Agrupación Automática de Documentos con Athento

En el siguiente vídeo os voy a mostrar un caso de uso en el que Athento organiza con una determinada estructura los documentos en un repositorio documental.

En este caso de uso, documentos que pertenecen a distintos expedientes se van subiendo a Athento de forma progresiva. El trabajo de Athento es crear los expedientes en un repositorio (de Alfresco, Nuxeo, o cualquiera que se quiera emplear) en forma de carpetas.

¿Cómo lo hace?

1. Tenemos que definir una property que es la forma en la que se configura todo en Athento que indica a Athento qué tipos de documentos vamos a usar para identificar el comienzo de un nuevo expediente. Los modelos de estos tipos documentales deben estar definidos previamente.
2. Vamos volcando de forma progresiva los documentos en Athento. Esto se puede hacer utilizando funcionalidades como el Athento Folder Monitoring o el conector para escáner. No es necesario que hayamos definido modelos para todos los documentos que compondrán los expedientes, sólo para aquellos que indican el inicio de cada expediente. Por la manera en la que está diseñado Athento y su apuesta por la seguridad del contenido, cada vez que un documento es volcado a Athento, este automáticamente se guarda en un repositorio (el propio de Athento o el de el gestor documental de nuestra preferencia). Hasta este punto, los documentos no están organizados en el repositorio, simplemente se han volcado en una determinada ubicación todos.
3. Cuando nos vamos al menú Administración y hacemos clic en el botón "Agrupar documentos", Athento lleva a cabo el proceso de organizarlos dentro del repositorio así:
   
   1. Cada vez que identifica un ejemplar del tipo que le hemos indicado en la property, genera automágicamente un nuevo expediente cuyo nombre es correlativo con el anterior (crea una carpeta en el repositorio con nombre Expediente nº X).
   2. Cada vez que crea un expediente va metiendo en él los documentos que encuentre antes de volver a identificar un nuevo ejemplar del tipo que utilizamos para indicar el comienzo de un expediente. 
   3. Si no hemos definido modelos para todos los documentos que nos vamos a encontrar, Athento crea carpetas dentro de los expedientes llamadas "No clasificados". Si por el contrario, hemos definido modelos para cada tipo de documento, Athento creará una carpeta dentro de los expedientes por cada tipología distinta.

Sin más preámbulos, veamos a Athento en acción.


Agrupacion automática de documentos from Athento on Vimeo.


Este caso de uso es muy parecido al que se da en nuestro cliente el Ilustre Colegio de Gestores de Madrid -ICOGAM-, pero en el caso de éste último el procesamiento es más complejo, ya que además se lleva a cabo el procesamiento de separación y división de batches. En el cuadro de abajo podéis descargar el caso del ICOGAM en el que se digitalizan batches de documentos que Athento separa y organiza.