Glosario de Gestión Documental, Letra G

Glosario de Gestión Documental

GLOSARIO

G.

Gestión de Archivo

Un Sistema de Gestión de Archivos es el software  que proporciona servicios a usuarios y aplicaciones para el uso de archivos, y la única forma de que un usuario o una aplicación accedan a un archivo es a través de dicho sistema de gestión.

Los servicios que un sistema de Gestión de Archivos proporciona son los de creación, eliminación, identificación y ubicación de los archivos. Además, el sistema de Gestión de Archivos puede aplicar algún control de acceso a los usuarios.

Gestión de Contenidos Empresariales

Gestión de Contenidos Empresariales es la traducción al español de Enterprise Content Management. Es un campo más amplio que la Gestión Documental ya que se refiere también a otras fases del ciclo de vida de los documentos (su captura y distribución por ejemplo, o la gestión de records) e incluye no sólo documentos dentro de su campo de acción sino también otro tipo de contenidos como los activos digitales. En español sin embargo el término es poco usado y en cambio, para referirse a él se usa también el término "Gestión Documental". Un ejemplo de plataforma de Gestión de Contenidos Empresariales es Alfresco.

Este tipo de herramientas son muy útiles para aumentar la productividad gracias a los servicios colaborativos y a que los contenidos están disponibles en cualquier momento y en cualquier dispositivo.

Gestión Documental

La Gestión Documental existe desde que el ser humano ha necesitado registrar y documentar lo que hace, pero en la actualidad es mucho más compleja: Consiste en un conjunto amplio de normas técnicas y prácticas para la organización, almacenamiento y recuperación de documentos. Normalmente son el Estado, las organizaciones y las empresas las que establecen las normas técnicas y prácticas que se deben seguir.

Las empresas y administraciones necesitan de la Gestión Documental para controlar el alto volumen de documentos, facturas, contratos, formularios, etc, pero cada vez es más complejo y caro mantener dicha Gestión Documental si se hace en papel, lo que afecta al rendimiento, la colaboración, al gasto y también al medio ambiente.

La Gestión Documental en papel conlleva también ciertos riesgos, como la pérdida masiva de documentos debida a un incendio, una inundación u otra causa, la complejidad de llevar a cabo back-ups de los documentos, la lentitud de las búsquedas, etc.

 

Gestión Electrónica de Documentos

La Gestión Electrónica de Documentos es la evolución de los sistemas tradicionales de Gestión Documental en papel, cuyas principales ventajas son  reducir costes a las empresas, agilizar los procesos, evitar la pérdida de documentos y reducir el consumo de papel.

Athento es un sistema de Gestión Electrónica de Documentos, también conocidos de forma coloquial como gestores documentales, que tiene como característica añadida que es un sistema inteligente, lo que quiere decir que hace gran parte del procesado de manera automática sin la intervención del usuario. Un sistema como Athento lleva a cabo los siguientes procesos:

- Captura de documentos
- Colaboración
- Preservación de documentos y contenidos digitales
- Control del flujo de las tareas
- Disminución de tiempos de búsqueda
- Controlar las versiones de los documentos
- Histórico de acciones sobre el documento
- Gestionar permisos de acceso
- Gestionar documentos de forma inteligente

GNU

En 1983, un programador estadounidense llamado Richard Stallman ideó un sistema operativo libre al que llamó GNU, acrónimo recursivo que significa GNU No es UNIX.
UNIX ya por entonces era un sistema operativo popular con una arquitectura muy estable, pero no era libre.
Lo que estaba creando Richard Stallman no sólo era un sistema operativo, sino que también era todo un movimiento social, porque al crear GNU, y liberarlo como copyleft (permite la distribución libre, en oposición al copyright) bajo una licencia GPL, se creó una comunidad mundial de desarrolladores que todavía en la actualidad comparten código y desarrollan sistemas colaborativamente.

Unos años más tarde de que Richard Stallman mostrara al mundo su idea a través de internet, en 1991, Linus Torvalds, un estudiante de ingeniería de software finlandés creó, con la colaboración de muchos programadores, el núcleo Linux, que como Richard Stallman, lo publicó bajo una licencia GPL.
Posteriormente se combinaron GNU y Linux para crear un sistema operativo libre completamente funcional. Usualmente se conoce como "GNU/Linux" o "distribución Linux".

GPL

GPL (General Public License) es la primera licencia copyleft: los trabajos derivados sólo pueden distribuirse bajo la misma licencia.

GPL es la licencia más usada en el mundo del software y garantiza los derechos de los usuarios finales, permitiéndoles usar, compartir, estudiar o modificar el software licenciado bajo GPL.

Las compañías o los usuarios que distribuyen su software bajo licencia GPL lo pueden hacer gratuitamente, pero también están permitidos los usos comerciales y como herramienta de software de uso propietario.








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