Gestión Documental y Gestión de Recursos Humanos

Existen una serie de problemas asociados a documentos en los procesos de gestión de personas como el reclutamiento, la selección, el desarrollo, u otros procesos administrativos de personal, etc.

Por citar algunas de las dificultades que surgen en estos procesos con relación a la documentación que generan son:

• Algunos de los procesos son intensivos en papel
• Las labores administrativas consumen mucho tiempo
• Es complejo acceder y recuperar toda la documentación asociada a un empleado
• En los procesos de selección se recibe un gran volumen de curriculum vitae (hojas de vida) y es complejo acceder de forma rápida a los candidatos con las habilidades adecuadas.
• Hay que cumplir con regulaciones y garantizar la privacidad de la información de los empleados.
• Es complejo mantener actualizada y centralizado todo el material de formación de empleados.
• Los empleados deben entregar documentación para la contratación y, así mismo, reciben documentación, generada de forma externa o interna.

Todos estos problemas son afrontables mediante un sistema de gestión documental, por ejemplo:

• Procesos intensivos en papel: Un sistema ECM nos permite realizar una gestión digital de la documentación.
• Labores administrativas que consumen tiempo: La sola eliminación del papel de los procesos ya puede generar que el tiempo de resolución de un proceso se acorte, pero además, implementando simples flujos de trabajo de revisión podemos reducir los tiempos muertos de los procesos cuando un documento pasa de una persona a otra.
• Acceder a toda la documentación del empleado: Podemos organizar nuestros documentos en el sistema, de tal manera que desde un único punto podamos acceder a toda la documentación relacionada con un empleado durante todo su tiempo en la organización. Es decir, podemos tener el expediente de cada empleado en digital.
• Seguridad y privacidad: Un sistema ECM o de gestión documental nos permite obtener trazabilidad de todos los movimientos que ocurren sobre un documento y controlar el acceso a la documentación mediante permisos.
• Mantener actualizado y centralizado el material de formación: Sistemas como Athento permiten a integración con plataformas de e-learning como Moodle, además, el control de versiones nos permite que no tengamos que tener múltiples versiones del material, sino una única versión actualizada. Un sistema ECM también nos puede ayudar a conocer qué documentos se encuentran en vigencia o cuales han caducado.
• Procesos de selección: Herramientas inteligentes de gestión documental permiten automatizar procesos como la identificación automática de CVs, la navegación por etiquetas extraídas de forma automática que apresuren el acceso a la información, la capacidad de acceder mediante metadatos y búsquedas a curriculums que hablan justo de lo que nosotros estamos buscando en un proceso de selección, etc.

En el caso de éxito de nuestro cliente Volotea podéis encontrar información sobre cómo controlar que la documentación de cursos del personal se mantenga vigente.