¿Es posible dentro de la misma herramienta -Athento-, configurar y orquestar workflows y no únicamente integrarse con workflows ya existentes? [FAQs]

Esta pregunta nos la hace Francisco Nazario Santiago de México.

Manejo de Workflows de Revisión o Aprobación

Dentro del módulo de captura de Athento no se manejan workflows como tal, esto se realiza en el módulo ECM. El módulo de captura se encarga de ser esa entrada de los documentos -ya sea vía captura de e-mails, monitorización de carpetas, subida de documentos desde la propia plataforma, captura desde Dropbox, captura desde un sistema ECM, etc-al sistema de gestión documental y de obtener información relevante de ellos. Es decir, una vez capturados los documentos, clasificados y sus datos, los documentos deben ser enviados a un sistema de gestión documental electrónico, que puede ser el propio módulo ECM de Athento o cualquier repositorio (SharePoint, Alfresco, Nuxeo, OpenText, etc).

Desde el sistema ECM se pueden configurar workflows. En el caso de Athento ECM, se pueden configurar flujos de trabajo de revisión y/o aprobación desde la propia interfaz de la plataforma.

Abajo podéis ver un ejemplo de cómo se configuran estos flujos de trabajo.

Los flujos pueden ser en paralelo o en serie, o lo que es lo mismo, varias personas revisando el documento al mismo tiempo -sin que importe el orden en que lo hacen- o revisiones en secuencia en las una persona no puede revisar el documento si otra no lo ha hecho antes. A continuación podéis ver un vídeo de cómo se configuran los workflows.

Por defecto, sin ninguna parametrización, ni sobre coste alguno, los usuarios de Athento ECM pueden hacer uso de esta funcionalidad.

Flujos de trabajo de negocio 

Estos flujos de trabajo están adaptados a las necesidades particulares de tu negocio. Normalmente son flujos de trabajo complejos, que incluyen múltiples caminos de decisión y diversos individuos involucrados en el proceso.

Estos flujos de trabajo requieren la modelación del flujo y posteriormente, su incorporación a la herramienta ECM. Tienen que ser estudiados, analizados y puestos en marcha. Las aplicaciones de Athento están construidas sobre un framework de desarrollo que contempla el diseño e implementación de estos flujos de trabajo. Concretamente, el corazón de Athento permite el uso de un servicio de alto nivel llamado "Athento workflow". Este servicio permite trabajar con flujos de trabajo en JBPM5 y Drools y que permiten definir tareas, actividades, reglas y fases en flujos de trabajo totalmente customizados. Para más información de lo que se puede hacer con Athento, puedes leer el post de la integración con Drools. También es posible trabajar con flujos con Athento y Bonita.

Aunque Athento ECM viene preparado de base para el manejo de flujos de trabajo complejos, este tipo de flujos de trabajo requieren parametrizaciones y ajustes a la situación particular del cliente, por lo que no vienen incluidos en la versión por defecto y requieren de la contratación de horas de desarrollo.