Felices Fiestas 2014-2015

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Gestión del ciclo de vida de Facturas con Athento

Hemos estado un tiempecillo ausentes porque nos tenéis muy liados, a Dios gracias :-)

Pero bueno, no vamos a dejar que termine una semana más sin compartiros un poquito de nuestro trabajo.

Hoy vamos a mostraros el antepenúltimo webinar que hicimos por si no pudisteis asistir. Se trata de un webinar de captura de documentos y gestión documental.  En el mostrábamos el siguiente escenario:

Una empresa con varias sedes necesita automatizar su proceso de aprobación de gastos de personal tipo viáticos y otros similares. Para ello los trabajadores presentan el soporte documental de dichos viáticos que son facturas.

El Smart Engine de Athento procesa las facturas de la siguiente manera:

• Reconoce el proveedor de la factura.
• Extrae metadatos relacionados con la aprobación del gasto.
• Organiza dentro del gestor documental la factura donde corresponde según su tipología.

Una vez tenemos la factura almacenada, generamos un flujo de aprobación de la factura. Si la factura se aprueba se publica dentro de unos espacios de publicación internos del personal.

Finalmente, dado que tenemos que conservar las facturas por cinco años, asignamos un calendario de conservación a las mismas.

Sin más dilación, os dejo con vídeo y presentación.

Cubriendo el ciclo de vida de facturas con Athento from Athento

Ciclo de Vida de Facturas Cubierto con Athento from Athento on Vimeo.

Gestion de Expedientes Legales-Laborales con Athento

En e webinar del pasado martes vimos cómo era posible la customización de Athento para adaptarlo a las necesidades de gestión documental de un caso tan concreto como el de la gestión de expedientes de procedimientos legales relacionados con los trabajadores de una empresa.

Me gustaría compartir con vosotros la presentación y el vídeo utilizados durante el webinar:

Gestion de Expedientes Legales-Laborales con Athento from Athento

Gestión de Expedientes Legales-Laborales y Gestión Documental from Athento on Vimeo.

Obtener metadatos de fuentes externas con Athento

Existen muchas ocasiones en las que necesitamos datos que no están presentes en los documentos, o que la tarea de extraerlos adquiere más precisión si se toman de una base de datos, o aplicación externa.

Para esos datos, Athento cuenta con una funcionalidad que permite obtener una fila de un fichero CSV, basándose en la coincidencia del valor de una columna en el fichero y un metadato extraído del texto del documento.

A continuación, vamos a ver cómo este proceso funciona.

Por un lado, tenemos un documento (una factura de teléfono) del que vamos a extraer un par de metadatos:

• CIF/VAT/ROOT o número de identificación fiscal
• Total de la factura
• Periodo de facturación.

Estos metadatos serán extraídos del texto de la factura.

Por otro lado, tenemos un fichero CSV (Comma Separated Value) que contiene una serie de registros o filas. Las columnas del CSV son:

• CIF/VAT/ROOT 
• RAZON SOCIAL 
• DIRECCION 
• CONTACTO
• TELEFONO EMAIL

Como veis, en ambos casos, contamos con un metadato en común: CIF/VAT/ROOT .

Lo que sucederá en el vídeo, es que el Smart Engine de Athento buscará el valor del metadato CIF/VAT/ROOT  que ha extraído de la factura de teléfono en la columna CIF/VAT/ROOT  del fichero CSV. Una vez que encuentre la coincidencia, relacionará los datos de la fila con el fichero físico de la factura.

El procesamiento del fichero CSV lo hacemos desde el backend del SE de Athento:

1. Creamos un CSV File que incluye el fichero, el carácter separador de los datos, y la columna clave.
2. Acto seguido le decimos a Athento que procese ese fichero y que guarde en su base de datos las filas del CSV o registers.
3. A continuación, le decimos a Athento que extraiga los valores para la columna clave y que lo guarde como Id1, que será el campo con el que hará el matching.
4. Finalmente, le damos a Athento la orden "Match Metadata" que significa que encuentre la coincidencia entre un metadato extraído del texto y una fila del CSV.

Estos procedimientos pueden ser ejecutados de forma transparente para el usuario, pero así podemos mostraros la forma en la que trabaja el sistema.

La última parte de la demostración, enseña cómo desde el front-end de Athento le pedimos que nos muestre los registros desde la propia factura.

Esperamos que os ayuda gustado esta funcionalidad de captura de documentos de Athento.



Importación de Metadatos Desde Bases de Datos Externas from Athento on Vimeo.

