Software de Captura: Lo mínimo que se le debe exigir

Hace poco estábamos hablando de qué es un Gestor Documental Normal, bueno, ahora el turno es para las aplicaciones  de captura. ¿Cuál es la funcionalidad mínima que debe prestar?

El objetivo del software de captura
Antes de meternos de lleno en el tema de la funcionalidad, es preciso repasar lo básico sobre la captura de documentos, es decir, qué es y para qué sirve.
Dentro del sistema  de gestión de contenido y documentos  empresariales o sistema ECM de una compañía (captura, gestión, almacenamiento, preservación y distribución) la captura representa claramente una entrada, insumo, input. Es la manera en la que los documentos y contenidos llegan al sistema. Sin captura, un sistema por tanto no puede crecer.

Según esta definición, captura es subir un documento a una plataforma ECM. Sí, lo es. Esta funcionalidad por sí misma no ofrece retos a ningún sistema de gestión de documentos o a ninguna plataforma ECM. La existencia del software de captura cobra vida cuando comenzamos a hablar de tener que hacer llegar al sistema ECM gran cantidad de documentos, sin importar su formato (papel o electrónico).

Muy bien, ahora ya sabemos que fundamentalmente, un software de captura tiene como objeto enviar a un sistema de gestión documental y de contenidos grandes cantidades de documentos, ¿qué capacidades mínimas nos debe pues brindar?

1. Mailroom

Estamos acostumbrados a pensar en la captura como en sinónimo de digitalización, pero esta última sólo es una parte de la captura. Los documentos en formato electrónico son hoy en día tan abundantes como hace años los eran los de papel y no podemos pedir a los usuarios que pasen horas y horas tratando de gestionarlos...o peor...que no los  gestionen.

Normalmente, si un software de captura no nos ofrece Mailroom, los empleados de una compañía tienen que verse obligados a descargar un archivo adjunto cada vez que lo reciben y subirlo al gestor. ¿Por qué no eliminar los pasos anteriores y que los documentos adjuntos se suban al gestor?

Athento por ejemplo ofrece dos posibilidades:

• Crear un tipo de documento Email folder, que se configura para conectarse con el servidor de correo y decargar los correos no leídos que lleguen a una cuenta en particular. El usuario sólo tiene que hacer clic en un botón para cargar los e-mails y estos se almacenan como documentos con unos metadatos particulares que se rellenan solos: Asunto, remitente, fecha de envío, recipientes, recipientes en copia oculta y el cuerpo del e-mail y documentos adjuntos.
• Athento Popmail que permite establecer cuentas de correo a las que se envían documentos adjuntos que se almacenarán de forma automática en el gestor (sin tener que darle clic a ningún botón porque el sistema monitoriza de forma automática el servidor de correo). Pero lo fundamental de este módulo es que permite desencadenar flujos de trabajo. Por ejemplo, si entra un documento adjunto que es una solicitud de gastos, el sistema lo envía de forma inmediata a revisión de una persona de contabilidad. Esto es sólo un ejemplo, los flujos se pueden customizar según las necesidades de cada empresa.

2. Conexión con escáner

Aquí llegamos al punto que todos conocen cuando se trata de captura, la digitalización. Como punto básico, debería poder conectar un escáner o varios con mi plataforma ECM para que me suba los documentos escaneados en formato electrónico a alguna ubicación en la plataforma ECM en la que alguien pueda después ir a organizarlos, o brindarme la posibilidad de escanear un documento suelto desde la plataforma. El punto aquí es que, como mínimo, deberíamos poder enviar de forma directa al gestor de contenidos todo lo que se escanee.

Ahora bien, esto es muy básico y deja mucho trabajo al usuario. Tener que organizar de manera manual toneladas de documentos digitalizados no es divertido. Una solución que NO nos brinde SÓLO lo básico debería ser capaz de identificar nuestros documentos y almacenarlos donde queremos que se guarden o enviarlos a quienes queremos que los revisen.

3. Indexación y entrada de metadatos

Un sistema básico debería permitirnos añadir información o metadatos sobre los documentos capturados. Como mínimo, debería ofrecernos funcionalidad de OCR para indexar el contenido de los documentos y darnos la posibilidad de completar de forma manual como mínimo los metadatos Dublin Core.

Pero claro, si tenemos muchos documentos que capturar, registrar a mano los metadatos de cada documento puede ser un infierno. Una solución avanzada de captura nos permitiría extraer datos de forma automática de los documentos y guardarla junto con ellos.

4. Exportación de documentos y metadatos

 Como dijimos al principio de este post, el software de captura existe debido a la necesidad de nutrir el sistema de gestión de documentos y contenidos. Es necesario pues que tanto los documentos en formato electrónico como los datos que hemos adquirido durante el proceso de captura sean enviados al sistema ECM. Es decir, sin conexión o compatibilidad entre el software de captura y el sistema ECM no hay caso.



En mi opinión, estas 4 funcionalidades en sus formas más básicas constituyen un software de captura, y todas las demás cosas que se añadan sobre ellas sólo tendrán como objetivo eliminar cualquier trabajo manual que deba llevarse a cabo por los usuarios, pero en sí, el objetivo de la captura
se consigue con estas 4 funcionalidades básicas.







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