¿Cómo hacer que los documentos que nacen en digital permanezcan en digital?

Hoy en día, la mayoría de documentos que producimos nacen en digital. Ya no escribimos cartas a mano, mucho menos facturas o recibos. Usamos nuestros ordenadores para elaborar casi todos los documentos que trabajamos. El problema es que estos documentos nacidos de forma digital, no permanecen de esta manera. 

Por ejemplo, ayer hicimos un pedido de material corporativo. Me enviaron el presupuesto vía e-mail, pero me pedían devolverlo firmado y sellado a la antigua usanza. Como resultado, hemos tenido que imprimir el documento, sellarlo, firmarlo, volver a digitalizarlo y -¡por fin!- enviarlo por e-mail.

Pero esto no sólo ocurre con los documentos. Las comunicaciones internas se envían en papel en las organizaciones, las facturas se envían en papel, etc.

A continuación, describimos algunas herramientas de los gestores documentales, gracias a las cuales, es posible que los documentos nacidos en digital permanezcan de ese modo:

• Integración con firma digital: En el caso del presupuesto, si el presupuesto hubiera sido firmado de forma digital, nos habíamos ahorrado la impresión y posterior escaneo del documento.

• Flujos de trabajo: Por ejemplo, para el caso de las comunicaciones internas, estas pueden ser enviadas en un sencillo flujo de trabajo. Los flujos permiten además generar notificaciones por correo electrónico que nos avisan de lo que ocurre con el documento y, en el historial del documento, podríamos observar si la comunicación ha sido revisada por aquellos a quienes la queríamos enviar. 

• Integración con suites ofimáticas: Una buena forma de evitar impresiones innecesarias o envíos de documentos por correo electrónico es hacer uso de integraciones con suites de oficina como Microsoft Office o Libre Office. De esta manera, los usuarios pueden crear documentos desde un programa como Word y al guardar, guardar directamente en el gestor documental. En adelante, sólo se compartiría con otros usuarios un enlace al documento original, sin tener que descargarlo y/o enviarlo por correo.

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