Webinar hoy: ¿Cómo Implantar con Éxito un Sistema de Gestión Documental en la Empresa?

Buenos días a todos.
Hoy tenemos nuevo webinar. Gracias a las 90 personas que ya os habéis inscrito. Siempre es una alegría saber que los webinars de Athento generan tanto interés.

A los que aún no os habéis inscrito:

• Podéis inscribiros hasta las 11de la mañana del día de hoy.

Para los que ya estáis inscritos:

• Hoy a eso de las 11:30 de la mañana os llegarán los datos de acceso al webinar.

¡Muchas gracias a todos!

Extracción de metadatos desde una base de datos con Athento

Existen ocasiones en las que hay interés en conectarse a una base de datos para obtener datos. Por ejemplo, en documentos clínicos, Athento podría extraer un número de historia clínica de la forma en la que siempre lo hace (buscando en el contenido del documento), pero obtener más metadatos –nombre del paciente, fecha de nacimiento, sexo, fecha de la última consulta, etc.- a partir de la conexión con una base de datos.

Ahora es posible hacer este tipo de operaciones y configurarlas desde la interfaz. La forma en la que se ha implementado es la siguiente:

•  Definiendo metadatos de tipo “ID SQL” y “SQL Field”. 

ID SQL
Lo que Athento hace básicamente es una consulta a la base de datos a partir de un metadato extraído de un documento. El metadato extraído del documento se corresponde con una PRIMARY KEY –PK- de una tabla en una base de datos. Por ejemplo, en el caso de la captura de pantalla se ve cómo definimos un metadato tipo “ID SQL” que es llamado “SocialSecurity”  y que se corresponde con el número de la seguridad social, que es PK en la tabla Employees (Empleados).

Es decir, lo que le estamos diciendo a Athento es: Vas a buscar en la tabla Employees unos datos en dónde la fila o tupla es la correspondiente a un valor determinado de la columna “SocialSecurityNumber”.

Si Athento encuentra en un documento el número de seguridad social 344-08-7456, va a ir a la base de datos, buscará la tabla empleado y ubicará la fila en la que la columna “SocialSecurityNumber” tiene el valor 344-08-7456.

SQL Field
Ahora lo que Athento hace es traerse los valores de otras celdas de la fila que ya ha encontrado mediante el ID SQL. Cada SQL Field es un metadato que nos queremos traer de la base de datos. Por ejemplo: First Name, Family Name. En otras palabras, si definimos un campo SQL Field llamado First Name, Athento se traerá el nombre del empleado cuyo número de la seguridad social es el 344-08-7456.

Esta nueva posibilidad de Athento ofrece mayor rapidez y precisión en la extracción de metadatos cuando se cuenta con los datos almacenados en una base de datos.

Webinar: ¿Cómo Implantar con Éxito un Sistema de Gestión Documental en la Empresa?

Cuando emprendemos un proyecto de gestión documental, nuestro trabajo no se limita solamente a buscar un software de gestión documental. Tenemos que llevar a cabo un análisis de la situación de la que partimos, establecer a donde queremos llegar con el proyecto de gestión documental (resultados a obtener), diseñar a nivel conceptual y, por supuesto, decidir cuál es el software que nos permitirá materializar ese diseño. Realizar este proceso de análisis y diseño antes de la ejecución del proyecto nos ayudará a garantizar el éxito de la implantación del sistema.

María José Gimeno

Este webinar está dedicado a explicar cómo llevar a cabo dicho proceso de análisis y diseño para implantar un sistema de gestión documental. Contaremos con la experiencia de nuestro partner  “Grupo Entorno Documental”, que tiene más de 20 años de experiencia en el sector.

De GEDSA nos acompañará María José Gimeno, Consultor Documental con más de 10 años de experiencia. Ella es experta en normalización de prácticas y procedimientos de gestión documental. María José es Licenciada en Documentación, Biblioteconomía y documentación de la Universidad Politécnica de Valencia.

