Gracias a distintos grupos de LinkedIn y con la ayuda de clientes y lectores del blog, hemos conseguido averiguar algunos datos interesantes sobre cómo los usuarios de gestores documentales encuentran sus documentos.
¿Cómo encuentran los usuarios sus documentos?
Los 3 mecanismos fundamentales para encontrar documentos en gestores documentales son: la navegación entre ficheros y los formularios de búsqueda. Estos segundos son sin duda alguna el método más utilizado para encontrar documentos.
Cosas que hay que saber sobre las búsquedas
En primer lugar, que cuestan dinero. Cada vez que buscamos un documento estamos invirtiendo tiempo en la búsqueda. Cuanto más rápido resuelva el sistema la búsqueda, menos costoso resulta para la empresa.
Por otro lado, un dato interesante es que más de la mitad de los usuarios intentan encontrar documentos por palabras que se encuentran dentro de su contenido. El problema es que no todos los sistemas de Gestión Documental y plataformas ECM indexan todo el contenido de los documentos.
En este sentido no parece haber un sistema de organización claramente vencedor, y es que esto es lo ideal. Como se explicaba en un post anterior, los sistemas de Gestión Documental deben ofrecer la capacidad de mezclar categorizaciones virtuales como físicas para que los usuarios tengan más opciones y mayor rendimiento.
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