Una vez ingresamos a la plataforma, nos encontramos con el “Cuadro de Mando” o dashboard, en el que se pueden ver las series documentales y los últimos expedientes y documentos creados en el sistema. Este Cuadro de Mando puede ser personalizado con nuevos gadgets, pero por defecto, series, documentos y expedientes son los gadgets que se mostrarán.
Desde el menú principal es posible la creación de expedientes. Hacemos clic en el icono de desplegar el menú (v) y clicamos sobre la opción “Nuevo Expediente”.
La navegación en Athento se basa en una serie de paneles superpuestos en los que mediante un clic es posible moverse de un panel a otro. También es posible desplazarse a través de los paneles mediante los puntos azules que aparecen en la parte inferior de la pantalla. Cada punto representa un panel.
Después de este inciso sobre la navegación en Athento, volvamos a la creación de expedientes.
La creación de expedientes y documentos en un sistema de gestión de procedimientos administrativos como nuestro módulo Athento ENI, va aparejado necesariamente a la existencia de un cuadro de clasificación documental. En este cuadro aparecerán las distintas series documentales que van ligadas a procedimientos incluidos en una clasificación. Un cuadro de clasificación sigue más o menos la siguiente estructura.
Los cuadros de clasificación sirven para contextualizar la creación de expedientes y documentos.
En el primer panel que se hace visible tras la creación del expediente (ver ilustración 4), aparecerá un formulario con campos o metadatos que nos ayudarán a describir el contenido de nuestro expediente.
El primer campo de nuestro formulario se refiere a la “Serie o procedimiento” en el que se circunscribe el expediente. Este campo es inteligente y nos ayudará a encontrar la serie que estamos buscando, sólo tenemos que empezar a escribir su nombre. Una vez que encontremos el nombre de la serie en el listado que nos propone Athento, bastará con hacer clic sobre él.
A continuación, en la siguiente imagen se puede observar un ejemplo. Vamos a buscar la serie “Matriculación Ordinaria de Vehículos”, ya que nuestro expediente tiene origen en un procedimiento de solicitud de una matriculación de vehículos.
A continuación, los campos que nos piden se corresponden con el esquema internacional Dublin Core. Finalmente, aparecen metadatos que son específicos del expediente, como Número, Fecha de Solicitud, Nombre del Solicitante y DNI del solicitante.
El campo fecha se debe rellenar usando el calendario que provee la interfaz (icono calendario al final del campo fecha).
Para hacer más entendible el proceso de creación de un expediente, vamos a seguir un ejemplo: Queremos llevar a cabo una matricula ordinaria del vehículo 7756KGJ. La persona que solicita el vehículo es Mariana García López con DNI 77848790P el 14 de marzo de 2013.
Rellenamos pues el formulario con esta información.
Una vez diligenciado el primer formulario, podemos hacer clic en el botón “Continuar” o usar el sistema de navegación de paneles o de puntos.
El siguiente panel nos pregunta si deseamos adjuntar o no un documento durante la creación del expediente. En el caso del ejemplo, no adjuntaremos ningún documento.
Una vez guardado el expediente, podemos ver todos los detalles del expediente creado. Athento nos llevará hasta él. En esta pantalla podemos ver también la fase en la que se encuentra el expediente.
Tweet Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar el Software de Gestión Documental de tu empresa, facilitando la eficiencia y las búsquedas así como los procesos de gestión de documentos y captura.
No hay comentarios:
Publicar un comentario