Los vacios de software de Gestión Documental Parte 3

En esta serie de post ya hemos hablado sobre algunos de los problemas del software actual ECM, los problemas que hemos mencionado son:

1. El estancamiento en la lucha contra el papel
2. La complejidad del software disponible

En esta ocasión vamos a trabajar en un problema aún más grave que los anteriores.

3. Las empresas tienen que adquirir distintas aplicaciones para resolver un único problema

Para ilustrar este problema, me voy a apoyar de nuevo en las palabras de Ken Burns, Analyst Relations Manager de Hyland Software.

“There is also a problem with overkill. All of the suite vendors currently operating in the market produce suites consisting of a collection of technologies, but none of them can solve all business problems. This has led to suite-fatigue, Burns says, which stems from the fact that ECM vendors have been trying to provide too much functionality to users, without looking at what users are actually trying to achieve.” 

Además de las palabras de Mr. Burns, me gustaría ilustrar este problema usando el diagrama “Roadmap del ECM” de la AIIM. En este gráfico se muestran las distintas tecnologías utilizadas para cubrir todo el ciclo de vida de los contenidos, desde la captura hasta la preservación. Como bien ilustra el diagrama, son muchísimas las tecnologías que las empresas tienen que adquirir, cuando lo que las empresas quieren solucionar simplemente es: gestionar y mantener la información que es vital para su negocio.

AIIM - ECM Roadmap

Los proveedores de software ECM hemos desarrollado un software diferente para cada casuística. Puedo daros algunos ejemplos:

• Proveedor: ¿Qué contenidos quieres gestionar?. Cliente: Somos una productora audiovisual, la información que más nos preocupa gestionar es la que es core para nuestro negocio, es decir, vídeos y otro material gráfico. Proveedor: Lo que necesitas es un software de Digital Assests Management. Cliente: ¿Y si también queremos gestionar nuestras facturas? Proveedor: En ese caso le recomiendo un software de Document Management.

• Proveedor: ¿Cuál es el problema que quiere resolver?. Cliente: Tenemos un gran número de facturas de proveedores cuyos gastos deben aprobarse antes de que se puedan pagar. Tenemos a muchas personas tomando datos de las facturas y digitándolos de forma manual en la aplicación que usamos para gestionar estos gestos. Proveedor: En ese caso, creo que lo que usted necesita es un software de captura.

• Proveedor: ¿Qué documentos quiere su institución gestionar? Cliente: Somos un organismo de gobierno, para nosotros es fundamental encontrar un sistema para cubrir la documentación de archivo y la documentación ligada a trámites de ciudadanos. Para nosotros es imprescindible definir un ciclo de vida para toda esta documentación, así como un calendario de conservación y que la gestión de esta documentación esté enmarcada en un Cuadro de Clasificación. Proveedor: Entonces lo que usted necesita es un sistema de Records Management.

La preguntas que a un cliente podrían venírsele a la cabeza ante estas situaciones son varias:

• ¿Acaso mis contenidos multimedia no son también contenidos empresariales? ¿No debería el software ECM ser capaz también de ayudarme a gestionarlos de la manera que este tipo de documentos requieren?

• ¿Acaso capturar información y documentos no es parte integral del ciclo de vida de la información? ¿Por qué tengo que adquirir un software adicional?

• ¿Por qué mi software ECM no me permite gestionar mis records? O ¿Por qué tengo que comprar un módulo adicional? ¿Es acaso que los records no son documentos?

Los proveedores de ECM nos las hemos arreglado para responder estas preguntas, o los clientes por desconocimiento las han omitido. Pero los problemas de tener que adquirir varias aplicaciones para la gestión de los contenidos digitales de la empresa se presentarán de forma inevitable tarde o temprano:

1. La pesadilla de las licencias y otros costes: Los usuarios tienen que pagar extra para resolver problemáticas que  el software ya debería resolver, además, deben lidiar con complejos sistemas de licencias tipo “sillas”, soportes extras, etc.
2. Problemas de Integración y Comunicación: Como si fuera poco, para que la información pueda ser gestionada en todo su ciclo, la conexión entre las distintas aplicaciones tiene que estar cubierta. En un 80% de los casos, garantizar esta comunicación significa desarrollos, desarrollos que están sujetos a versiones del software, actualizaciones, cambios, etc. En este proceso de integración, la no compatibilidad de las distintas herramientas puede convertirse en una verdadera pesadilla para las empresas.

Con estos problemas, es normal que se produzca lo que Mr. Burns ha acuñado como “la fatiga de las suites” en la gestión documental.