamos que os guste.

No perdáis ocasión también de descargaros el nuevo product sheet de Athento e-Administración que describe de forma resumida las características del producto.

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Carga masiva de documentos con Athento Capture

Existen muchas formas de aplicar las funcionalidades inteligentes de Athento Capture a documentos. Hoy os vamos a explicar dos de los mecanismos que pueden usarse para la captura masiva de documentos a los que habrá que aplicarles funcionalidad como identificación y extracción de datos automática.

1. Documentos provenientes del escáner

Cuando se requiere capturar documentos en papel, el mejor mecanismo es conectar Athento Capture al escáner. Esto se realiza a través de la funcionalidad de "Conexión a Escáner" de A. Capture. Esta funcionalidad sigue el protocolo estándar TWAIN y permite digitalizar desde la web directamente.

2.Hot Folder

Los documentos en formato digital pueden ser volcados a una carpeta monitorizada por Athento gracias al plugin Hot Folder. Periódicamente, Athento visita dicha carpeta y captura los documentos en ella. De esta manera, los usuarios se olvidan de tener que subir documentos al gestor. Es posible también conectar el Hot Folder con el escáner, de modo que sea el mismo escáner el que vuelque los documentos al Hot Folder.

3. Captura masiva desde la plataforma

Con Athento Capture es posible subir documentos desde un equipo a la plataforma. Sólo hay que usar la opción "Carga Masiva" y seleccionar una carpeta en local.

Una vez la subida de documentos se realiza, desde la pestaña "Documentos sin procesar" es posible procesar (identificar el documento y extraer sus datos) todos los documentos en lote o de manera individual.

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Athento se consolida en 2012 como plataforma clave dentro del marcado ECM

2012 ha sido un año de consolidación para Athento. A pesar de ser un nombre relativamente nuevo dentro del panorama del Enterprise Content Management ha conseguido meterse entre la lista de productos líderes.

Con un 21% de incremento en las ventas de producto, y a pesar de la coyuntura económica,  Athento y su creadora, Yerbabuena Software, siguen en la senda del crecimiento.

Para José Luis de la Rosa, CEO de Yerbabuena, - “Athento ha entrado en las grandes ligas del ECM por su capacidad para ofrecer a las empresas grandes mejoras en términos de búsquedas, explotación de información y generación de conocimiento”-  lo que al final, se traduce en eficiencia y ahorros para los usuarios de la aplicación.

Los datos claves de este pasado 2012 para Athento han sido:

• Crecimiento de los ingresos: Durante los dos últimos años los ingresos de Yerbabuena se han duplicado.

• Más interés: La tasa de empresas interesadas en el producto creció en 2012 un 213% y los blogs de Athento crecen en un 70% (Español) y un 154% (Inglés) en términos de audiencia.

• Nuevos clientes en Latino América: Clientes en Colombia, Perú, Chile y México han comenzado a usar Athento.

• Nuevos productos: Nueva solución de captura (Athento Capture) y una solución de gestión documental en la nube (Athento Cloud).

• Nueva funcionalidad: La nueva interfaz de Athento ya se encuentra en estado beta, los módulos de semántica y mailroom se han lanzado en versiones mucho más potentes.

• Athento usa tecnología que otros sistemas aún están estudiando. Inteligencia Artificial, Semántica, Procesamiento Inteligente de la imagen, etc.

Y ¿cuál es la clave?

Athento está en evolución constante porque en Yerbabuena Software creemos que hay una manera más inteligente de trabajar con documentos y esa manera sólo se puede encontrar: Understanding Documents.








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Recorte automático de imagenes con Athento Capture

Cuantas veces cuando escaneamos un documento el resultado es una imagen llena de blancos o de negros que no nos aportan información y que nos distraen de aquello que verdaderamente tiene importancia en la imagen.

Nuestros ingenieros han desarrollado una nueva funcionalidad para Athento Capture que permite el recortado automático de imágenes para  eliminar aquellos trozos de imagen blancos o negros que no tienen valor.

Vamos a ver el funcionamiento de esta funcionalidad con un ejemplo:

1. Introducimos la imagen de un DNI escaneado.

Como podéis observar, la información importante de la imagen no llega a ocupar ni siquiera un cuarto de la misma. Athento puede detectar este exceso de blanco o de negro en una imagen que subamos y devolvernos una nueva imagen con la información que realmente necesitamos.

2. Resultado del recorte automático de Athento Capture

Nuestro equipo está trabajando en nueva funcionalidad de mejora de imagen para nuestro Athento Capture, os mantendremos informados.