También nos acompañará Rubén Lirio, VP of Sales de Yerbabuena Software. Rubén se ha dedicado a la actividad comercial en el mundo de las tecnologías durante los últimos 9 años. Su formación como Ingeniero Técnico en Telecomunicaciones lo sitúa en una posición inigualable para trasladar a los usuarios los aspectos técnicos del software de gestión documental.

Rubén Lirio

Sólo me resta invitaros a asistir a esta jornada gratuita en la que abordaremos este tema de sumo interés para toda empresa que esté pensando en implantar un sistema de gestión documental.

Los datos del webinar son:

•    Fecha: 26 de febrero

•    Hora: 13 horas España

En otros países:

• Bogota (Colombia)   07:00:00 COT  UTC-5 hours
• Lima (Peru - Lima)   07:00:00 PET  UTC-5 hours 
• Santiago (Chile)        09:00:00 CLST UTC-3 hours 
• Buenos Aires (Argentina)    09:00:00 ART  UTC-3 hours 
• Quito (Ecuador)     07:00:00 ECT  UTC-5 hours 

 

¿Qué tipo de drivers de escáner soporta Athento? [FAQs]

En el post pasado vimos algunos de los drivers de escáner más populares. En esta ocasión vamos a explicar qué tipos de driver soporta Athento.

Athento utiliza la librería Morena 6, que aporta un framework que se ocupa de la comunicación entre dispositivo y aplicaciones JAVA. Este framework permite la utilización de una API para conseguir dicha comunicación. Lo que aporta Morena 6 a Athento es la capacidad de trabajar con:

Sistema Operativo	Tipo de Drivers (Especificación)
Windows	TWAIN
Mac OS	TWAIN
Linux/Unix	SANE

En el futuro, Morena 6 soportará también las siguientes interfaces estándar:

• WIA
• ISIS

 

Drivers de Escáner

Hoy vamos a hablar de los drivers para escáner. Un driver es un programa informático que se encarga de controlar un dispositivo hardware. Estos programas son específicos para un determinado dispositivo, así como para un sistema operativo. El objeto de los drivers es que se puedan desarrollar aplicaciones para los usuarios con independencia del dispositivo hardware.
Los escáneres necesitan drivers para funcionar, y para aplicaciones como Athento que tienen que comunicarse con ellos, estos drivers son importantes a considerar.
Algunos de los drivers más comunes son:

TWAIN
La última versión es la 2.0 y ofrece soporte para varias plataformas Unix, varios sistemas 64 bits. Además, TWAIN soporta tipos de documentos como PDF/A, DjVu, y JPEG2000. TWAIN is bastante popular, porque va más allá de ser un driver, y es más bien un protocolo de comunicación (TWAIN usa un driver llamado  Data Source). TWAIN aporta una API que permite a los desarrolladores construir aplicaciones y drivers.  También es popular entre desarrolladores porque no cobran por el uso de la API de desarrollo (Es LGPL).
Seguramente, TWAIN seguirá dominando el mercado de los drivers para escáneres, dado que detrás de este proyecto se encuentran grandes empresas como Kofax, Fujitsu, Epson o Hewlett-Packard.

Twain.org

SANE
SANE significa Scanner Access Now Easy. Ha sido desarrollada inicialmente para sistemas operativos Linux/Unix aunque sus creadores dicen que de acuerdo a los estándares que se han seguido para su desarrollo, debería funcionar en cualquier sistema operativo.  Está disponible bajo licencia GNU y es una API que permite el desarrollo de un driver por dispositivo, en lugar de tener que desarrollar un driver para cada pareja de dispositivo y  programa informático. SANE ha sido creado para dar respuesta a una debilidad de TWAIN: TWAIN no separa la interfaz de usuario del driver de un dispositivo. Cuando tenemos conectados varios escáneres en red SANE permite acceder por consola.
www.sane-project.org

