
martes, 30 de diciembre de 2014
viernes, 14 de noviembre de 2014
Gestión del ciclo de vida de Facturas con Athento
- Reconoce el proveedor de la factura.
- Extrae metadatos relacionados con la aprobación del gasto.
- Organiza dentro del gestor documental la factura donde corresponde según su tipología.
Ciclo de Vida de Facturas Cubierto con Athento from Athento on Vimeo.

jueves, 23 de octubre de 2014
Gestion de Expedientes Legales-Laborales con Athento
Me gustaría compartir con vosotros la presentación y el vídeo utilizados durante el webinar:
Gestión de Expedientes Legales-Laborales y Gestión Documental from Athento on Vimeo.

miércoles, 15 de octubre de 2014
Obtener metadatos de fuentes externas con Athento
- CIF/VAT/ROOT o número de identificación fiscal
- Total de la factura
- Periodo de facturación.
Por otro lado, tenemos un fichero CSV (Comma Separated Value) que contiene una serie de registros o filas. Las columnas del CSV son:
- CIF/VAT/ROOT
- RAZON SOCIAL
- DIRECCION
- CONTACTO
- TELEFONO EMAIL
Lo que sucederá en el vídeo, es que el Smart Engine de Athento buscará el valor del metadato CIF/VAT/ROOT que ha extraído de la factura de teléfono en la columna CIF/VAT/ROOT del fichero CSV. Una vez que encuentre la coincidencia, relacionará los datos de la fila con el fichero físico de la factura.
El procesamiento del fichero CSV lo hacemos desde el backend del SE de Athento:
- Creamos un CSV File que incluye el fichero, el carácter separador de los datos, y la columna clave.
- Acto seguido le decimos a Athento que procese ese fichero y que guarde en su base de datos las filas del CSV o registers.
- A continuación, le decimos a Athento que extraiga los valores para la columna clave y que lo guarde como Id1, que será el campo con el que hará el matching.
- Finalmente, le damos a Athento la orden "Match Metadata" que significa que encuentre la coincidencia entre un metadato extraído del texto y una fila del CSV.
La última parte de la demostración, enseña cómo desde el front-end de Athento le pedimos que nos muestre los registros desde la propia factura.
Esperamos que os ayuda gustado esta funcionalidad de captura de documentos de Athento.
Importación de Metadatos Desde Bases de Datos Externas from Athento on Vimeo.

martes, 14 de octubre de 2014
Diferencias entre las modalidades Cloud e In-house de Athento [FAQs]
- El cliente debe tener la infraestructura (hardware y software) necesaria para albergar el producto. Pueden ver los requisitos técnicos aquí: http://doc.athento.com/xwiki/bin/view/Athento+Platform/Ficha+tecnica#HRequisitosmEDnimos
- El pago es anual
- El precio incluye: implantación del producto y programa de soporte.
- El programa de soporte es la diferencia entre las distintas opciones. Tenemos opciones desde los 5.500€. http://www.athento.com/athento-in-house/precios/ Pueden ver los precios en el anterior enlace. La segunda tabla describe las coberturas de soporte.
- Usuarios y almacenamiento dependen directamente de la arquitectura del cliente, por lo que Athento no pone restricciones en este sentido.
- El cliente no necesita tener nada instalado.
- El pago es mensual (aunque tenemos descuento por pago anticipado del año).
- El precio incluye: soporte y uso del producto. El uso del servicio es 365 días al año las 24 horas.
- La diferencia entre las distintas opciones es el número de usuarios que pueden usar el producto y el tamaño de la información. Tenemos opciones desde 99€ al mes (1.200€ al año). Los precios de Athento en su modalidad Cloud pueden verse aquí: http://www.athento.com/athento-cloud/precios/
- El soporte del producto va incluido en la mensualidad.

martes, 7 de octubre de 2014
Calendario de Webinars Octubre 2014
- Impiden una visualización holística de la información.
- Impiden el acceso a datos clave.
- Facilita la aparición de duplicidades.
- Complica el mantenimiento de los datos.
- El acceso a los datos se ve mucho más limitado por situaciones como la existencia de datos en aplicaciones obsoletas
- Las empresas tengan documentos en diversas aplicaciones
- Las empresas no puedan acceder a los documentos y a la información relacionada con ellos, ya que los documentos se encuentran por un lado la información por otro.
- Deben consultarse varias aplicaciones para obtener la información al completo.


