Enterprise Content Management y Gestión del Ciclo de Vida de los Contenidos. Parte 1

Hoy vamos a entrar en un debate conceptual y a explicar un poco más sobre los conceptos primarios sobre los que se fundamenta el universo del ECM.

El primer concepto fundamental de entender es el del ciclo de vida de los contenidos.

 Los documentos y otros contenidos o activos digitales tienen un ciclo de vida dentro de las organizaciones. Este ciclo de vida empieza cuando se crean o se reciben nuevos documentos y hasta su final destrucción o almacenamiento permanente. Suele definirse un ciclo de vida como los diferentes estados de publicación del contenido, aunque es un concepto un poco más profundo que implica la manera en la que los usuarios se relacionan con el contenido (si se conserva sólo por exigencias legales, si se consulta constantemente, si el documento está vivo -en cambio-, etc.).

La gestión adecuada del contenido a través de todas sus fases garantiza la adecuada preservación de la información del negocio y la capacidad de las compañías de explotar esta información.

La disciplina que se ocupa de este ciclo de vida se denomina Enterprise Content Management -ECM-, o gestión documental, como se le conoce en castellano. El ECM es un universo que comprende muchas otras disciplinas que tradicionalmente se han encargado por separado de el manejo de los contenidos digitales empresariales en cada una de sus fases. Estas fases se conocen como: Captura -Capture-, Gestión -Manage-, Almacenamiento -Store-, Preservación -Preserve- y Distribución -Deliver-.

Poster ECM-101 / AIIM - Bryant Duhon

• Captura: Se refiere a la entrada de documentos en el sistema de información. Cuando la captura es inteligente se obtiene información automática de los documentos antes de que entren al sistema. 
• Gestión: Implica el movimiento y la circulación de los documentos, así como la explotación y utilización de la información contenida en ellos. 
• Almacenamiento: Esta fase se refiere a dónde se guardan los documentos o contenidos digitales y la capacidad que tenemos para recuperarlos. Preservación: Se trata de la conservación y archivo a largo plazo de los contenidos digitales. 
• Distribución: Se trata de la integración del sistema ECM con el resto de aplicaciones de negocio o con el sistema completo de información de la empresa. Son los mecanismos que tenemos a disposición para hacer llegar el contenido a quienes tenga que llegar y a través de los medios adecuados. 

En el siguiente post, veremos como cada una de estas disciplinas hacen uso de diferentes herramientas software y la aplicación de un sinnúmero de tecnologías distintas.