ISIS
ISIS significa  Image and Scanner Interface Specification. Esta especificación es propiedad de EMC, a quienes ya conocéis por su producto Documentum. Muchos entornos de producción que llevan a cabo digitalización masiva usan los drivers ISIS. Aunque EMC habla de ISIS como un estándar abierto para el control de escáneres, el uso del framework para desarrollo de drivers y otros programas informáticos implica el pago de costes que les permitan catalogarse como drivers ISIS. En la actualidad, más de 400 modelos de escáneres trabajan con estos drivers, aunque dentro de los escáneres de uso doméstico ISIS no suele ser muy popular. Según sus propietarios, ISIS soporta la funcionalidad avanzada a nivel de escáneres (en términos de compresión, formatos, etc.) y tiene la ventaja de ofrecer la funcionalidad a nivel de módulos.
Isis Drivers

WIA
Windows Imaging Architecture o Windows Imaging Acquisition. ESta es la plataforma utilizada para desarrollar drivers para escáneres que van a trabajar en entornos Windows. En la web de Microsoft se hace una excelente definición de lo que es el trabajo de los drivers y de las plataformas de desarrollo utilizadas para construirlas:
“La plataforma WIA permite a las aplicaciones que trabajan con imágenes o gráficos interactuar con hardware de digitalización, y estandariza la interacción entre las diferentes aplicaciones y los escáneres. Esto permite a todas esas aplicaciones comunicarse e interactuar con los escáneres sin que los desarrolladores de software o fabricantes de escáneres tengan que customizar la aplicación o los drivers para cada combinación  de software y dispositivo.”
WIA permite que podamos conectar dispositivos a máquinas que corren sobre Windows y que sean reconocidos de forma automática, así como que podamos tener varios escáneres conectados a un mismo ordenador. A diferencia de ISIS, los programadores no tienen que pagar para decir que los drivers que desarrollen son WIA.
WIA

Hoy webinar: Primeros Pasos con el Gestor Documental Athento (Parte 2)

Hoy vamos a continuar aprendiendo sobre cómo gestionar documentos con Athento. Si te perdiste la primera parte de esta serie de webinars, puedes ver el vídeo cuando quieras y ¡ponerte al día!. Si no tienes tiempo para ver el vídeo y no asististe a la primera cita, no te preocupes, Antonio de las Nieves hará una pequeña recapitulación antes de empezar ;-) Algunos de los temas que aprenderás son:

• Creación de documentos en Athento
• Control de versiones 
• Bitácora del documento
• Workflows 
• Relaciones
• Comentarios 
• Etiquetas ¡y mucho más! 

¡Aprovecha además para hacer todas las preguntas que quieras!

Los vacíos del software de Gestión Documental Parte 4

Hoy cerramos esta serie de post que hemos estado escribiendo durante este principio de 2014. Antes de empezar con la última parte de esta serie, me gustaría hacer una recapitulación:

1. El software es hasta hoy incapaz de conseguir que las empresas le ganen la guerra al papel: Porque no termina de proveer verdadera solución a problemas como el trabajo colaborativo, el control sobre los documentos compartidos, la dificultad a la hora de trabajar rápido con documentos, el desacoplamiento entre el software de captura y el de gestión documental, etc.
2. El software actual de gestión documental es muy complejo: Lo que ha permitido el auge de otras aplicaciones que permiten trabajar con documentos -Dropbox por ejemplo-, que son más simples y aportan mayor flexibilidad y rapidez a la hora de trabajar.
3. Los proveedores de software de gestión documental empujan a los clientes  a adquirir distintas aplicaciones para resolver el problema de gestionar todo el ciclo de vida de los contenidos: Esto genera para los clientes problemas de compatibilidad, integración y, cómo no, costes inasumibles en licencias.

Por último, hoy vamos a tratar el tema de la NO disponibilidad del código.

