La localización de los documentos en proyectos de digitalización

Cuando trabajamos en proyectos de digitalización en empresas o instituciones grandes, es posible que nos encontremos con que la documentación a digitalizar no se encuentra en una única ubicación geográfica. La localización de los documentos a digitalizar es crucial para determinar los costes del proyecto y la distribución de los recursos humanos y tecnológicos.

Cuando los documentos se encuentran en distintas localizaciones, las empresas deben decidir si los documentos han de procesarse en una ubicación centralizada o en aquellos lugares en donde se genera. El caso más claro es el de los bancos. Un banco puede decidir si enviar a la oficina matriz todos los documentos que se generan en las distintas sucursales, o si cada sucursal debe procesar sus documentos, cómo han de llevarse hasta el centro de procesamiento -en papel o ya en formato electrónico-, etc. Las opciones que tienen las empresas son varias:

• Captura distribuida: La captura distribuida implica que los documentos son escaneados y procesados en el punto de origen -en el caso de los bancos, en cada sucursal- . Este sistema permite ahorrar costes relacionados con el transporte de la documentación. Además, es muy frecuente que los proyectos de captura distribuida no impliquen empleados dedicados exclusivamente a la tarea de escanear documentos. Estos procesos no suelen requerir siempre  tecnologías de separación de lotes de documentos, ya que la digitalización de los documentos no suele realizarse de un solo golpe, sino de manera distribuida y conforme se van generando los documentos. Ahora, dependiendo del software de captura de documentos que elijamos, esto puede salir algo costoso. Pensemos que no estamos hablando de un programa de captura de documentos web-based, sino de un programa de escritorio. Esto supone que tengamos que tener un programa de captura en al menos una CPU  cada uno de los puntos desde los que vamos a digitalizar. Muchos de los proveedores de software de captura cobran por CPU, lo que significaría unos costes elevados del proyecto. Los sistemas de captura web-based, que se albergan en un servidor (propio o de un proveedor cloud), permiten que mediante conexión web se pueda acceder al sistema desde distintos puntos y que la carga de trabajo se distribuya en diferentes puntos. Puede que por cuestiones de volumen de trabajo se necesiten varias instancias del software funcionando, pero nunca tantas como en el caso de las aplicaciones de escritorio.
• Captura centralizada: Las empresas que quieren llevar a cabo proyectos de digitalización centralizados, escogen uno o varios pocos puntos geográficos en los que se procesará el total de la documentación que se ha generado en todos los distintos centros de trabajo (sucursales, oficinas, etc.). Estos centros de digitalización centralizados, albergan el software y las personas dedicadas al proceso de digitalización. La digitalización de documentos se hace de forma masiva dado los volúmenes de documentos, por lo que suele requerirse personas dedicadas a los escáneres, a los mecanismos responsables de la separación de lotes de documentos, de la validación de la información capturada, etc. Además, implica que se tengan que asumir costes de transporte si la documentación se envía en papel al centro de digitalización o que se busque un mecanismo para hacer llegar la documentación en formato electrónico al centro (Escanear a CDs por ejemplo). Los defensores de este tipo de digitalización, defienden que es más económico tener y mantener un sólo centro de procesamiento (menos escáneres, menos instancias de software, etc.).

Tipo	Pros	Contras
Centralizada	Ideal si sabemos que todos los documentos van a llegar a un único punto geográfico. Alta calidad de documentos ya que la digitalización se hace siguiente procedimientos y buenas prácticas por un único equipo humano.	Posibilidad de pérdida de la información en transporte de documentos. Tardamos en tener la información disponible varios días (esperar a que llegue al centro de digitalización y que se procese). Requiere más mano de obra, lo que compromete la seguridad de la información.
Distribuida	Rapidez en el acceso a la documentación. Ahorro en costes de transporte y mano de obra. Previene posibles pérdidas de documentación derivadas del transporte de la misma.	Requiere mucha más flexibilidad, escalabilidad y control. El sistema debe garantizar alta disponibilidad. La calidad de los documentos puede no ser tan alta como el los proyectos centralizados.

De cualquier manera, las empresas deben evaluar sus procesos de trabajo y condiciones particulares antes de definir qué método de digitalización les resulta más benéfico. Incluso, muchas proyectos de digitalización manejan soluciones híbridas que combinan captura centralizada con distribuida.


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