- Captura
- Almacenamiento
- Gestión
- Distribución
- Conservación
- Captura: Extracción, clasificación y categorización automática de documentos.
- Almacenamiento de documentación.
- Gestión: flujos de trabajo, versionado, histórico, posibilidades de colaboración, etc.)
- Distribución: Servicios web que permiten utilizar la información de contenida en Athento de forma bidireccional.
- Conservación: Calendarios de conservación.


lunes, 6 de octubre de 2014
Vídeo: Gestión Documental Vs File-Sharing
- Razones de la aparición y auge de aplicaciones de File-Sharing
- Estadísticas de uso actuales de este tio de aplicaciones en el ecosistema empresarial
- Puntos fuertes y débiles de este tipo de aplicaciones frenta a aplicaciones de Gestión Documental.
¿Por qué un Gestor Documental en la nube y no una herramienta de File-Sharing para los documentos de mi empresa? from Athento on Vimeo.

miércoles, 1 de octubre de 2014
El ECM Autónomo

Con las soluciones ECM actuales los usaurios tienen que "conducir" para llegar a cualquier lugar al que quieran ir:
- Los tipos documentales deben ser creados (en la mayoría de los casos, codificados)
- Lo mismo ocurre con los metadatos, tipos de metadatos, esquemas, diseños, etc l
- Deben ser los usuarios quienes definan toda la jerarquía y la estructura de su organización documental
- Y, como si fuera poco, los equipos en las empresas tienen que ponerse de acuerdo para crear una estrategia efiiente para explotar el software ECM que adquieren.
:-)
Muchos expertos calificarían el mercado ECM como maduro, pero hasta que no tengamos verdadera automatización, podremos compararlo con la industria de coches conducidos manualmente.
El software ECM actual carece de los elementos para conseguir el reto del "ECM sin conductor":
Un mapa de alta definición del tipo de documento, metadatos y las características de los documentos.
Un paso importante para este hito nos llevará a través de un profundo proceso de "ingeniería de características" de los documentos que nos dará como resultado una "base de conocimiento" de la que los ECMs actuales podrían tomar la información para proponer a los usuarios tipos de documentos, metadatos y configuración general, además de permitirles reutilizar la información con la que ya cuentan.
Un buen radar para medir la distancia (y otras cosas) de documentos, metadatos y características.
Durante las operaciones que los sistemas de ECM realizan, en muchos casos debe responderse la pregunta "¿son estos documentos el mismo tipo de documento?", "En qué se parecen?", "¿Tienen el mismo valor para algunos metadatos?". La industria de la ECM, aún carece de un estándar en algoritmos de comparación, soluciones y estándares.
Un telémetro láser muy preciso para modelar el mundo real en torno a un documento.
Esto es lo que hoy llamamos "Sistemas de Análisis de documento". Hay un trabajo realmente increíble hecho en esta área, pero la única solución que parece industrializada es el OCR. Para el reconocimiento de diseño, detección de idioma, decodificación y algunas otras características, hay soluciones, pero ninguna de ellos realmente llegan a ser un hito todavía.
Algunos instrumentos para decidir a dónde ir y qué hacer con los documentos.
Los mundos ECM y BPM tienen un romance permanente con algunos altibajos. Hay flujos de trabajo muy complejos en la naturaleza de ECM. Estos flujos no son complejos debido a los elementos que interactúan, las cuestiones de seguridad, los usuarios externos e internos, las actualizaciones de metadatos, tareas y muchos efectos secundarios que aparecen cuando un documento pasa de un estado a otro.
La industria ECM realmente necesita crear una "experiencia sin conductor" en este sentido. Los usuarios necesitan contar con flujos de trabajo existentes, que los ECM les sugieran un flujo de trabajo a utilizar, una ruta a tomar. Imaginemos a nuestro software ECM diciéndonos "Esta es una factura, ¿quieres enviarlo al departamento de contabilidad?"
Una granja remota de ordenadores para hacer las tareas complejas
El coche sin conductor ha sido posible gracias a muchas de las tecnologías que existen actualmente y una de ellas es la capacidad de distribuir la realización de tareas complejas (computación distribuida). Si el coche sin conductor lo a conseguido hoy en día, el mundo ECM debe hacerlo ahora. Algunas de las características "inteligentes" que esperamos de un ECM sin conductor realmente requieren una cantidad enorme de procesos informáticos, un montón de procesamiento de imágenes, un montón de procesamiento de texto, un montón de aprendizaje automático. Todos estos procesos hay que distribuirlos. El mundo ECM, necesita un estándar para deshacerse de las tareas pesadas y centrarse en la experiencia del usuario sin conductor.
Como veis, la automatización real está todavía muy lejos del software ECM actual, ¿cuánto tiempo va a tomarnos poder ver el ECM sin conductor?
Autor:
José Luis de la Rosa
CEO de Athento
Originalmente publicado en LinkedIn: https://www.linkedin.com/today/post/article/20140928032911-20091897-the-driverless-ecm

