Gestión de documentos de Calidad con Athento

La necesidad de documentar los sistemas de calidad es transversal a los requerimientos de todas las normas de calidad y se enfoca en dos aspectos fundamentales:

• La gestión de documentos del propio sistema de calidad  y 
• La gestión de los registros originados durante la diaria actividad de las organizaciones. 

Athento iDM es un sistema de Gestión Documental Inteligente que ayuda a las empresas inmersas en certificaciones de calidad con el tratamiento digital de registros y documentos, de manera que se garantice  la correcta identificación, almacenamiento,  protección, recuperación, retención y disposición de los registros y documentos de los sistemas de calidad.

¿Cómo ayuda a cumplir con los requisitos de gestión de documentos?

• Control de versiones de documentos
• Listado de documentación en vigor
• Listado de documentación externa
• Gestión de los procesos de revisión, aprobación, distribución y control.
• Gestión de archivo y versiones obsoletas
• Gestión de permisos para usuarios y grupos. Gestión de roles y ACLs.

¿Cómo ayuda a cumplir con los requisitos de gestión de registros?

Los registros son documentos que contienen la evidencia de las actividades diarias que desempeñan las organizaciones y sus resultados (ISO 9000:2005). Muchas compañías y entidades conservan sus registros en formato papel, de modo que disponer de manera rápida y fiable de estos registros se hace una tarea progresivamente más difícil. Athento iDM permite la gestión digital de dichos registros y funciona de la siguiente manera:

Athento iDM genera plantillas de registro que pueden ser utilizadas en formato papel o digital. A partir de estas plantillas se generan registros individuales que contienen un código QR con  información propia de cada registro (identificador, autor, fecha y hora de su generación y plantilla a la que corresponde). Además, Athento crea una ubicación específica dentro del gestor que es única para cada registro. Esto permite contar con el control de cuantos registros de cada tipo (plantilla) son generados.

Si los registros son utilizados en formato impreso, pueden ser escaneados y cargados de  nuevo al gestor por correo electrónico o carpetas en red. Athento se encargará de reconocer y clasificar de manera automática el registro, almacenándolo en la ubicación creada durante su generación. Además, Athento permite tener el control de aquellos registros que una vez generados, impresos y utilizados, no han sido adjuntados a su ubicación en el gestor (Registros Pendientes de Recepción). Una vez los registros sean devueltos a su ubicación, pasarán al estado Archivado.

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