Buenas prácticas: 4 claves para reducir el uso del papel en la empresa

Muchos profesionales han dado su guerra con el papel por perdida. Es cierto que llevamos demasiados años hablando de la oficina sin papel pero que esta sigue siendo una realidad esquiva. Tal vez, la mejor estrategia es ir poco a poco, cambiando pequeñas cosas que permitan a nuestros trabajadores del conocimiento realizar sus labores en digital de manera progresiva:

1. Extiende el concepto de la oficina sin papel a
   
   todo nivel: Analiza dónde se originan los documentos o cómo puedes contribuir a que ese proceso se haga directamente en digital. No mires a tu empresa como un lugar o lugares físicos bien delimitados, considera que donde quiera que haya alguien de tu compañía trabajando (por ejemplo tu personal de ventas o de distribución) está tu empresa.


2. Realiza una definición conceptual de cuales son tus principales tipos documentales y la información que de ellos te interesa: Suele ocurrir que para un mismo tipo documental, por ejemplo las facturas, estéis manejando diferentes metadatos en cada subtipo. En el caso de las facturas, por ejemplo, para cada proveedor estáis manejando metadatos distintos, aunque en teoría todas son facturas y deberían tenerse en cuenta los mismos metadatos. Esto dificulta los proyectos de digitalización y extracción de datos y, probablemente, os quita tiempo averiguando información que no vais a usar de forma posterior.


3. Identifica los procesos claves para empezar: No vayas a por todos tus procesos inmediatamente. Es una utopía pensar que hoy estamos trabajando con documentos en papel y a partir de mañana no vamos a ver un sólo papel en nuestras instalaciones. Empieza por esos procesos que tienen un hard ROI (ROI directo), es decir, aquellos en los que vas a ver resultados medibles y no sólo sensaciones  o beneficios difícil de cuantificar con la reducción de riesgos. Obtener mejoras de tiempo de respuesta a clientes, por ejemplo, es un beneficio cuantificable que puede servir de evangelizador a lo largo de todos los departamentos.


4. Políticas claras y explícitas: ¿Qué imprimir? ¿hasta qué volumen? restricciones de retención de documentos, plan de almacenamiento (lista de documentos que deben necesariamente almacenarse en papel y lista de aquellos que pueden conservarse en digital, cómo se van a almacenar, etc.). Estas políticas deben implicar la cargos concretos que sean responsables de seguir el cumplimiento de las políticas y de su difusión a todo el personal.