Diferencias entre las modalidades Cloud e In-house de Athento [FAQs]

Implantación en los servidores del cliente (Modalidad In-house)

• El cliente debe tener la infraestructura (hardware y software) necesaria para albergar el producto. Pueden ver los requisitos técnicos aquí: http://doc.athento.com/xwiki/bin/view/Athento+Platform/Ficha+tecnica#HRequisitosmEDnimos
• El pago es anual
• El precio incluye: implantación del producto y programa de soporte.
• El programa de soporte es la diferencia entre las distintas opciones. Tenemos opciones desde los 5.500€. http://www.athento.com/athento-in-house/precios/ Pueden ver los precios en el anterior enlace. La segunda tabla describe las coberturas de soporte.
• Usuarios y almacenamiento dependen directamente de la arquitectura del cliente, por lo que Athento no pone restricciones en este sentido.

Implantación en los servidores de Athento (Modalidad Cloud)

• El cliente no necesita tener nada instalado.
• El pago es mensual (aunque tenemos descuento por pago anticipado del año).
• El precio incluye: soporte y uso del producto. El uso del servicio es 365 días al año las 24 horas.
• La diferencia entre las distintas opciones es el número de usuarios que pueden usar el producto y el tamaño de la información. Tenemos opciones desde 99€ al mes (1.200€ al año). Los precios de Athento en su modalidad Cloud pueden verse aquí: http://www.athento.com/athento-cloud/precios/
• El soporte del producto va incluido en la mensualidad.

Cualquier duda, podéis escribir un comentario en este post :-)

Calendario de Webinars Octubre 2014

Buenas, ya nos estabamos tardando en publicar los webinars de gestión documental y captura de documentos que vamos a estar presentando este mes. ¡Tomad nota!

¿Cómo evitar los silos de información con captura y gestión documental?

14 de Octubre de 2014

Debido a la gran cantidad de aplicaciones de gestión con las que cuentan las empresas, suele ocurrir que estas den origen a silos de información. Nos referimos a silos de información cuando contamos con repositorios de información aislados, lo que hace difícil la explotación de la información que contienen. Algunos de los problemas de los silos de información son: 

• Impiden una visualización holística de la información.
• Impiden el acceso a datos clave.
• Facilita la aparición de duplicidades.
• Complica el mantenimiento de los datos.
• El acceso a los datos se ve mucho más limitado por situaciones como la existencia de datos en aplicaciones obsoletas 

En el caso de los documentos, esta situación se hace aún más compleja. Suele ocurrir que:

• Las empresas tengan documentos en diversas aplicaciones
• Las empresas no puedan acceder a los documentos y a la información relacionada con ellos, ya que los documentos se encuentran por un lado la información por otro.
• Deben consultarse varias aplicaciones para obtener la información al completo. 

Esta problemática se soluciona con un repositorio de documentos centralizado y con funcionalidad de captura que permita obtener y compartir datos entre la aplicación de gestión documental y las aplicaciones de negocio. En este webinar veremos cómo con Athento es posible hacer esto. 

Expedientes Legales-Laborales y Gestión Documental 

21 de Octubre de 2014 

La relación con los empleados en empresas medianas y grandes está sometida a diversos impases que dan lugar a contiendas judiciales o administrativas. Estos procedimientos laborales originan documentación cuya conservación es crítica para nuestra empresa, pues implican el cumplimiento de plazos, acciones legales, etc. 

En este webinar, veremos cómo con una herramienta de gestión documental es posible tener bajo control la documentación que se genera en las distintas fases de los procesos de esta naturaleza y, además, cómo es posible realizar su explotación. Para ello, veremos un supuesto práctico plasmado en la herramienta de gestión documental Athento. 

Athento Smart Engine & Athento ECM: Cubriendo el ciclo de vida completo del documento.

28 de Octubre de 2014 

En este webinar veremos cómo Athento nos permite cubrir el ciclo de vida completo del documento. Haremos un recorrido teórico por las fases del ECM, su importancia y las opciones software que tienen las empresas para cubrir dichas fases. 

Estas fases son: 

• Captura
• Almacenamiento
• Gestión
• Distribución 
• Conservación 

Así como una presentación teórica, veremos una demostración práctica de funcionalidad de Athento que permite cubrir estas fases: 

• Captura: Extracción, clasificación y categorización automática de documentos.
• Almacenamiento de documentación.
• Gestión: flujos de trabajo, versionado, histórico, posibilidades de colaboración, etc.)
• Distribución: Servicios web que permiten utilizar la información de contenida en Athento de forma bidireccional.
• Conservación: Calendarios de conservación. 

