Formalización de un expediente electrónico en Athento ENI

En un post anterior os explicamos cómo crear un expediente electrónico, y os prometimos explicaros cómo se manejan los Metadatos Mínimos Obligatorios del expediente electrónico en Athento y su módulo ENI; así que hoy vamos a hacerlo. :-)


Para que un expediente cumpla la NTI del expediente electrónico, debe contar con: Su huella digital, índice electrónico, contenido y metadatos mínimos obligatorios. Esto se consigue mediante la formalización del expediente.
Para formalizar un expediente, volvemos al menú principal > Expediente (Ver ilustración 3), pero esta vez seleccionamos la opción “Ver expedientes”. Dicha opción nos llevará a un listado con los expedientes en el sistema.
Sólo los expedientes que aparecen con  el icono se encuentran formalizados.  Como podemos ver, el expediente del ejemplo, el 7756KGJ-2013 no se encuentra formalizado; o lo que es lo mismo, aún no cumple con las NTI.

Vamos a proceder a formalizar el expediente. Para ello, nos dirigimos al icono de desplegar menú (v) que se encuentra en la fila del expediente (extremo derecho) y hacemos clic en “Formalizar expediente”.

A continuación, se desplegará un pop-up que nos mostrará los metadatos mínimos obligatorios del expediente. En principio sólo nos mostrará el identificador y el órgano que lo ha generado. Para ver el resto de metadatos, se debe hacer clic en “Ver todas las propiedades”.  Estos metadatos son: Versión NTI, identificador, órgano, fecha de apertura del expediente, clasificación (proceso administrativo con el que se relaciona el expediente), estado e interesado.

Aunque se ofrece la posibilidad de modificar el órganos y el identificador de manera manual, estos datos vienen por defecto configurados en la herramienta. De esta manera, se facilita el proceso de formalización de expedientes a los funcionarios.

Si hacemos clic en el botón “Formalizar” se formaliza el expediente, realizando las operaciones que dicta la norma como la generación y firma del índice electrónico, además de la asignación de metadatos mínimos obligatorios.

Todos los nuevos datos del expediente pueden verse siguiendo este proceso:
1. Menú principal > Expedientes
2. Expedientes > Ver expedientes
3. Desde el listado de expedientes y sobre el expediente que queremos ver: Ver expediente.
4. Pestaña Propiedades

En la pestaña índice electrónico puede verse además el índice generado durante la formalización del expediente.










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