Cierta vez, uno de nuestros comerciales le preguntó a un cliente sobre cuáles eran las cosas que más le gustaban de Athento, y entre las cosas que el cliente respondió estaba la siguiente:

“Me gusta mucho que no es una caja negra como la mayoría de software de gestión documental”.

La mayoría de productos ECM, cuando un cliente los adquiere, lo que adquiere es un binario que puede arrancar y echar a andar. Ni los usuarios técnicos, ni los usuarios de diario ven nunca una línea de código. Los usuarios de ese software no saben cómo hace lo que hace, y tampoco les importa, porque es cómodo.  Sin embargo, para las organizaciones y empresas, la  no disponibilidad del código significa varios problemas:

1. Que NO van a poder adaptar la aplicación a las necesidades de su compañía o institución.
2. Que en caso de poder adaptarla tienen un problema de 'lock in' con el proveedor del software, es decir, están amarrados a él. Los servicios que pueda llegar a requerir el software sólo pueden prestados por el proveedor o por un exclusivo grupo de empresas autorizadas por el proveedor.
3. Se tienen que ver enfrentados a problemas de compatibilidad, dado que los proveedores de software de código cerrado suelen adaptar o crear sus propios estándares en orden de limitar la competencia y empujar a sus clientes a comprar una serie de aplicaciones complementarias
4. Este sistema genera a su vez una “dependencia de soporte”, ya que sólo el proveedor tiene el know how y el acceso al código para corregir problemas.
5. La dependencia del soporte se agrava por los problemas de testeo que ofrece el código cerrado. En aplicaciones de código cerrado el número de testers siempre es menor al número de personas que prueban un software cuyo código está disponible y los fallos en el código son detectados de una forma mucho más veloz. En un producto binario no hay inspección del código más allá de los creadores, cuando el código está disponible la inspección es una rutina. Además, los bugs sólo pueden ser corregidos por el proveedor, lo que redunda en dependencia.
6. Los resultados arrojados por del software pueden ser incorrectos o anómalos y en muchas ocasiones si no se puede ver el código es imposible saber o que el resultado es incorrecto o porque en ciertas condiciones se produce un resultado incorrecto. Por poneros un ejemplo, problemas de lentitud en las búsquedas pueden ocurrir de forma frecuente en sistemas ECM cuando se maneja una cantidad cuantiosa de información. Sin poder inspeccionar el código y ver los procesos que está llevando a cabo el software, las consultas que está haciendo, etc, puede ser complicado descubrir el error.

Estas son algunas de las razones por las cuales no tener acceso al código de una aplicación son perjudiciales para las compañías que adquieren software ECM. Personalmente, pienso que la peor de todas estas razones es la limitación que tienen las empresas a la hora de adaptar el software a sus necesidades, porque la realidad es que cada negocio es un universo y por desgracia o por fortuna, sin tocar el software que viene por defecto no es posible hacer que éste resuelva todas y cada una de las problemáticas de millones de clientes en todo el mundo.

Hoy Webinar de Athento: Primeros Pasos con el Gestor Documental Athento (Parte 1)

Hoy tenemos nuevo webinar de Athento. Esta vez vamos a centrarnos en la Gestión Documental. Éste será el primer webinar de dos que se ocuparán de que aprendamos a trabajar con la gestión de documentos de Athento.

Los temas que vamos a tratar hoy son:

• Distintos tipos de contenidos que puedes gestionar con Athento
• Zona de trabajo colaborativo y zona personal
• Creación individual de documentos
• Opciones de subida masiva de documentos.

A continuación tienes los horarios del webinar de acuerdo a tu país:

• Madrid: 5:00 P.M
• México DF: 10:00 A.M
• Bogotá / Lima: 11:00 A.M
• Santiago / Buenos Aires: 1:00 P.M

¡No te olvides de inscribirte!

Vídeo de Extracción de Datos

Ya tenemos disponible el vídeo del webinar del pasado 28 de enero: Extracción de Metadatos Buenas Prácticas y Trucos para Obtener el Mayor Rendimiento.

