Gestión de Records y Archivo con Athento

En el siguiente vídeo, podréis ver cómo con el módulo de Archivo y Records Management de Athento es posible de una forma sencilla implementar conceptos de archivo como: cuadros de clasificación, series documentales, tipologías documentales, etc.



Gestion de Records y Archivo Con Athento from Athento on Vimeo.

Funcionalidad de Archivo y Records Management

Athento permite la gestión de la documentación del archivo, así como la gestión de records o documentos que se caracterizan por su naturaleza probatoria y por su inalterabilidad.

Almacenamiento

• Repositorio por defecto Nuxeo 5.6 o superior
• Posibilidad de admitir varios repositorios, centralizados o distribuidos *
• Almacenamiento multinivel (activo, intermedio, histórico)
• Permite la correlación de la ubicación física con la electrónica

Jerarquía de la Información

• Permite la definición desde interfaz de cuadros de clasificación
• Permite la definición desde interfaz de series documentales
• Permite la definición desde interfaz de tipologías documentales
• Permite establecer la criticidad de las tipologías documentales (como metadato)

Política de Conservación

• Permite aplicar políticas de conservación para el expurgo de documentación
• Creación de calendarios de conservación*
• Athento permite realizar el volcado de datos en diferentes sistemas de almacenamiento físico NAS/SAN; CENTERA

Documentos electrónicos

• Identificación unívoca de documentos
• Control de versiones de los documentos-e.
• Documentos auténticos, fiables, íntegros y disponibles (mediante algoritmos MD5)
• El documento se compone de: contenido o imagen, firma electrónica si procede, metadatos mínimos y complementarios, descripción (XML-XSD)
•  Los documentos pueden ser gestionados en expedientes, series y fondos. 
• Transformación y conversión de documentos. Eje. de formato Word a PDF
• Capacidad de realizar compulsas (marca de agua y código de verificación)
• Almacenamiento único, aunque asignación a múltiples expedientes

Copias

• Gestión de permisos para la realización de copias
• Creación de copias auténticas
• Metadatos para especificar el tipo de copia
• Permite gestión de copias mediante firma electrónica

Expedientes

• Configuración de seguridad
• Configuración de acceso
•  Plazos de conservación*
• Permite asociarlos a procedimientos administrativos
• Índices electrónicos (reflejarán la fecha de generación, el identificador, huella digital, hash y la estructura de carpetas)
• Permite realizar tareas concretas de gestión de las fases del expediente: apertura, cierre, etc..
•  Asignación de metadatos (mínimos y complementarios)
• Control de acceso
• Publicación de expedientes

Firmas

• Firma a través de varias plataformas (CryptoApplet, @firma, Viafirma, …)
• Autenticación de sesiones basadas en certificados electrónicos
• Integración con Port@firmas
• Validación de certificados y firmas
•  Múltiples perfiles de certificados
•  Applet de @firma ver 3.1 y superiores
• Refirmado de documento para conservación longeva

Digitalización

• Permite la digitalización desde el propio sistema
• Estándar SANE 
• Formatos: JPEG (ISO 15444), PNG (ISO 15948), SVG (W3C), TIFF (ISO 12639), PDF y PDF/A.

Importación

• Drag & Drop
• Formularios
• Escáner
• FTP*
• Email*
• Terceros (drive, dropbox, etc…)

Inteligencia

• Autoetiquetado semántico de documentos

Integración

• Mediante  CMIS, JNI, REST, SOAP