Sin muchas opciones de trabajo flexible hasta que mejoremos la manera de trabajar

Internet ha potenciado un sinnúmero de posibilidades, tantas que hoy comenzamos a replantearnos el trabajo como lo hemos conocido por muchos años: en la oficina, de 9 a 5, teniendo contacto cara a cara con los compañeros todo el día y llevando con nosotros todo lo que podamos necesitar si nos toca salir.

Desafortunadamente, conceptos como el teletrabajo y los horarios flexibles no acaban de cuajar como el modelo deseado. En parte por factores culturales, pero también porque aún experimentamos problemas “técnicos” cuando intentamos hacer que la oficina sea donde quiera que nos encontremos.

La gestión documental y el ECM en general, tienen mucho que decir aquí, ya que estamos hablando de las herramientas que nos pueden aportar la base sobre la que trabajamos día a día: la información.

A continuación vamos a repasar algunos de los problemas que experimentamos y las posibilidades que debería ofrecer el software ECM.

Problemas Nº1: Comunicación

Por mucho que no queramos admitirlo, seguimos sin poder vencer las barreras de las distancias, usos horarios, etc. Nos cuesta ponernos de acuerdo con un compañero sobre lo que debería incluir cierto documento o las correcciones que deberían hacerse, y los correos electrónicos no alcanzan a comunicar todo lo que necesitamos. Aquí, los sistemas ECM deberían copiarse más del modelo de los Social Networking Sites, permitiendo funcionalidad que potencie la comunicación como el chat de Facebook, o muchas más posibilidades de compartir contenidos. Necesitamos hacer más “social” el ECM.

Problemas Nº2: Me hacen falta los papeles que dejé en el escritorio

Para empezar, es básico que los empleados puedan acceder a los mismos documentos en cualquiera de las sedes de una empresa. Es lo mínimo que se puede pedir, documentos accesibles. Pero hay que ir más allá, hay que sacar la información de cualquier contexto geográfico. Necesitamos poder trabajar desde el metro si hace falta, y para ello, las aplicaciones móviles son claves. El punto es que hasta ahora las posibilidades que nos brindan la gestión documental móvil son bastantes limitadas, ya que hay restricciones sobre la funcionalidad asociadas a la gran cantidad de dispositivos y SO y la escasez de estándares. Tiene que llegar pronto el día en que toda la funcionalidad que obtenemos en un equipo de sobremesa esté lista para ser usada desde cualquier tablet.

Problemas Nº3: Seguridad

Muchos servicios de file-sharing han venido a hacernos creer en la ilusión de que compartir información ya no es un problema en esta era, sin embargo, estas plataformas han demostrado n
o estar listas para un entorno enterprise. Los proveedores de ECM debemos pues aprovechar esta circunstancia, copiar la sencillez y flexibilidad de estos sistemas sin descuidar lo que nosotros ya tenemos bastante trabajado- entornos seguros para la información-.

Tweet Contáctanos ahora! Podemos ayudarte y mejorar el Software de Gestión Documental de tu empresa, facilitando la eficiencia y las búsquedas así como los procesos de gestión de documentos y captura.