La necesidad de hacer una gestión más inteligente de los e-mails

En el post “Inphographic: Email is still costing companies millions”, Ron Miller aporta datos interesantes acerca del tiempo que los trabajadores de la información pasamos comunicándonos a través de e-mail y el coste que esto supone para las empresas.

Según el estudio de Contatta que presenta en esta infografía, dedicamos casi el 28% de nuestro trabajo semanal a la comunicación por email. Si el 28% de nuestras horas productivas de trabajo las utilizamos en gestionar e-mails, eso significa que debe haber un volumen importantísimo de información en e-mail, que es de valor para las compañías y que se queda sin gestionar.

Muy relacionado con el tiempo que los trabajadores emplean en e-mail, está ese porcentaje también importante de tiempo que dedicamos a buscar y a reunir información (8.8 horas), ya que esta inversión de tiempo se realiza también cuando trabajamos con correos electrónicos o ¿quién no se ha pasado un buen rato buscando un e-mail?

Lo que me ha llamado la atención de este post y por lo que he decido compartirlo con vosotros es porque pienso que la información en digital (en general) representa cada vez más un problema de productividad para las compañías. NECESITAMOS ENCONTRAR UNA MANERA MÁS INTELIGENTE PARA GESTIONAR TODA ESTA INFORMACIÓN QUE NACE EN DIGITAL.

El software ECM y la gestión documental van a jugar un papel fundamental en dar este giro que se necesita. Hoy en día es posible gestionar un poquito mejor los e-mails con las aplicaciones de Gestión Documental y de esta manera asegurar la seguridad de la información contenida en ellos, así como nuestra capacidad de recuperar la información. Y no sólo con el contenido de los e-mails, sino también con los documentos adjuntos en ellos. Por ejemplo,  Athento, que cubre todo el ciclo de vida de los documentos, incorpora entre sus funcionalidades la captura de documentos desde correo electrónico. Pero aún hace falta más que esto, hace falta que los sistemas sean tan inteligentes como para por ejemplo:

• Identificar qué documentos o e-mails son relevantes para ser almacenados.
• Que se consiga relacionar distintos trozos de información entre sí, por ejemplo, un documento con un e-mail que comparten la misma temática.
• Etc.

Nosotros ya estamos empleándonos a fondo para conseguir que los sistemas ECM sean más inteligentes. :-)