Creando un documento electrónico con Athento y su módulo ENI

En posts anteriores habíamos visto cómo crear un expediente electrónico dentro de Athento y su módulo ENI, también habíamos visto cómo se manejan los metadatos mínimos obligatorios para un expediente electrónico en la plataforma. Hoy vamos a ver cómo se pueden crear documentos dentro de esos expedientes que cumplan con los requerimientos de la NTI de documento electrónico.

Recordemos que esto hace posible que la gestión documental de las Administraciones  Públicas se adapte al Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Aunque en la plataforma se pueden crear documentos sin que estos sean asociados a un expediente, en el caso de los documentos electrónicos según la norma es necesario que sean contextualizados dentro de un expediente. A continuación, realizaremos un ejemplo utilizando el expediente creado anteriormente. A este expediente vamos a añadir un acta de reunión.

Nos dirigimos al menú principal: Documentos > Nuevo documento. 

Una vez ahí, se nos pedirá que escojamos la serie a la que el documento pertenece. En nuestro caso, debemos ubicar en documento dentro de los expedientes de matriculación ordinaria de vehículos.

 El cuadro se despliega haciendo clic sobre el icono de “desplegar menú” y el tipo de expediente se selecciona haciendo clic sobre una tipología de expedientes. En el caso del ejemplo, la serie que nos corresponde es la de “Expedientes de matriculación ordinaria de vehículos”. Una vez seleccionada la serie, hacemos clic en el botón continuar.
Las series contienen tipos documentales. En el siguiente panel, nos aparecen categorizaciones de documentos relacionadas con un procedimiento o serie y que, a su vez, contienen tipos documentales. En el caso del ejemplo, seleccionamos la categorización “Actas” y se nos mostrarán los diferentes tipos documentales incluidos en esa categoría. En este ejemplo, seleccionaremos el tipo documental “Acta de reunión”. Una vez seleccionado el tipo, se nos mostrará un mensaje indicándonos la selección que hemos efectuado.

 Hacemos clic en el botón “Siguiente”. A continuación veremos un panel con varias pestañas que contienen información referente al documento. Por defecto, la pestaña “Datos básicos” se muestra en primer lugar. Aquí podemos adjuntar el documento y añadir metadatos Dublin Core.
Al lado derecho de este panel se muestra además una previsualización del documento.

Para subir un documento sólo hace falta hacer clic en el botón “Adjuntar”, buscar el fichero en local y una vez se cargue en el pop-up, hacer clic en el botón “Aceptar”.
En la imagen anterior, se puede observar que hemos subido un acta de reunión siguiendo nuestro ejemplo. A continuación, pasamos a cumplimentar la pestaña “Destino”, en la que seleccionaremos el expediente en el que el documento debe guardarse.

Como se muestra en la imagen anterior, en la pestaña destino pueden verse los expedientes que han sido creados bajo la serie “Matriculaciones ordinarias de vehículos”. Siguiendo con el ejemplo, seleccionamos el expediente  7756KGJ-2013.

En un próximo post veremos cómo normalizar los metadatos mínimos obligatorios para un documento electrónico.










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