Vídeo: Gestión Documental Vs File-Sharing

Ya tenemos disponible el vídeo del último webinar de +Athento Smart Document Management  en el que discutimos:

• Razones de la aparición y auge de aplicaciones de File-Sharing
• Estadísticas de uso actuales de este tio de aplicaciones en el ecosistema empresarial
• Puntos fuertes y débiles de este tipo de aplicaciones frenta a aplicaciones de Gestión Documental.

Sin más preámbulos, os dejo con el vídeo y de la presentación usados en el vídeo:


¿Por qué un Gestor Documental en la nube y no una herramienta de File-Sharing para los documentos de mi empresa? from Athento on Vimeo.

File Sharing Vs Gestión Documental from Athento

El ECM Autónomo

Los seres humanos estuvimos convencidos durante muchos años de que la industria del automóvil estaba muy avanzada. Estabamos orgullosos de los coches "inteligentes" que eran capaces de leer las señales de tráfico, alertar en distancias cortas y advertirnos de usar el cinturón de seguridad.
 

Pero realmente no fue hasta la presentación del coche sin conductor de Google en 2011, cuando todos vimos verdadera automatización en la industria automovilística. El coche autónomo de Google es lo que realmente puede llamarse un automóvil inteligente, y ha significado un verdadero hito para esta industria, al dar a los humanos la posibilidad de desplazarse sin tener que realizar tareas manuales que llevan a muchos errores y situaciones peligrosas. Desde 1886 cuando el Motorwagen se inventó, le ha tomado a la industria más de 130 años para llegar a conseguir esta magia.

La industria ECM está evolucionando muy rápido, pero aún está aún anclada en funciones "inteligentes" que están realmente muy lejos de lo que realmente significaría un "ECM sin ​​conductor".

Con las soluciones ECM actuales los usaurios tienen que "conducir" para llegar a cualquier lugar al que quieran ir:

• Los tipos documentales deben ser creados (en la mayoría de los casos, codificados) 
• Lo mismo ocurre con los metadatos, tipos de metadatos, esquemas, diseños, etc l
• Deben ser los usuarios quienes definan toda la jerarquía y la estructura de su organización documental
• Y, como si fuera poco, los equipos en las empresas tienen que ponerse de acuerdo para crear una estrategia efiiente para explotar el software ECM que adquieren.
  :-)

Muchos de ustedes seguramente saben lo que quiero decir. El proceso para implementar un sistema ECM en cualquier organización es como conducir la vieja ruta 66 en un Chevrolet Bel Air. Bonito, pero automatización cero.

Muchos expertos calificarían el mercado ECM como maduro, pero hasta que no tengamos verdadera automatización, podremos compararlo con la industria de coches conducidos manualmente.

El software ECM actual carece de los elementos para conseguir el reto del "ECM sin conductor":

Un mapa de alta definición del tipo de documento, metadatos y las características de los documentos.

Un paso importante para este hito nos llevará a través de un profundo proceso de "ingeniería de características" de los documentos que nos dará como resultado una "base de conocimiento" de la que los ECMs actuales podrían tomar la información para proponer a los usuarios tipos de documentos, metadatos y configuración general, además de permitirles reutilizar la información con la que ya cuentan.

Un buen radar para medir la distancia (y otras cosas) de documentos, metadatos y características.

Durante las operaciones que los sistemas de  ECM  realizan, en muchos casos debe responderse la pregunta "¿son estos documentos el mismo tipo de documento?", "En qué se parecen?", "¿Tienen el mismo valor para algunos metadatos?". La industria de la ECM, aún carece de un estándar en algoritmos de comparación, soluciones y estándares.

Un telémetro láser muy preciso para modelar el mundo real en torno a un documento.

Esto es lo que hoy llamamos "Sistemas de Análisis de documento". Hay un trabajo realmente increíble hecho en esta área, pero la única solución que parece industrializada es el OCR. Para el reconocimiento de diseño, detección de idioma, decodificación y algunas otras características, hay soluciones, pero ninguna de ellos realmente llegan a ser un hito todavía.

Algunos instrumentos para decidir a dónde ir y qué hacer con los documentos.

Los mundos ECM y BPM tienen un romance permanente con algunos altibajos. Hay flujos de trabajo muy complejos en la naturaleza de ECM. Estos flujos no son complejos debido a los elementos que interactúan, las cuestiones de seguridad, los usuarios externos e internos, las actualizaciones de metadatos, tareas y muchos efectos secundarios que aparecen cuando un documento pasa de un estado a otro.
La industria ECM realmente necesita crear una "experiencia sin conductor" en este sentido. Los usuarios necesitan contar con flujos de trabajo existentes, que los ECM les sugieran un flujo de trabajo a utilizar, una ruta a tomar. Imaginemos a nuestro software ECM diciéndonos "Esta es una factura, ¿quieres enviarlo al departamento de contabilidad?"