viernes, 26 de septiembre de 2014
El mercado cloud de gestión documental alcanzará un 30% de crecimiento en los próximos 3 años
Os vuelvo a compartir el vídeo del webinar.
Webinar Gestión Documental en Cloud Computing: Beneficios y Opciones from Athento on Vimeo.

miércoles, 24 de septiembre de 2014
¿Cómo acortar mi proyecto de digitalización y sus costes en un 30%?
Ya tenemos disponibles el vídeo y la presentación del webinar de ayer. En este webinar exploramos cómo tradicionalmente se distribuyen los costes de proyectos de digitalización y su relación con la duración de este tipo de proyectos. Vimos también cómo se pueden reducir tanto los costes como la duración mediante la automatización de tareas relacionadas con la captura de documentos.
Os dejamos la presentación:
Y el vídeo:
¿Cómo acortar la duración de mi proyecto de digitalización y sus costes en un 30% ? from Athento on Vimeo.

martes, 23 de septiembre de 2014
Indicadores Importantes Para Automatización de Facturas Pendientes de Pago

Las más importantes a tener en cuenta:
Métricas de Operaciones
- Promedio de tiempo de procesamiento total de una factura (en horas de trabajo)
- El costo promedio de procesar una factura (costo de las horas de trabajo)
- Número de facturas procesadas por cada miembro del personal
- Porcentaje de facturas que se procesan sin ninguna intervención humana
- Porcentaje de pagos duplicados
- Porcentaje de pagos efectuados a tiempo
- Porcentaje de excepciones
- Porcentaje de facturas electrónicas vs facturas físicas
- Número de quejas de proveedores
- Número de discrepancias, disputas o querellas con proveedores
Métricas Financieras
- Mercancía recibida pero no facturada
- Pendientes de pagar
- Valor de descuentos por pronto pago recibidos vs descuentos perdidos.

