Aunque es un grupo para profesionales de la gestión documental, sorprende la dificultad que tenemos todos al final para definir aquellas funcionalidades básicas o fundamentales que un sistema de gestión documental -DMS en inglés - debe tener.El debate surgió por la pregunta de un cliente a una comercial que ofrece soluciones de gestión documental para un sector particular. Tal vez lo que aquella cliente en realidad quería saber era lo que su producto vertical le ofrecía en comparación con un gestor documental tradicional. El problema es que nadie tiene muy claro lo que un "gestor documental normal" es - o debe ser-.
Algunas personas respondieron que no había una respuesta concreta a esa pregunta, que habría que cuestionarse acerca de lo que el fabricante entiende por "documento" y lo que entiende por "gestión".
Otros dijeron que la funcionalidad de un gestor documental iba a depender del tamaño del cliente y del precio del producto.
Las personas que trataron de ser más concretas, hablaron de funcionalidad como: flujos de trabajo, almacenamiento, recuperación, trazabilidad, previsualización, seguridad, entre otras características.
En mi opinión particular, sí que existen unas características mínimas que hacen que un DMS sea un DMS y no un sistema de ficheros, un sistema de almacenamiento on-line, u otros sistemas o servicios que los clientes pueden llegar a interpretar que tienen una utilidad similar.
En primer lugar, creo que los participantes del debate se olvidaron de un punto fundamental: "El trabajo colaborativo". Un DMS es un sistema pensado para equipos humanos, no para personas individuales.
Un sistema de gestión documental no está para almacenar documentos, cada empleado podría almacenar en su disco local documentación, el punto es que sus documentos guardados en local difícilmente les van a permitir trabajar en equipo. Aunque hiciesen uso de carpetas compartidas o servidores de ficheros, tarde o temprano se verían sometidos a problemas como: la duplicidad de contenidos, dificultad para encontrar lo que buscan, la pérdida de trabajo cuando se sobreescriben los archivos en los que varias personas están trabajando, etc.
El almacenamiento en el gestor documental aumenta nuestro control sobre el contenido, pero no es la funcionalidad fundamental por la que nos decantamos a adquirir un software de gestión documental.
Ok, entonces me diréis, -ehh, espera un momento, trabajar en equipo también lo puedo hacer con cualquier sistema de file-sharing como Dropbox-. No estamos del todo de acuerdo. Las posibilidades de trabajo colaborativo en plataformas de file-sharing dejan por fuera funcionalidades como por ejemplo: flujos de revisión y aprobación de documentos, creación de notificaciones cuando hay modificaciones de contenidos, creación de documentos de tipo colaborativo "foros, wikis, blogs", creación de anotaciones sobre documentos, control de entrada y de salida (para que entre usuarios no se sobrescriban los contenidos modificados), etc. En realidad, este tipo de plataformas se centran en la funcionalidad de "compartir de archivos" como su nombre en inglés lo indica.
Pero hay más cosas que hacen a un DMS un DMS.
2do punto clave: Manejo complejo de metadatos y tipos documentales
Las empresas suelen tener sistemas de clasificación de documentos, con tipos documentales que son claves para el funcionamiento de su negocio y que no tienen nada que ver como una clasificación por myme-type del archivo. Estos tipos documentales requieren también que se incluya soporte para ciertos datos específicos que les describen (metadatos ) y que van más allá del nombre y del tipo de fichero. Un DMS debe ser capaz no sólo de proveer soporte para metadatos y tipos documentales, además, debe ser capaz de utilizar esa información a la hora de recuperar los contenidos (soportando búsquedas avanzadas y categorizaciones de acuerdo a metadatos). A esto debe añadirse también la gestión del ciclo de vida completo de cada tipo documental.
3er punto clave: La seguridad de acceso
Esto implica tener la posibilidad de gestionar usuarios, otorgar permisos, conectar con directorios empresariales, etc. Un DMS debe haber sido pensado para garantizar que la información crítica de negocio se mantenga bajo las más fuertes medidas de seguridad. De hecho, esta es una de las críticas más severas a los sistemas de file-sharing.
4to punto clave: seguridad del contenido
Saber todo lo que pasa con un documento es obligatorio en un sistema DMS (quién lo creo, quién lo ha editado, quién lo borró y quién lo ha consultado). También es imprescindible un soporte completo de versionado. No es suficiente con crear versiones, deben poder ser restauradas y consultadas. Para que haya seguridad del contenido también tenemos que hablar de trazabilidad del contenido, de manera que podamos saber el historial de acciones sobre cada documento.
5to punto clave: Posibilidad de integración con otros sistemas ECM
Para considerarlo un verdadero sistema DMS, debe ofrecernos soporte para integrarse con otras herramientas ECM como DAMS (Digital Assets Management System -> para el manejo de contenidos audiovisuales), soluciones de captura, Records Management, etc.
Seguramente se me escapen funcionalidades concretas, pero creo que estos 5 grupos de funcionalidades son los pilares fundamentales de cualquier sistema de gestión documental.
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