Una granja remota de ordenadores para hacer las tareas complejas

El coche sin conductor ha sido posible gracias a muchas de las tecnologías que existen actualmente y una de ellas es la capacidad de distribuir la realización de tareas complejas (computación distribuida). Si el coche sin conductor lo a conseguido hoy en día, el mundo ECM debe hacerlo ahora. Algunas de las características "inteligentes" que esperamos de un ECM sin ​​conductor realmente requieren una cantidad enorme de procesos informáticos, un montón de procesamiento de imágenes, un montón de procesamiento de texto, un montón de aprendizaje automático. Todos estos procesos hay que distribuirlos. El mundo ECM, necesita un estándar para deshacerse de las tareas pesadas y centrarse en la experiencia del usuario sin conductor.

Como veis, la automatización real está todavía muy lejos del software ECM actual, ¿cuánto tiempo va a tomarnos poder ver el ECM sin ​​conductor?

Autor:
José Luis de la Rosa
CEO de Athento

Originalmente publicado en LinkedIn: https://www.linkedin.com/today/post/article/20140928032911-20091897-the-driverless-ecm

El mercado cloud de gestión documental alcanzará un 30% de crecimiento en los próximos 3 años

Según un estudio de TechNavio, el mercado cloud de Enterprise Content Management alcanzará un crecimiento del 31.11% en 2018. Este es sólo uno de los muchos estudios que de forma continua demuestran la tendencia creciente de la adopción de la nube por parte de los usuarios de tecnologías de gestión documental y ECM. 

Según TechNavio, este auge que veremos de las tecnologías de gestión documental cloud, se deben a que al reducir los costes de propiedad del software y los problemas relativos al mantenimiento de las aplicaciones, los profesionales de las empresas consiguen dedicarse al núcleo de su negocio.

Nosotros ya hemos discutido este tema con anterioridad, incluso hemos repasado algunos mitos que han retrasado la adopción del cloud. El pasado mayo reunimos a varios expertos para hablar sobre el cloud y gestión documental en un webinar gratuito de Athento.

Como veis, para todos los escépticos, ¡es sólo cuestión de tiempo!

Os vuelvo a compartir el vídeo del webinar.

Webinar Gestión Documental en Cloud Computing: Beneficios y Opciones from Athento on Vimeo.

¿Cómo acortar mi proyecto de digitalización y sus costes en un 30%?

Buenos días a todos,

Ya tenemos disponibles el vídeo y la presentación del webinar de ayer. En este webinar exploramos cómo tradicionalmente se distribuyen los costes de proyectos de digitalización y su relación con la duración de este tipo de proyectos. Vimos también cómo se pueden reducir tanto los costes como la duración mediante la automatización de tareas relacionadas con la captura de documentos.

Os dejamos la presentación:

¿Cómo acortar mi proyecto de digitalización y sus costes en un 30%? from Athento

Y el vídeo:



¿Cómo acortar la duración de mi proyecto de digitalización y sus costes en un 30% ? from Athento on Vimeo.

Indicadores Importantes Para Automatización de Facturas Pendientes de Pago

Hace unos días estuvimos hablando de que es crucial para el éxito de cualquier proyecto de captura de documentos, digitalización,  o de gestión documental, que las empresas cuenten con métricas que les permitan medir el grado de éxito del proyecto, detectar cuando hay desviaciones y corregir errores. 

 La automatización de facturas por pagar a proveedores o bancos, o lo que se conoce como Accounts Payable, está bastante de moda y es uno de los procesos que las empresas más quieren automatizar hoy en día ya que ocupa mucho trabajo administrativo y genera muchos quebraderos de cabeza.

Se trata de hacer más fluido el pago de deudas a corto plazo con bancos o proveedores, como ya os he contado. Una vez que se decide automatizar este proceso, es importante definir las métricas con las que vamos a trabajar. 

Las más importantes a tener en cuenta:

Métricas de Operaciones

• Promedio de tiempo de procesamiento total de una factura (en horas de trabajo)
• El costo promedio de procesar una factura (costo de las horas de trabajo)
• Número de facturas procesadas por cada miembro del personal
• Porcentaje de facturas que se procesan sin ninguna intervención humana
• Porcentaje de pagos duplicados
• Porcentaje de pagos efectuados a tiempo
• Porcentaje de excepciones
• Porcentaje de facturas electrónicas vs facturas físicas 

Métricas de Servicio

• Número de quejas de proveedores
• Número de discrepancias, disputas o querellas con proveedores

Métricas Financieras

• Mercancía recibida pero no facturada 
• Pendientes de pagar 
• Valor de descuentos por pronto pago recibidos vs descuentos perdidos.

