¿Por qué las empresas emprenden procesos de digitalización y captura?

El interés en proyectos de digitalización continua una tendencia creciente. Pero no simples proyectos de 'escaneado masivo' que es como normalmente pensamos en digitalización. De hecho, esta parte del mercado de la gestión documental se encuentra en retroceso. Según PwC se espera un crecimiento negativo con un TCAC de -5% a -3% en 2010-2015 para este negocio ("Libro Blanco de Gestión Documental 2011"). La principal razón que nos ofrece esta consultora para explicar el retroceso de este segmento es que las Administraciones Públicas -quienes tradicionalmente han sido quienes han liderado las necesidades de digitalización de documentos antiguos- han dejado de demandar estos servicios debido a los recortes. 

Las empresas públicas y privadas están interesadas hoy en día en proyectos que ofrezcan verdadero valor a sus procesos de negocio y ese 'valor', sin duda se encuentra en poder automatizar procesos para ahorrar costes de tiempo o de mano de obra. La digitalización en sí misma, no ofrece estos beneficios. Es aquí en donde aparece el software de captura de documentos, que permite la obtención de información de documentos para ser utilizada en el desencadenamiento de procesos automáticos.

Conocimiento, productividad y reducción de costes son pues los motores que guían el auge de proyectos de digitalización  "inteligente". Así lo certifica también la AIIM en su estudio "The Paper Free Office – dream or reality". Según dicho estudio, la principal razón por la que las empresas emprenden procesos de digitalización y captura es para aumentar la capacidad de búsqueda de información dentro de sus documentos, lo que se encuentra relacionado con la Gestión del Conocimiento. Varios motivos esgrimidos por las empresas, tienen relación también con el tema de la reducción de costes (utilización de fungibles, espacio de almacenamiento) y la mejora de procesos (productividad).

En el siguiente cuadro podéis ver por vosotros mismos estas razones que guían el emprendimiento de proyectos de digitalización y captura.

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