lunes, 22 de septiembre de 2014
Webinar: ¿Cómo acortar la duración de mi proyecto de digitalización en un 30%?
- Costes relacionados con el control sobre la digitalización (cómo vamos a digitalizar, control de calidad sobre la digitalización, etc).
- Costes relacionados con creación, catalogación e indexación, etc.
Barcelona (Spain - Barcelona) Martes, 23 Septiembre 2014, 17:00:00
Bogota (Colombia) Martes, 23 Septiembre 2014, 10:00:00
Santiago (Chile) Martes, 23 Septiembre 2014, 12:00:00
Mexico DF (Mexico- Mexico DF) Martes, 23 Septiembre 2014, 10:00:00
Lima (Peru - Lima) Martes, 23 Septiembre 2014, 10:00:00
Buenos Aires (Argentina) Martes, 23 Septiembre 2014, 12:00:00
Quito (Ecuador) Martes, 23 Septiembre 2014, 10:00:00
Guatemala (Guatemala) Martes, 23 Septiembre 2014, 09:00:00
Corresponding UTC (GMT) Martes, 23 Septiembre 2014, 15:00:00


jueves, 18 de septiembre de 2014
Vídeo:Problemas frecuentes de la gestión de documentos digitalizados y cómo resolverlos con Athento
Ya tenemos disponible el vídeo y hemos publicado la presentación usada durante la parte teórica del webinar de captura de documentos.
Aquí está el vídeo:
Problemas frecuentes de la gestión de documentos digitalizados y cómo resolverlos con Athento. from Athento on Vimeo.
Y aquí la presentación:

martes, 16 de septiembre de 2014
Mañana Webinar: Problemas frecuentes de la gestión de documentos digitalizados y cómo resolverlos con Athento
- Obtener un documento individual cuando este fue escaneado en lote.
- Visualizar de forma rápida documentos que contienen páginas rotadas.
- Encontrar información en documentos cuando tienen páginas en blanco en medio que hacen más lento el proceso de búsqueda.
- Empresas en general: Transportes, banca, salud, etc.
- Empresas que no tienen control sobre el proceso de digitalización: Los documentos son digitalizados por actores externos.
- BPO: Empresas que prestan servicios de digitalización a otras empresas.
Barcelona (Spain - Barcelona) Wednesday, 17 September 2014, 17:00:00 CEST UTC+2 hours
Bogota (Colombia) Wednesday, 17 September 2014, 10:00:00 COT UTC-5 hours
Mexico City (Mexico - Federal District) Wednesday, 17 September 2014, 10:00:00 CDT UTC-5 hours
Santiago (Chile) Wednesday, 17 September 2014, 12:00:00 CLST UTC-3 hours
Lima (Peru - Lima) Wednesday, 17 September 2014, 10:00:00 PET UTC-5 hours
Quito (Ecuador) Wednesday, 17 September 2014, 10:00:00 ECT UTC-5 hours
Buenos Aires (Argentina) Wednesday, 17 September 2014, 12:00:00 ART UTC-3 hours
Guatemala (Guatemala) Wednesday, 17 September 2014, 09:00:00 CST UTC-6 hours
Corresponding UTC (GMT) Wednesday, 17 September 2014, 15:00:00

lunes, 15 de septiembre de 2014
¿Por dónde empezar mi proyecto de Gestión Documental?
El 41,37% de las empresas que emprenden proyectos de gestión documental o captura de documentos NO cuentan con indicadores numéricos o métricas a mejorar con la implementación de software.