Esperamos que os sea de utilidad.

Webinar: ¿Cómo acortar la duración de mi proyecto de digitalización en un 30%?

En proyectos de digitalización, como en casi cualquier tipo de proyectos, la duración tiene un impacto directo sobre los costes del proyecto. En concreto, en los proyectos de digitalización, hay una gran cantidad de trabajo manual que debe ser llevado a cabo antes y después de la propia digitalización de los documentos.

En el webinar de mañana hablare sobre algunos de estos costes y cómo podemos resolverlos. En concreto, trabajaremos sobre: 

• Costes relacionados con el control sobre la digitalización (cómo vamos a digitalizar, control de calidad sobre la digitalización, etc).
• Costes relacionados con creación, catalogación e indexación, etc. 

Esperamos que nos acompañes en este webinar que tendrá el siguiente horario:

Barcelona (Spain - Barcelona)            Martes, 23 Septiembre 2014, 17:00:00
Bogota (Colombia)                              Martes, 23 Septiembre 2014, 10:00:00
Santiago (Chile)                                  Martes, 23 Septiembre 2014, 12:00:00
Mexico DF (Mexico- Mexico DF)         Martes, 23 Septiembre 2014, 10:00:00
Lima (Peru - Lima)                              Martes, 23 Septiembre 2014, 10:00:00
Buenos Aires (Argentina)                    Martes, 23 Septiembre 2014, 12:00:00
Quito (Ecuador)                                   Martes, 23 Septiembre 2014, 10:00:00
Guatemala (Guatemala)                      Martes, 23 Septiembre 2014, 09:00:00
Corresponding UTC (GMT)                 Martes, 23 Septiembre 2014, 15:00:00


 

Vídeo:Problemas frecuentes de la gestión de documentos digitalizados y cómo resolverlos con Athento

Gracias a todos los asistentes a nuestro webinar de ayer :-)
Ya tenemos disponible el vídeo y hemos publicado la presentación usada durante la parte teórica del webinar de captura de documentos.

Aquí está el vídeo:


Problemas frecuentes de la gestión de documentos digitalizados y cómo resolverlos con Athento. from Athento on Vimeo.


Y aquí la presentación:

Problemas frecuentes de la gestión de documentos digitalizados y cómo resolverlos con Athento from Athento

Mañana Webinar: Problemas frecuentes de la gestión de documentos digitalizados y cómo resolverlos con Athento

Estáis todos cordialmente invitados a una nueva sesión de los webinars de Athento.

En esta ocasión, vamos a centrar nuestra atención en el tema de la digitalización y captura de documentos.

Vamos a explorar algunos de los problemas que se encuentra las empresas cuando tratan de explotar la información en sus documentos digitalizados y que les obligan a emplear más horas de trabajo o, incluso, que hacen casi imposible la utilización de dicha información.

En el webinar propondremos casos de uso concretos para que entendamos las implicaciones que para las empresas tienen problemas que parecen simples como:

• Obtener un documento individual cuando este fue escaneado en lote.
• Visualizar de forma rápida documentos que contienen páginas rotadas.
• Encontrar información en documentos cuando tienen páginas en blanco en medio que hacen más lento el proceso de búsqueda.

Este webinar está dirigido a:

Empresas que en su día a día tienen que digitalizar documentos en sus operaciones. Más concretamente:

• Empresas en general: Transportes, banca, salud, etc.
• Empresas que no tienen control sobre el proceso de digitalización: Los documentos son digitalizados por actores externos. 
• BPO: Empresas que prestan servicios de digitalización a otras empresas.

No olvides consultar el horario según tu país:

Barcelona (Spain - Barcelona)     Wednesday, 17 September 2014, 17:00:00 CEST UTC+2 hours
Bogota (Colombia)                       Wednesday, 17 September 2014, 10:00:00 COT  UTC-5 hours
Mexico City (Mexico - Federal District) Wednesday, 17 September 2014, 10:00:00 CDT  UTC-5 hours
Santiago (Chile)                           Wednesday, 17 September 2014, 12:00:00 CLST UTC-3 hours
Lima (Peru - Lima)                       Wednesday, 17 September 2014, 10:00:00 PET  UTC-5 hours
Quito (Ecuador)                            Wednesday, 17 September 2014, 10:00:00 ECT  UTC-5 hours
Buenos Aires (Argentina)                Wednesday, 17 September 2014, 12:00:00 ART  UTC-3 hours
Guatemala (Guatemala)                   Wednesday, 17 September 2014, 09:00:00 CST  UTC-6 hours
Corresponding UTC (GMT)                 Wednesday, 17 September 2014, 15:00:00

¿Por dónde empezar mi proyecto de Gestión Documental?

