La gestión documental no es nada nuevo para las gestorías. De hecho, forma parte de su labor diaria, ya que su
trabajo tiene un soporte en los documentos y está ligado a labores operativas como crear, buscar, relacionar entre sí,
firmar, compartir, archivar y custodiar grandes volúmenes de
documentos.
Hoy en día en la
mayoría de ellas, los documentos se crean en formato digital o se
lleva a cabo la digitalización de los documentos en papel. Si bien,
sólo digitalizar no significa gestionar de forma eficaz y eficiente
los documentos, sino trasladar el problema de un sitio a otro.
Además, este
tipo de empresas se enfrenta a una amplia y exigente normativa acerca
de la conservación, custodia y eliminación de documentos, por la
información sensible con la que trabajan. De modo que la gestión de
documentos es un requerimiento obligado en su labor cotidiana.
La solución para
poner orden y manejar de forma eficaz, segura y ágil esa
documentación es trabajar con un sistema de gestión documental que permita capturar, gestionar, almacenar y
distribuir todo tipo de documentos.
Las nuevas
herramientas de gestión documental como Athento ECM Cloud aportan
funcionalidad avanzada para afrontar el reto de la gestión de
documentos, pero ¿qué valor aporta un sistema de gestión
documental al trabajo diario en asesorías, consultorías y despachos
profesionales?
- Eficacia en la atención al cliente: Soluciones como Athento indexan toda la información que se carga en el sistema, de forma que permite hacer búsquedas rápidas y eficientes y localizar en segundos documentos a partir de su título, de una etiqueta, de su descripción, carpeta que lo contiene o incluso por palabras que aparecen dentro de su contenido. Además, permite la movilidad, trabajar dentro y fuera de la oficina pero con acceso controlado y seguro. Documentos centralizados en un único punto (un servidor en la nube) disponibles desde cualquier dispositivo, momento y lugar.Esto se traduce en una mayor rapidez en el servicio al cliente y una mayor agilidad en la distribución y el intercambio de la documentación con el cliente y terceros. Y evita problemas derivados de la pérdida o mal funcionamiento de dispositivos, nuestra información está siempre segura y accesible.
- Favorece el trabajo flexible y en equipo: Un sistema de gestión documental hace posible capturar y gestionar documentos de forma colaborativa. Olvídate de cargar con los documentos de una mesa a otra: crea, clasifica, modifica, versiona, comparte o establece flujos de trabajo sobre los documentos sin moverte de la silla. Tener una mayor agilidad en los procesos significará ser más eficientes y un aumento en la calidad del servicio que prestas.
- Mayor seguridad, prevención de riesgos y cumplimiento de la normativa legal: Existe la obligatoriedad de conservar documentos de distinta naturaleza: documentos mercantiles, contables, fiscales o laborales por un determinado periodo de tiempo. Las exigencias son tantas, que su cumplimiento es casi imposible en su totalidad si no se hace con un software de gestión documental: medidas en relación a la protección de la inforamción de tipo probatorio o, simplemente, información sensible (histórico del documento, mantenimiento del archivo, controles de acceso, uso mecanismos digitales que garanticen que no se ha modificado el documento) y herramientas de prevención del riesgo (calendarios de conservación y el establecimiento de políticas de destrucción, así como de archivo y preservación, backups de la información. etc.).Tener la seguridad de saber qué ocurre con el documento a lo largo de todo su ciclo de vida y estar protegido contra imprevistos como robos o extravíos de dispositivos (ordenadores, tablets, teléfonos inteligentes) descarga al gestor administrativo de la toma de decisiones sobre los documentos en el día a día, permitiéndole centrarse en la atención al cliente.
- Ahorro de tiempo, espacio y costes: Mantener la documentación cuesta dinero que se invierte en papel, archivadores, instalaciones, etc., para conservarla. Además, implica tiempo del personal dedicado a buscar documentos, posibles pérdidas de documentos que pueden acarrear perder clientes, etc.... Sin embargo, la gestión documental en la nube, no ocupa ningún espacio, permite mejorar la eficiencia organizativa y la productividad de las gestorías, asesorías y consultorías, y a un menor coste.
Cómo gestionas
la información de tus clientes afecta a la percepción que el
cliente tiene de tu trabajo y la calidad del servicio que ofreces, de
modo que al final tus clientes se benefician indirectamente de la
correcta gestión de sus documentos.
Por otro lado, la gestión documental en cloud es un buen comienzo para aquellas gestorías que quieren iniciarse en el mundo de la gestión documental:
- Acceso inmediato al disfrute de la gestión documental
- No nos requiere grandes inversiones para comenzar a trabajar con el software.
- El servicio incluye el soporte.
- Existe gran flexibilidad a la hora de crecer y de pagar, etc.
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