Hace unos días, en el grupo de Document Management System -en el que siempre se plantean cuestiones muy interesantes- se debatía sobre cuál era la mejor manera de almacenar, organizar y recuperar documentos. Entre las opciones disponibles se mencionaba el almacenamiento por carpetas, las etiquetas, la taxonomía y los metadatos.
Personalmente, creo que en la pregunta se confunden algunas cuestiones.
A continuación se aclaran algunas de ellas. Sé que son muchas cosas, pero vamos
paso a paso con cada una de ellas.
1. Metadatos
En un verdadero sistema de Gestión Documental, los metadatos son sencillamente -INDISPENSABLES-. No son una opción, y si tu proveedor no te ofrece manejo de metadatos es que no estamos hablando de un sistema de gestión documental. De hecho, tienen que ser la opción mínima y básica a la hora de recuperar documentos; es decir, tendríamos que poder encontrar un documento por su título, creador o fecha de modificación como mínimo. El sistema debería soportar al menos el esquema Dublin Core, pero si tenemos la posibilidad de definir metadatos específicos para tipos de documentos mucho mejor.
2. Lo que nos sirve para navegar y lo que nos sirva para encontrar
Una cosa es navegar documentos, es decir, desplazarme a través de una jerarquía de documentos y otra cosa es poder encontrar un documento directamente, es decir, sin tener que navegar. La indexación del contenido de un documento y la indexación de los metadatos nos permiten ir directamente a un documento, una estructura de carpetas nos sirve para navegar. Si sabemos en qué lugar de una estructura de carpetas puede estar un determinado documento podemos navegar hasta él. Sino tenemos ni idea -que pasa de manera frecuente cuando se trabaja con muchos usuarios y con grandes volúmenes de información- lo que necesitamos es tecnología que nos permita encontrar, no navegar.
Las clasificaciones físicas suelen servir al propósito de navegar, las clasificaciones lógicas al propósito de encontrar (aunque también pueden ser utilizadas para navegar).
3. Clasificaciones físicas y lógicas
Con un sistema de gestión documental podemos, o deberíamos poder, tener flexibilidad a la hora de organizar nuestros documentos y a la hora de accederlos.
Dentro de las clasificaciones físicas fundamentalmente encontramos la estructura de carpetas en las que vamos a almacenar los documentos. Estas carpetas pueden ser organizadas casi de cualquier manera, por ejemplo, por año de creación del documento, por tipo de documento, por departamento, o por cualquier otra característica que se adecue a la forma de trabajo de la compañía.
Las clasificaciones lógicas o virtuales no están ligadas a una estructura física, sino que son clasificaciones que toman algún criterio para generar una clasificación virtual. Por ejemplo, en un blog, podemos mostrar los post ordenados por años aunque esto no signifique que cada año tiene una carpeta en la que se guardan las entradas. Por otro lado, estas clasificaciones virtuales no están ligadas al almacenamiento, ya que perderían su carácter virtual. A lo que sí que están ligadas es a la recuperación de documentos. Son opciones que nos ofrecen los sistemas para recuperar los documentos siguiendo distintos criterios. Normalmente, las clasificaciones virtuales toman el criterio de organización de los metadatos del documento.
Por ejemplo, en el caso de Athento, tenemos las siguientes clasificaciones virtuales:
- Nube de etiquetas: Son etiquetas generadas de forma automática por el sistema que sirven para navegar por todos los documentos del sistema según términos claves que podrían describir el contenido del documento.
- Clasificaciones por temas: Estas clasificaciones suelen organizar los documentos de acuerdo al metadato “subject” o “tema” incluido en el esquema Dublin Core.
- Clasificación por cobertura geográfica: Estas clasificaciones organizan los documentos de acuerdo al metadato “cobertura” que representa el contexto geográfico dentro del que el documento es relevante.
Otras posibilidades en Athento a la hora de recuperación de documentos y aunque no son clasificaciones como tal, si que son sistemas de organización virtuales:
- Geolocalización de documentos: Implica la definición del punto geográfico en el que fue creado el documento. En Athento los documentos pueden verse en un mapa según su localización.
- Relaciones: Permiten acceder a un documento que guarda alguna relación con otros documento.
4. Taxonomía
Las taxonomías son categorizaciones hechas con base en significados relativos al contenido de documentos. Podemos tener clasificaciones físicas que sigan una determinada taxonomía y al mismo tiempo podemos tener clasificaciones lógicas taxonómicas.
Por ejemplo, en el caso de la forma en la que organizamos las facturas de la empresa:
- Las podemos organizar según el año en la que se generan o por departamento responsable. En este caso estamos hablando de una clasificación de negocio, no taxonómica, ya que no tiene en cuenta para nada el contenido de los documentos.
- Las podemos organizar de acuerdo a si son facturas por producto o por servicio. En este caso, aunque en una forma muy básica, estamos teniendo en cuenta un significado de las facturas y su contenido para categorizarlas.
En el caso de las clasificaciones lógicas, tener una categorización por tema del documento sería una forma de utilizar una taxonomía.
Las taxonomías enriquecen las posibilidades de navegación y las posibilidades de recuperación de documentos.
Como conclusión final, podemos decir que ninguno de estos métodos que han dado origen al debate de LinkedIn son excluyentes. De hecho, pocos sistemas utilizan un método en particular y de hacerlo, resultarían ineficientes. Cuantas más opciones para navegar y para encontrar nos ofrezca nuestro sistema DM, mayores serán las posibilidades de que nos resulte útil.
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