Quiero empezar con una cifra: 

El 41,37% de las empresas que emprenden proyectos de gestión documental o captura de documentos NO cuentan con indicadores numéricos o métricas a mejorar con la implementación de software. 

Nosotros hemos estado haciendo cuestionarios para entender mejor los proyectos de posibles clientes durante los últimos dos años, y entre los resultados arrojados por se encuentran datos como el que acabo de mencionar. 

Muchos otros responsables de proyectos de gestión documental “intuyen” los aspectos que se podrían mejorar con la implantación de software, pero realmente no cuentan con una medida CUANTIFICABLE de su situación actual. 

En Athento, cada vez estamos más convencidos de que este debería ser el punto de partida de cualquier proyecto que implique la adquisición de un software. ¿Por qué? Porque de esta manera:

• Tendremos una forma clara de medir si la razón por la que nos gastamos dinero se ha conseguido.
• Sabremos si estamos mejor que al principio.
• Podremos justificar nuevas inversiones en el proyecto

¿Cómo hacer esto? ¿Por dónde empezar?

1. Determinar por qué queremos implementar un software de gestión documental: Por ejemplo, queremos mejorar la atención al cliente, a proveedores, al ciudadano o a un cliente interno. Debemos preguntar al dueño o dueños del proceso cuales son las razones por las que piensan que debe de realizarse un cambio. Si se quiere mejorar la atención al proveedor en el pago de sus facturas, en ese caso, debemos preguntar en los departamentos que participan en este proceso, por qué creen que debe realizarse un cambio. Ellos nos dirán algo así como, “porque nos tardamos mucho tiempo en pagarles y eso nos genera problemas como cortes de servicio, intereses de mora, inclusión en registros de morosidad, etc.”.
2. Cuantificar el problema: Ya sabemos la razón por la que creemos que es preciso emprender el proyecto. Ahora debemos encontrar una medida más objetiva que realmente demuestre que existe un problema que vale la pena resolver porque su solución generará beneficios superiores a la inversión que vamos a tener que hacer. Para esto, no hay otro camino que buscar indicadores del problema y de sus consecuencias. En el ejemplo que venimos trabajando, podemos por ejemplo plantear: 

Media de intereses de mora mensual por retraso en pago de facturas.Número de cortes de servicio debido al impago de facturas de proveedores.

Tipo de Indicador	Indicador
Problema	Tiempo actual medio que se tarda en pagar una factura a un proveedor Número de facturas a las que no llega a realizarse el pago. Número de quejas o reclamaciones de proveedores
Consecuencias	Media de intereses de mora mensual por retraso en pago de facturas.  Número de cortes de servicio debido al impago de facturas de proveedores.

Una vez puesto en funcionamiento el sistema, y con un periodo prudencial de operación del mismo (típicamente un año), debemos volver a medir estos indicadores. Si hemos mejorado las métricas, sabremos que el proyecto va por buen camino :-).

Calendario de Webinars: Septiembre 2014

Buenas, como cada mes, os presentamos la oferta de webinars gratuitos de Athento.

Problemas frecuentes de la gestión de documentos digitalizados y cómo resolverlos con Athento
Fecha: 17 de Septiembre 2014
Hora: 5 p.m (España- Península)

Muchas empresas se encuentran con problemas que parecen muy sencillos a la hora de trabajar con imágenes digitalizadas, pero que terminan significando un montón de trabajo y de dinero gastado en operaciones que no aportan valor al negocio. Por ejemplo, muchas empresas necesitan separar documentos individuales que por razones prácticas han sido escaneados juntos. Otras necesitan borrar páginas en blanco, rotar páginas que han sido digitalizadas al revés, renombrar los documentos por un nombre que tenga sentido para ellos, etc.

Estas tareas son llevadas a cabo por personas y como resultado, resultan en importantes costes de mano de obra cuando realmente, no aportan ningún valor al negocio del cliente.

El Smart Engine de Athento, incorpora una serie de operaciones  que permiten que estas tareas sean realizadas de forma automática por el software y que nuestros equipos ahorren trabajo.

En este webinar, veremos casos prácticos y sus implicaciones. Así mismo, veremos cómo Athento resuelve estos pequeños problemas de digitalización.