El vídeo es muy cortito y os ayudará a aclarar muchas dudas sobre cómo extraer datos de documentos con Athento.

Recordad que mañana tenemos nuevo webinar, esta vez la temática será: Primeros Pasos con el Gestor Documental Athento (Parte 1).





Extracción de Metadatos Buenas Prácticas y Trucos para Obtener el Mayor Rendimiento from Athento on Vimeo.

Nueva Presentación: Athento y las fases del Enterprise Content Management

Hoy queremos compartir con vosotros esta presentación de Athento. En ella se describen las fases que componen el ciclo del Enterprise Content Management y las problemáticas a las que se enfrentan las empresas a la hora de cubrirlas. La presentación también explica la funcionalidad que Athento aporta para cada fase del ciclo ECM.

Athento y las fases del Enterprise Content Management from Athento

Previsualización de documentos Autocad en el Gestor Documental

Hemos estado trabajando en una funcionalidad para ayudar a uno de nuestros clientes que trabaja con planos y otros documentos creados con Autocad. Esta funcionalidad permite previsualizar archivos con extensión .dxf o .dwg SIN TENER QUE DESCARGARLOS PREVIAMENTE.

Si hacemos clic en enlace que aparece junto al nombre del contenido, se nos abrirá el Athento CAD Viewer que nos permitirá previsualizar el contenido del fichero CAD, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

Como podéis apreciar, el previsualizador no están embebido, lo que nos aporta mayor usabilidad a la hora de previsualizar el plano.

Calendario de Webinars Febrero 2014

A continuación, os informamos de los distintos webinars que presentaremos este mes.


1. Primeros Pasos con el Gestor Documental Athento (Parte 1)

Tipo: Webinar de Formación
Temática: Gestión Documental
Fecha: Febrero 11 de 2014

Resumen: En este webinar veremos una introducción a la gestión documental con Athento. Algunos de los temas que conseguirás dominar con este webinar son:

• Distintos tipos de contenidos que puedes gestionar con Athento (Document Management & Digital Assets Management)
• Zona de trabajo colaborativo y zona personal
• Creación individual de documentos
• Opciones de subida masiva de documentos.

2. Primeros Pasos con el Gestor Documental Athento (Parte 2)

Tipo: Webinar de Formación
Temática: Gestión Documental
Fecha: Febrero 18 de 2014

Resumen: Este webinar es una continuación del primer webinar en el que aprendimos algunos conceptos básicos sobre Athento. En esta nueva entrega aprenderemos:

• Estados de los documentos
• Control de Versiones
• Bitácora del documento
• Relaciones
• Comentarios
• Anotaciones
• Flujos de trabajo de revisión

3. ¿Cómo Implantar con Éxito un Sistema de Gestión Documental en la Empresa?

Tipo: Casos Reales
Temática: Gestión Documental
Fecha: 26 de Febrero de 2014
Invitados: GEDSA

Resumen: En esta ocasión contaremos con la experiencia de uno de nuestros partners. Nos acompañará un documentalista para transmitirnos todos los aspectos que deben considerarse a la hora de planificar la implantación del software de gestión documental.  Algunos de los temas a tratar:

• Identificación de los requisitos del sistema
• Evaluación de los sistemas existentes
• Identificación de estrategias de Gestión Documental
• Implantación del software

Los vacios de software de Gestión Documental Parte 3

En esta serie de post ya hemos hablado sobre algunos de los problemas del software actual ECM, los problemas que hemos mencionado son:

1. El estancamiento en la lucha contra el papel
2. La complejidad del software disponible

En esta ocasión vamos a trabajar en un problema aún más grave que los anteriores.

3. Las empresas tienen que adquirir distintas aplicaciones para resolver un único problema

Para ilustrar este problema, me voy a apoyar de nuevo en las palabras de Ken Burns, Analyst Relations Manager de Hyland Software.

