Los Trabajadores de la Información Hartos de Buscar Documentos

Tal como lo comentábamos unos meses atrás  en una infografía de elaboración propia sobre las búsquedas en gestores documentales, las búsquedas de documentos siguen siendo una preocupación y un factor de ineficiencia en la labor diaria de los trabajadores de la información. 

Hoy queremos compartir la infografía de SearchYourCloud que va en la misma línea y que nos trae interesantes datos recopilados mediante un estudio a más de 300 trabajadores en UK y en USA:

• En su labor diaria, los trabajadores de la información realizan hasta 8 búsquedas para encontrar el documento que están buscando.
• Sólo 1 de cada 5 búsquedas arroja el resultado correcto a la primera.
• 57,56% no pueden buscar los documentos de trabajo desde sus dispositivos móviles.

Una razón más para que las aplicaciones ECM sean inteligentes

La problemática de localizar y recuperar información tiene que ver mucho con la capacidad de las aplicaciones ECM y de gestión documental de ser inteligentes. Por su naturaleza, estas aplicaciones nos ofrecen un potente mecanismo de búsqueda: los metadatos.

Sin embargo, la realidad es que aunque estas aplicaciones ofrecen la posibilidad de asociar metadatos a los documentos, dichos metadatos en la mayoría de los casos tienen que ser rellenados de forma manual. Como resultado, los metadatos terminan sin ser completados y la potencia que ofrecen esos sistemas se pierde.

Una de las soluciones a este problema pasa por la captura inteligente de datos que hace que sean las aplicaciones y no las personas quienes tengan que rellenar los metadatos, como en el caso de Athento.

Pero existen varias funcionalidades inteligentes capaces de hacer más fácil la vida de los trabajadores de la información cuando buscan documentos. Aquí os dejamos algunas de estas funcionalidades en el caso de Athento:

• Autoetiquetado Semántico: El sistema extrae términos claves de los documentos (tags) para que navegando a través de ellos los usuarios puedan acceder a los documentos que contienen dicho tag. Podéis ver esta funcionalidad de Athento en este vídeo que muestra su integración con Box.net.
• Relaciones entre documentos:  Son relaciones automáticas que se construyen cada vez que los documentos comparten un mismo metadato y su mismo valor. Por ejemplo, si subimos dos documentos, un diploma de un titulo universitario y un DNI y los dos documentos tienen un metadato "número DNI" cuyo valor el coincidente, el sistema automáticamente construye una relación entre ellos, de modo que desde uno podamos acceder hacía el otro y viceversa.
• Indexación Full-Text del contenido de los documentos: Aquí la funcionalidad OCR juega un papel fundamental, ya que nos permite que las búsquedas incluyan no sólo metadatos como el título de un documento, sino el propio contenido.