¿Cómo acortar la duración de mi proyecto de digitalización en un 30%?
Fecha: 23 de Septiembre 2014
Hora: 5 p.m (España- Península)

Los que trabajamos en la industria de la información, tenemos clara una cosa: El tiempo es dinero.

En un proyecto de digitalización el tiempo significa dinero por dos motivos principales:

• Significa contratar más mano de obra
• Significar ocupar nuestro equipo en tareas que tienen valor en sí mismas.

Por estas razones es importante reducir el tiempo que tardamos en proyectos de digitalización y evitar que después de ello nuestro equipo tenga que seguir empleando tiempo en tareas mecánicas y repetitivas.

Una de las formas de reducir estos tiempos es mediante la clasificación, categorización y organización automática de las imágenes digitalizadas en un sistema de gestión documental.

Acompáñanos en este webinar para ver cómo es posible acortar la duración de nuestro proyecto un 30% y dejar los procesos automatizados para que la nueva documentación generada también pueda ser procesada de forma rápida. Haremos una demostración en vivo de la funcionalidad inteligente de Athento para conseguir estos propósitos.

¿Por qué un gestor documental en la nube y no una herramienta de File-Sharing para los documentos  de mi empresa?
Fecha: 30 de Septiembre 2014
Hora: 5 p.m (España- Península)

Estudiamos algunos de los beneficios de tener una herramienta de gestión documental frente a tener una aplicación del file-sharing o file-sync para trabajar con los documentos de una compañía.
Algunos de los temas que exploraremos serán:

• Seguridad
• Potencia de búsqueda
• Control sobre la estructuración del contenido
• Facilidad de uso
• Sincronización de documentos

Vídeo: Gestión Documental para Gestorías, Abogados, Asesorías, Despachos y Otras Empresas de Servicios

Hola,
Ya está disponible el vídeo del webinar sobré cómo la gestión documental puede ayudarnos a mejorar el servicio al cliente en empresas que deben compartir o intercambiar documentación con clientes.

También tenéis disponible la presentación del webinar:

Mejorar El Servicio Al Cliente Con Gestión Documental from Athento

 

Webinar: Gestión Documental Para Despachos Abogados, Asesores y otras empresas de gestión. from Athento on Vimeo.

Esperamos que os guste. :-)

 

Detección de los clores predominantes de un documento

Hoy vamos a hablar sobre una funcionalidad del Athento en materia de captura de documentos y análisis de imágen. Se trata del reconocimiento de los colores predominantes de un documento. Es decir, los colores que más aparecen en un documento.

Esta es una de las nuevas capacidades del Athento. Hoy por hoy, Athento es capaz de devolvernos en notación hexadecimal los principales colores que aparecen en un documento. Nos lo mostrará así:

Para un documento como el siguiente:

¿Para qué nos sirve esto? Pues nos sirve para ayudarnos a clasificar mejor los documentos. Por ejemplo, imaginen que tienen dos facturas, una del banco Santander y otra del banco La Caixa. Si el porcentaje de rojos es alto en nuestro documento, el sistema puede asumir que el documento pertenece al banco Santander y no a la Caixa. ¿Lo veis?

Resumen del Evento: Semana de Innovación Tecnológica en Archivos 2014 - Colombia

Buenos días, hoy queremos compartir algunas de las fotos del equipo y partners de Athento en el evento de la semana pasada organizado por el Archivo General de la Nación de Colombia.

Allí estuvieron algunos de nuestros representantes, como Marcela Reyes, así como algunos partners nuestros en Colombia (Digitex y Quality TW).

Sin más preámbulos os dejo con las fotos.

Stand de Athento

Marcela Reyes

Charlas del evento

Hoy Webinar: Gestión Documental Para Despachos Abogados, Asesores y otras empresas de servicios.

Hola, sólo quería recordaros que hoy tenemos webinar de Athento.
Veremos:

• Problemas actuales de empresas que tienen que intercambiar documentación con clientes en su operativa diaria.
• Casos de este tipo de empresas
• Cómo podemos mejorar el servicio a nuestros clientes a través de la gestión documental.