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Fesabid 2013

Este año se celebra la decimotercera edición de las Jornadas Españolas de Documentación. Archiveros, documentalistas, bibliotecónomos  y otros profesionales de la información se darán cita este próximo mayo en Toledo para discutir y difundir los últimos avances en estas disciplinas.

Llama la atención en particular, el informe que se presentará durante el Fesabid 2013, acerca del valor económico y social de los centros de información. Pero además de esta novedad, otro punto interesantísimo  este año será la feria Documat en la que podrán confluir empresas e instituciones del sector de la información en busca de soluciones comunes.

Estaremos muy pendientes de las jornadas este año. Nuestro CEO, José Luis de la Rosa, estará presente dentro del comité científico y algunos de los miembros del equipo también asistirán en calidad de visitantes.  Trataremos de trasladaros todo cuanto aprendamos en las jornadas. :-)











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Gestionando bibliotecas y colecciones con Athento

En los próximos 30 segundos os vamos a mostrar lo fácil que es gestionar libros y otros contenidos de este tipo con Athento.
Como podréis apreciar en el vídeo, ordenar un set de libros es tremendamente fácil, sólo hay que arrastrar y soltar. Para borrar un contenido, sólo hace falta arrastrarlo a la papelera.

Otra de las novedades es que no hace falta refrescar el navegador para que los cambios se hagan efectivos. Todos los usuarios conectados al sistema verán los cambios en tiempo real.

La interfaz de Athento usa tecnologías como Seam3, Richfaces 4 y JSF 2.




Managing book collections with Athento from Athento on Vimeo.










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El control como índice de éxito de un proyecto ECM

En post anteriores os hemos contado cómo medir el éxito de un proyecto de gestión documental o de Enterprise Content Management en términos financieros. Un ROI adecuado nos puede dar una señal clara de lo que ha significado la mejora de un sistema de este tipo para la organización a nivel global.

Pero llegar a una buena tasa de ROI o a un payback corto es cuestión de mantenerlo todo bien atado, es decir, es cuestión de control. Por supuesto, como en cualquier proceso estratégico, el saltarse o hacer mal alguna de las fases previas al control (planificación u organización) o la posterior (las acciones correctivas) es igual de nocivo que no controlar el proyecto.

¿Pero cómo controlar que el proyecto vaya por buen cauce? La respuesta es simple: medir.

Usuarios

• De los usuarios que se esperaba que usaran el sistema ¿cuantos lo están haciendo? 
• De los procesos de negocio que se suponía iban a estar implicados con el gestor documental ¿cuales de ellos efectivamente lo están?

Hace poco conocí un proyecto en el que la gestión documental se planificó para diferentes unidades, pero sólo terminaron haciendo uso intensivo del sistema 3 de esas unidades. ¿por qué? Probablemente se deba a un fallo en la planificación del proyecto, porque no se tuvo en cuenta las necesidades de aquellas unidades que hoy no usan el sistema, pero también a un fallo de control, porque no se tomaron medidas correctivas a tiempo para hacer el sistema más útil para dichas unidades.

Disponibilidad de la información

Para mi esto es un punto crucial. Si los usuarios no son capaces de acceder al sistema o encontrar sin mucho esfuerzo lo que buscan, no van a convertirse en usuarios frecuentes este. Así que habría que considerar cosas como:

• Tiempo de respuesta en las búsquedas 
• Porcentaje de acierto en las búsquedas 
• ¿Cuantos trabajadores acceden al sistema y desde qué dispositivos?.

Uso del sistema

Algunas personas piensan que el número de documentos en el sistema no es un buen indicador. Para mi esto depende de qué porcentaje de documentos totales se usan. Puedo tener miles de documentos en el gestor, pero lo que debo pensar es si ese dato es relevante en comparación a la cantidad global de documentos que usamos.

Otros indicadores a tener en cuenta pueden ser:

• Número de accesos al sistema 
• Número de búsquedas realizadas

Efectividad de los cambios realizados

Esto es muy importante para aquellos proyectos en los que se pretende eliminar trabajo manual. ¿Cuál es la efectividad real del sistema?

• ¿Cuantos trabajadores hay dedicados a corregir errores del sistema? 
• ¿Qué porcentaje de información se pierde?

Tener en cuenta indicadores como estos puede significar corregir las desviaciones del proyecto a tiempo y garantizar el éxito del mismo, o en definitiva, garantizar el alcance de una buena tasa de ROI.






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