“There is also a problem with overkill. All of the suite vendors currently operating in the market produce suites consisting of a collection of technologies, but none of them can solve all business problems. This has led to suite-fatigue, Burns says, which stems from the fact that ECM vendors have been trying to provide too much functionality to users, without looking at what users are actually trying to achieve.” 

Además de las palabras de Mr. Burns, me gustaría ilustrar este problema usando el diagrama “Roadmap del ECM” de la AIIM. En este gráfico se muestran las distintas tecnologías utilizadas para cubrir todo el ciclo de vida de los contenidos, desde la captura hasta la preservación. Como bien ilustra el diagrama, son muchísimas las tecnologías que las empresas tienen que adquirir, cuando lo que las empresas quieren solucionar simplemente es: gestionar y mantener la información que es vital para su negocio.

AIIM - ECM Roadmap

Los proveedores de software ECM hemos desarrollado un software diferente para cada casuística. Puedo daros algunos ejemplos:

• Proveedor: ¿Qué contenidos quieres gestionar?. Cliente: Somos una productora audiovisual, la información que más nos preocupa gestionar es la que es core para nuestro negocio, es decir, vídeos y otro material gráfico. Proveedor: Lo que necesitas es un software de Digital Assests Management. Cliente: ¿Y si también queremos gestionar nuestras facturas? Proveedor: En ese caso le recomiendo un software de Document Management.

• Proveedor: ¿Cuál es el problema que quiere resolver?. Cliente: Tenemos un gran número de facturas de proveedores cuyos gastos deben aprobarse antes de que se puedan pagar. Tenemos a muchas personas tomando datos de las facturas y digitándolos de forma manual en la aplicación que usamos para gestionar estos gestos. Proveedor: En ese caso, creo que lo que usted necesita es un software de captura.

• Proveedor: ¿Qué documentos quiere su institución gestionar? Cliente: Somos un organismo de gobierno, para nosotros es fundamental encontrar un sistema para cubrir la documentación de archivo y la documentación ligada a trámites de ciudadanos. Para nosotros es imprescindible definir un ciclo de vida para toda esta documentación, así como un calendario de conservación y que la gestión de esta documentación esté enmarcada en un Cuadro de Clasificación. Proveedor: Entonces lo que usted necesita es un sistema de Records Management.

La preguntas que a un cliente podrían venírsele a la cabeza ante estas situaciones son varias:

• ¿Acaso mis contenidos multimedia no son también contenidos empresariales? ¿No debería el software ECM ser capaz también de ayudarme a gestionarlos de la manera que este tipo de documentos requieren?

• ¿Acaso capturar información y documentos no es parte integral del ciclo de vida de la información? ¿Por qué tengo que adquirir un software adicional?

• ¿Por qué mi software ECM no me permite gestionar mis records? O ¿Por qué tengo que comprar un módulo adicional? ¿Es acaso que los records no son documentos?

Los proveedores de ECM nos las hemos arreglado para responder estas preguntas, o los clientes por desconocimiento las han omitido. Pero los problemas de tener que adquirir varias aplicaciones para la gestión de los contenidos digitales de la empresa se presentarán de forma inevitable tarde o temprano:

1. La pesadilla de las licencias y otros costes: Los usuarios tienen que pagar extra para resolver problemáticas que  el software ya debería resolver, además, deben lidiar con complejos sistemas de licencias tipo “sillas”, soportes extras, etc.
2. Problemas de Integración y Comunicación: Como si fuera poco, para que la información pueda ser gestionada en todo su ciclo, la conexión entre las distintas aplicaciones tiene que estar cubierta. En un 80% de los casos, garantizar esta comunicación significa desarrollos, desarrollos que están sujetos a versiones del software, actualizaciones, cambios, etc. En este proceso de integración, la no compatibilidad de las distintas herramientas puede convertirse en una verdadera pesadilla para las empresas.

Con estos problemas, es normal que se produzca lo que Mr. Burns ha acuñado como “la fatiga de las suites” en la gestión documental.