No olvidéis el horario de acuerdo a vuestro país:

• España (Peninsula)         Wednesday, 27 August 2014, 17:00:00 CEST UTC+2 hours
• Bogota (Colombia)         Wednesday, 27 August 2014, 10:00:00 COT  UTC-5 hours
• Santiago (Chile)              Wednesday, 27 August 2014, 11:00:00 CLT  UTC-4 hours
• Mexico City (Mexico - Federal District) Wednesday, 27 August 2014, 10:00:00 CDT  UTC-5 hours
• Quito (Ecuador)              Wednesday, 27 August 2014, 10:00:00 ECT  UTC-5 hours
• Buenos Aires (Argentina)Wednesday, 27 August 2014, 12:00:00 ART  UTC-3 hours
• Lima (Peru - Lima)                      Wednesday, 27 August 2014, 10:00:00 PET  UTC-5 hours
• Corresponding UTC (GMT)                 Wednesday, 27 August 2014, 15:00:00 

Nota de Prensa: Athento Se Convierte en Partner Silver de HP

Hoy os queremos compartir una noticia muy gratificante para nosotros:

Madrid, 26 de Agosto, 2014: Athento, el software de gestión documental inteligente, se incorpora al prestigioso programa de HP, Solutions Business Partner (SBP), como Silver Partner para EMEA. (Source: Yerbabuena Software Inc.)

Mediante su programa Solutions Business Partner, HP busca ampliar el valor que ofrece a los clientes de sus multifuncionales LaserJet mediante soluciones listas para usar integradas con su tecnología. Los partners Silver de HP son seleccionados de acuerdo a su potencial de negocio, tecnología, contribución a la oferta de HP, su presencia en el mercado y sus capacidades de desarrollo. 

Tras haber pasado el proceso de selección del programa durante el último trimestre, Athento se suma a esta selecta lista de proveedores de software que trabajan con HP en EMEA, entre los que se encuentran otras compañías como OpenText.

Gracias a este partnership, los clientes de la gama  LaserJet Flow (MFP) podrán contar con un cliente embebido de captura que les permitirá disfrutar de la funcionalidad inteligente de captura de documentos del Smart Engine de Athento. Es decir, estos clientes podrán realizar desde su escáner operaciones como clasificar de forma automática un documento, extraer etiquetas semánticas de su contenido o extraer metadatos.

El acceso a la funcionalidad está disponible directamente desde la pantalla táctil del dispositivo HP y se encuentra ligado a cuentas de usuario en el servicio cloud de Athento.

Según José Luis de la Rosa: 

“Convertirnos en partner Silver de Athento significa para nosotros un gran respaldo al trabajo que venimos realizando en materia de captura de documentos. A partir de ahora, los clientes de la gama Flow de HP van a poder disfrutar de tecnología inteligente de Athento con sólo pulsar un botón.”

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Webinar: Gestión Documental Para Despachos Abogados, Asesores y otras empresas de servicios

Cada vez nos topamos más con la realidad de que las empresas no buscan gestión documental por un tema de funcionamiento interno, sino más bien para prestar un mejor servicio a sus clientes.
Esto es una realidad para empresas como:

• Despachos de abogados
• Gestorías
• Notarias
• Despachos de arquitectos e ingenieros.
• Empresas de Trabajo Temporal (ETT)

Y muchas otras más. Estas empresas además de encontrarse en el sector servicios, tienen en común que necesitan compartir documentación crítica y muchas veces sensible en ambos sentidos con sus clientes. Por ejemplo, la ETT necesita enviar contratos a sus clientes para que sean  firmados, la gestoría necesita que sus clientes le envíen documentos que van a ser utilizados para trámites, etc.
El problema es que este intercambio de documentación en papel es lento, incómodo para el cliente e, incluso, un poco inseguro. En conclusión, estas empresas necesitan mejorar el servicio que prestan a sus clientes.

En este webinar veremos cómo es posible con una solución de gestión documental para que el intercambio de documentos sea:

• Digital
• Rápido
• Seguro.

Veremos también algunos casos de clientes que pueden serviros de inspiración para que vosotros podáis mejorar vuestro servicio al cliente también.

Fecha: Miércoles 27 de Agosto de 2014 (Próximo miércoles)
Hora:

• España (Peninsula)         Wednesday, 27 August 2014, 17:00:00 CEST UTC+2 hours
• Bogota (Colombia)         Wednesday, 27 August 2014, 10:00:00 COT  UTC-5 hours
• Santiago (Chile)              Wednesday, 27 August 2014, 11:00:00 CLT  UTC-4 hours
• Mexico City (Mexico - Federal District) Wednesday, 27 August 2014, 10:00:00 CDT  UTC-5 hours
• Quito (Ecuador)              Wednesday, 27 August 2014, 10:00:00 ECT  UTC-5 hours
• Buenos Aires (Argentina)Wednesday, 27 August 2014, 12:00:00 ART  UTC-3 hours
• Lima (Peru - Lima)                      Wednesday, 27 August 2014, 10:00:00 PET  UTC-5 hours
• Corresponding UTC (GMT)                 Wednesday, 27 August 2014, 15:00:00