En Athento, cada vez estamos más convencidos de que este debería ser el punto de partida de cualquier proyecto que implique la adquisición de un software. ¿Por qué? Porque de esta manera:
- Tendremos una forma clara de medir si la razón por la que nos gastamos dinero se ha conseguido.
- Sabremos si estamos mejor que al principio.
- Podremos justificar nuevas inversiones en el proyecto
¿Cómo hacer esto? ¿Por dónde empezar?
- Determinar por qué queremos implementar un software de gestión documental: Por ejemplo, queremos mejorar la atención al cliente, a proveedores, al ciudadano o a un cliente interno. Debemos preguntar al dueño o dueños del proceso cuales son las razones por las que piensan que debe de realizarse un cambio. Si se quiere mejorar la atención al proveedor en el pago de sus facturas, en ese caso, debemos preguntar en los departamentos que participan en este proceso, por qué creen que debe realizarse un cambio. Ellos nos dirán algo así como, “porque nos tardamos mucho tiempo en pagarles y eso nos genera problemas como cortes de servicio, intereses de mora, inclusión en registros de morosidad, etc.”.
- Cuantificar el problema: Ya sabemos la razón por la que creemos que es preciso emprender el proyecto. Ahora debemos encontrar una medida más objetiva que realmente demuestre que existe un problema que vale la pena resolver porque su solución generará beneficios superiores a la inversión que vamos a tener que hacer. Para esto, no hay otro camino que buscar indicadores del problema y de sus consecuencias. En el ejemplo que venimos trabajando, podemos por ejemplo plantear:
Tipo de Indicador | Indicador |
Problema |
|
Consecuencias |
|
Una vez puesto en funcionamiento el sistema, y con un periodo prudencial de operación del mismo (típicamente un año), debemos volver a medir estos indicadores. Si hemos mejorado las métricas, sabremos que el proyecto va por buen camino :-).

viernes, 5 de septiembre de 2014
Calendario de Webinars: Septiembre 2014
Buenas, como cada mes, os presentamos la oferta de webinars gratuitos de Athento.
Problemas frecuentes de la gestión de documentos digitalizados y cómo resolverlos con AthentoFecha: 17 de Septiembre 2014
Hora: 5 p.m (España- Península)
Muchas empresas se encuentran con problemas que parecen muy sencillos a la hora de trabajar con imágenes digitalizadas, pero que terminan significando un montón de trabajo y de dinero gastado en operaciones que no aportan valor al negocio. Por ejemplo, muchas empresas necesitan separar documentos individuales que por razones prácticas han sido escaneados juntos. Otras necesitan borrar páginas en blanco, rotar páginas que han sido digitalizadas al revés, renombrar los documentos por un nombre que tenga sentido para ellos, etc.
Estas tareas son llevadas a cabo por personas y como resultado, resultan en importantes costes de mano de obra cuando realmente, no aportan ningún valor al negocio del cliente.
El Smart Engine de Athento, incorpora una serie de operaciones que permiten que estas tareas sean realizadas de forma automática por el software y que nuestros equipos ahorren trabajo.
En este webinar, veremos casos prácticos y sus implicaciones. Así mismo, veremos cómo Athento resuelve estos pequeños problemas de digitalización.

¿Cómo acortar la duración de mi proyecto de digitalización en un 30%?
Fecha: 23 de Septiembre 2014
Hora: 5 p.m (España- Península)
- Significa contratar más mano de obra
- Significar ocupar nuestro equipo en tareas que tienen valor en sí mismas.

¿Por qué un gestor documental en la nube y no una herramienta de File-Sharing para los documentos de mi empresa?
Fecha: 30 de Septiembre 2014
Hora: 5 p.m (España- Península)
Estudiamos algunos de los beneficios de tener una herramienta de gestión documental frente a tener una aplicación del file-sharing o file-sync para trabajar con los documentos de una compañía.
Algunos de los temas que exploraremos serán:
- Seguridad
- Potencia de búsqueda
- Control sobre la estructuración del contenido
- Facilidad de uso
- Sincronización de documentos


miércoles, 3 de septiembre de 2014
Vídeo: Gestión Documental para Gestorías, Abogados, Asesorías, Despachos y Otras Empresas de Servicios
Ya está disponible el vídeo del webinar sobré cómo la gestión documental puede ayudarnos a mejorar el servicio al cliente en empresas que deben compartir o intercambiar documentación con clientes.
También tenéis disponible la presentación del webinar:
Webinar: Gestión Documental Para Despachos Abogados, Asesores y otras empresas de gestión. from Athento on Vimeo.
Esperamos que os guste. :-)

lunes, 1 de septiembre de 2014
Detección de los clores predominantes de un documento
Esta es una de las nuevas capacidades del Athento. Hoy por hoy, Athento es capaz de devolvernos en notación hexadecimal los principales colores que aparecen en un documento. Nos lo mostrará así:
Para un documento como el siguiente:

jueves, 28 de agosto de 2014
Resumen del Evento: Semana de Innovación Tecnológica en Archivos 2014 - Colombia
Allí estuvieron algunos de nuestros representantes, como Marcela Reyes, así como algunos partners nuestros en Colombia (Digitex y Quality TW).
Sin más preámbulos os dejo con las fotos.
![]() |
Stand de Athento |
![]() |
Marcela Reyes |
![]() |
Charlas del evento |

miércoles, 27 de agosto de 2014
Hoy Webinar: Gestión Documental Para Despachos Abogados, Asesores y otras empresas de servicios.
Veremos:
- Problemas actuales de empresas que tienen que intercambiar documentación con clientes en su operativa diaria.
- Casos de este tipo de empresas
- Cómo podemos mejorar el servicio a nuestros clientes a través de la gestión documental.
- España (Peninsula) Wednesday, 27 August 2014, 17:00:00 CEST UTC+2 hours
- Bogota (Colombia) Wednesday, 27 August 2014, 10:00:00 COT UTC-5 hours
- Santiago (Chile) Wednesday, 27 August 2014, 11:00:00 CLT UTC-4 hours
- Mexico City (Mexico - Federal District) Wednesday, 27 August 2014, 10:00:00 CDT UTC-5 hours
- Quito (Ecuador) Wednesday, 27 August 2014, 10:00:00 ECT UTC-5 hours
- Buenos Aires (Argentina)Wednesday, 27 August 2014, 12:00:00 ART UTC-3 hours
- Lima (Peru - Lima) Wednesday, 27 August 2014, 10:00:00 PET UTC-5 hours
- Corresponding UTC (GMT) Wednesday, 27 August 2014, 15:00:00


martes, 26 de agosto de 2014
Nota de Prensa: Athento Se Convierte en Partner Silver de HP
“Convertirnos en partner Silver de Athento significa para nosotros un gran respaldo al trabajo que venimos realizando en materia de captura de documentos. A partir de ahora, los clientes de la gama Flow de HP van a poder disfrutar de tecnología inteligente de Athento con sólo pulsar un botón.”
:-) Proud of our team!

lunes, 25 de agosto de 2014
Webinar: Gestión Documental Para Despachos Abogados, Asesores y otras empresas de servicios
Esto es una realidad para empresas como:
- Despachos de abogados
- Gestorías
- Notarias
- Despachos de arquitectos e ingenieros.
- Empresas de Trabajo Temporal (ETT)
El problema es que este intercambio de documentación en papel es lento, incómodo para el cliente e, incluso, un poco inseguro. En conclusión, estas empresas necesitan mejorar el servicio que prestan a sus clientes.
En este webinar veremos cómo es posible con una solución de gestión documental para que el intercambio de documentos sea:
- Digital
- Rápido
- Seguro.
Fecha: Miércoles 27 de Agosto de 2014 (Próximo miércoles)
Hora:
- España (Peninsula) Wednesday, 27 August 2014, 17:00:00 CEST UTC+2 hours
- Bogota (Colombia) Wednesday, 27 August 2014, 10:00:00 COT UTC-5 hours
- Santiago (Chile) Wednesday, 27 August 2014, 11:00:00 CLT UTC-4 hours
- Mexico City (Mexico - Federal District) Wednesday, 27 August 2014, 10:00:00 CDT UTC-5 hours
- Quito (Ecuador) Wednesday, 27 August 2014, 10:00:00 ECT UTC-5 hours
- Buenos Aires (Argentina)Wednesday, 27 August 2014, 12:00:00 ART UTC-3 hours
- Lima (Peru - Lima) Wednesday, 27 August 2014, 10:00:00 PET UTC-5 hours
- Corresponding UTC (GMT) Wednesday, 27 August 2014, 15:00:00

